Luo osaamispankki – tiedä mitä jäsenet ja vapaaehtoiset osaavat ja haluavat

/6 Comments/in /by

Neljäs Menestyvät järjestöt -tilaisuuteen linkittyvän blogin aiheena on osaamispankki – tai usein sen puute. Menestyvät järjestöt – tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Viimeksi eilen järjestön vapaaehtoistyötä tekevänä törmäsin juuri tähän: emme järjestössä tiedä kuka meistä osaa mitäkin ja miten ihmiset ovat valmiita osallistumaan toimintaan. Työt kasaantuvat muutamille ja palveluita joudutaan ostamaan ulkoa, vaikka omassa porukassa luultavasti olisi ihmisiä, joilla on sekä sopivaa osaamista että innostusta lahjoittaa aikaansa. Tarvitsemme hallitusti kootun tietovaraston kompetensseista; toisella termillä se on osaamispankki. Lahjoituksissa painottuu raha, mutta lopulta aika on kaikkein niukin ja arvokkain asia mitä ihminen voi järjestölle antaa.

Yrityksissä henkilöstön osaamistietoa kerätään – miksi niin ei tehtäisi järjestöissä?

Monissa yrityksissä intranetissä on vapaamuotoisempi osio, jossa ihmisiä kannustetaan kertomaan itsestään: mitä he harrastavat ja osaavat työroolinsa ulkopuolella. Kun pikkujouluja varten tarvitaan vapaaehtoisia valokuvaajia, on heidät helppo tavoittaa. Tai kun kollega tarvitsee vinkkejä miten av-vahvistin pitäisi kytkeä, tietää hän keneen ottaa yhteyttä. Yhtä lailla formaalimmin kartoitetaan eri kielien osaamisia sekä muita kyvykkyyksiä, joita yrityksen toiminnassa saatetaan tarvita. Yrityksessä osaamispankki toisaalta mahdollistaa työyhteisölle pääsyn kaikkeen siihen osaamiseen mitä yrityksessä on ja työntekijälle tilaisuuden saada osaamisensa näkyviin ja käytettäväksi.

Järjestössä moni järjestön keskeinen tehtävä on täysin riippuvainen vapaaehtoistyöskentelystä. Jos ”reservissä” vapaaehtoisia on 300 mutta korkeintaan 30 osallistuu, se on dramaattinen menetys järjestön potentiaalille. Nuo 270 tuskin nukkuvat tai ovat ihmisiä, jotka nimenomaan eivät halua osallistua. Moni osallistuisi – jos joku pyytäisi.

Tuumasta toimeen – perustetaan osaamispankki

Sähköinen viestintä paperin sijaan on perusta, mistä lähteä. Jäsenien, vapaaehtoisten ja potentiaalisesti toimintaan osallistuvien sähköposti-osoitteiden talteen kerääminen on ehdoton edellytys. Mutta osaamisten pyytäminen sähköpostiviesteillä ihmisiltä on ongelmien hakemista! Järjestön kontaktien tulee saada sähköpostiviestissään linkki, jonka kautta he voivat tarkistaa ja päivittää yhteystietonsa – ilman tarvetta muistaa salasanoja. Samalla kannattaa kysyä kiinnostuksen kohteita ja osaamisia sekä miten ja milloin kukin voi ja haluaa osallistua. Moderneissa ympäristöissä tämä kaikki tieto menee suoraan tietokantaan. Sisältö pysyy näin automaattisesti kohtuullisen hyvin ajan tasalla ja järjestötyöntekijä voi tehokkaasti poimia vaikkapa seuraavia ryhmiä (jossa toisinaan yksikin jäsen riittää):
– pääkaupunkiseudulla asuvat ihmiset, jotka voivat pitää kanttiinia lauantaiaamupäivisin
– ihmiset, jotka ovat ilmoittaneet halukkuutensa jakaa järjestön some-päivityksiä
– sopimusjuridiikaa tuntevia auttamaan järjestön uuden rekisteriselosteen laatimisessa

Osallista järjestöihmisiä, mutta älä työllistä itseäsi rutiineilla

Tämä on tyypillinen teema, jossa tietotekniikkaa tosiaan kannattaa käyttää apuna. Ihmisiä voidaan osallistaa ja järjestöä voimaannuttaa ilman, että ne toistaiseksi harvat vapaaehtoistyöntekijät kuormittuvat entisestään. Sen verran valmista ja koeponnistettuakin tämä tekniikka on, ettei juuri rohkeutta starttaamiseen tarvita.

Edelliset Menestyvät järjestöt-sarjan kirjoitukset

Autamme mielellämme järjestöjä automatisoidun osaamispankin luomisessa ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai rahat.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

22.1.2018

Ps. Saattaisit olla myös kiinnostunut aiemmasta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa -blogi kirjoituksesta

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Yhteistyö järjestön rajojen yli – portti parempaan näkyvyyteen

/3 Comments/in /by

Sarjassaan kolmas blogi teemalla Menestyvät järjestöt käsittelee aihetta, joka kenties eniten vaatii siviilirohkeutta. Järjestön rajat ylittävä yhteistyö voi olla portti varainhankinnan näkyvyyteen, kumppanirahoitukseen / sponsorirahaan ja jopa STEA:n tukeen.

Menestyvät järjestöt – tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Joskus yhteistyö järjestön sisälläkin takkuaa, miten se onnistuisi järjestöjen välillä?

Vastaus kysymykseen: hyvin ennakkoluulottomalla ajattelulla. Järjestö on luultavasti viestinnällisesti vahvempi toimiessaan yhtenäisesti verrattuna tilanteeseen, jossa järjestön omat brändit toimivat itsenäisesti ja jopa toisistaan tietämättä. Järjestön kannattaa hakea viesti, johon kaikki organisaatiossa voivat sitoutua. Sekin on mahdollista, että viesti on löydettävissä järjestön rajojen yli – yhteistyössä muiden kanssa – uutisoimisen arvoisella lopputuloksella. Kannattaa miettiä, miten järjestöt voivat yhdessä tuottaa ainutkertaista lisäarvoa – palvelua – viestin vastaanottajalla ehkäpä potentiaaliselle lahjoittajalle tai vapaaehtoiselle.

Esimerkki rajoja rikkovasta kampanjoinnista: Maanpuolustusjärjestöjen yhteinen viesti

Maanpuolustuksen Tuki ry on maanpuolustusjärjestö, jonka tärkein tehtävä on keskeisten vapaaehtoista maanpuolustustyötä tekevien valtakunnallisten järjestöjen taloudellinen ja aatteellinen tukeminen. Toiminnan painopistealueena on vapaaehtoisen maanpuolustustyön keskitetty varainhankinta. Järjestöön kuuluu viisi jäsenjärjestöä, jotka ilmeisesti ovat kampanjoineet aiemmin melko itsenäisesti. Juhliakseen 100-vuotiasta Suomea he yhdistivät viestinnälliset voimansa ja toteuttivat kampanjan, jonka otsikon alle kaikkien järjestöjen toiminta kuuluu. Syntyi turvallisuustoimijoiden ”NUKU RAUHASSA Kokonaisturvallisuuden Suomi 100 -juhlahanke” Kampanjan pääkuva kuuluu herättäneen suunnitteluvaiheessa keskustelua, mutta sitä se on tehnyt kampanjan toteuttamisen jälkeenkin – ja ihan pelkästään positiivisessa mielessä. Yritysyhteistyön kumppaneiden löytyminen on ollut merkittävästi helpompaa, mainitsi Jari Anttalainen Maanpuolustuksen Tuki ry:stä. Ja myös raha on liikkunut uudella tempolla.

Järjestöjen yhteistyö STEA:n intressissä

Olemme lukeneet, että STEA näkee positiivisena sen, että tukihankkeessa on mukana useampi kuin yksi järjestö. Tämä on järkevää sekä järjestön itsensä että Veikkauksen pelituottojen käytön näkökulmasta! Työskentelytapojen kehittäminen tehokkaampaan suuntaan, järkevä työvälineiden hyödyntäminen ja saatujen kokemusten jakaminen – siinä muutamia tavoittelemisen arvoisia maaleja. Miksei myös resursseja voisi jakaa: yksi pieni järjestö voi vain haaveilla täysipäiväisestä viestintä- tai varainhankinnan kampanjaihmisestä, mutta kolmen pienen järjestön toimiessa yhdessä tämä voi olla realismia.

En erityisesti ole raportoinnin puolesta, mutta tässä kohdin tulee se poikkeus. STEA toivottavasti edellyttää, että mahdollisissa yhteishankkeissa jaetaan varsin yksityiskohtaisesti niin sanotut ”lessons learned” -asiat. Missä aikaa oli sittenkin varattu liian vähän, minkä asioiden sitouttaminen omalle väelle olisi vaatinut kenties toista lähestymistä jne. Kaikkien positiivisten lopputulosten ohella informoitakoon julkisesti kuopat, jotka seuraavat vastaavia hankkeita toteuttavat osaavat väistää.

Edelliset Menestyvät järjestöt-sarjan kirjoitukset

Autamme mielellämme järjestöjä yhteistyötapojen löytämisessä, parhaiden ratkaisujen käyttöönotossa ja kokemusten vaihdossa. Yhteistyössä voimme ylittää esteitä, jotka kullekin yksin olisivat ylitsepääsemättömiä. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

22.1.2018

Ps. Saattaisit olla myös kiinnostunut aiemmasta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa -blogi kirjoituksesta

Kuva: www.pixabay.com

Ehjä tietorakenne: asiakkuusajattelun toteuttamisen edellytys

/5 Comments/in /by

Menestyvät järjestöt – tapahtumaan liittyvän kirjoitussarjan toinen osa on aavistuksen teknisempi. Ehjä tietorakenne ja menetelmä tietosisällön ehjänä pitämiseksi on aivan välttämätön asia jo pelkästään lainsäädännön kannalta (katso blogi liittyen GDPR-asetukseen). Mutta asiakkuusajattelun toteuttaminen on mahdottomuus, ellei sovita tietosisällöstä ja sen ylläpitämisen tavasta (Asiakkuutta järjestössä käsiteltiin kirjoitussarjan ensimmäisessä osassa). Datasta muodostuu informaatiota ja edelleen hyödynnettävää tietämystä vain silloin, kun sisältö ja tietorakenteet ovat kunnossa.

Ehjä tietorakenne sopii maalaisjärkeen

Ehjällä tietorakenteella tarkoitamme mm. sitä, että tietosisältö henkilötietojen osalta on ajantasaista eikä rekistereissä ole duplikaatteja samasta ihmisestä tai organisaatiosta. Kontaktiin (ihminen tai organisaatio) liittyvät tiedot kuten onko kontakti jäsen, lahjoittaja, vaikutettava tai lehtitilaaja, löytyvät hallitusti samasta näkymästä. Kaiken tietosisällön ei välttämättä tarvitse sijaita samassa järjestelmässä, riittää kunhan siihen on vaivaton ja tietoturvallinen pääsy. Mutta vain niillä keille tieto kuuluu. Varainhankinta ja lahjoitusten hallinta – tästä tulee sarjassa oma erillinen blogiteksti –  on usein puuttuva toiminto. Jos kaikki muu on jo hyvin järjestetty, kannattaa varainhankinnan osio integroida nykyisen jäsenrekisterin kylkeen. Kunhan huolehditaan, että päivitetty tieto menee kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin ja toteutus on muutoinkin osaavasti ja vastuullisesti hoidettu.

Tietosisällön hallintamalli

Hallintamallissa kyse on siitä, että sovitaan ja sitoudutaan mitä tietoa kerätään, mihin sisältö tallennetaan ja kuinka varmistetaan, että ne joille asia kuuluu, saavat tiedon käyttöönsä. Lisäksi sovitaan miten varmistutaan, että kerran puhdistettu tietosisältö ei pian uudelleen ole ”epäkuranttia”. Vaikeinta tässä tuntuu olevan vastuuttaminen ja vastuullisten resursointi. Kuka on homman hoitaakseen ottanut, hänellä päävastuullisena on oltava tähän aikaa. Ilman selkeää velvoitetta muiden tehtävien ohella tämä asia ei ole mahdollista. Voi tuntua työläältä, mutta jatkuva sisällön ylläpito kuluttaa resursseja merkittävästi vähemmän kuin mitä huonoon kuntoon päästetyn tietosisällön kunnostus vaatii. Viime kädessä tietosisältö – yhteystiedot – ovat järjestön arvokkaimpia resursseja ja samalla lähes arvottomia, jos niiden oikeellisuuteen ei voi luottaa.

Varjo-IT

Järjestöt voivat olla varsinainen varjo-IT:n villi länsi: jokin yhdistys tai piiriorganisaatio voi ilmoittaa, että me toimimme kuten ennenkin, ottakaa te muut uusia konsteja käyttöön; työntekijöillä saattaa olla omia rekistereitä, joskus koska yhteiset työvälineet eivät palvele tai niitä ei ole; jokin osasto kokee omistavansa mustasukkaisesti kontaktien tiedot tms. Tämä voi vahingoittaa järjestön brändiä ja varmuudella se heikentää mahdollisuutta viestiä kokonaisvaltaisesti kontaktille ja tarjota hänelle juuri sitä mitä hän odottaa tai toteuttaa kohderyhmäpoimintaan perustuvia kampanjoita. Rikkinäinen tietorakenne vaikeuttaa edellytyksiä arvioida järjestön toimenpiteiden vaikuttavuutta. Viritelmien kitkemiseen kannattaa tosiaankin panostaa. Näin järjestössä voidaan varmistua siitä, että toiminta on tavoitteiden mukaista ja järjestö näkyy ulospäin suunnitellulla ja yhdenmukaisella tavalla. Kitkentä ei kuitenkaan tulisi olla ylhäältä alas annettu mahtikäsky vaan yhdessä ruohonjuuritasolla tapahtuva suunnittelu ja uusien toimintatapojen käyttöönotto, jotka tuovat konkreettista hyötyä käyttäjille.

Rohkeus

Mutta miten rohkeus liittyy tähän arkiseen teemaan? Sisällönhallintahankkeen käynnistävä ja yhtenäisiä ”business-like” -työskentelytapoja ajava järjestöjohtaja tullee kohtaamaan vastarintaa monilla luovasti löydetyillä argumenteilla. Onhan se rohkeutta, kun tekee mitä järjestön pitää, vaikkei häntä siitä kiitetäkään …vasta kuin jälkikäteen.

 

Autamme mielellämme järjestöjen tietorakenteen jäsentämisessä ja hallintamallin rakentamisessa, jossa automatisoitujen ratkaisujen avulla asiakas – jäsen, lahjoittaja jne. – kohdataan kuten hän itse haluaa ja hän pääsee kuulemaan asioista, joita hän on kiinnostunut. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

13.1.2018

Kuva: www.pixabay.com

Asiakkuus järjestössä on enemmän kuin jäsenyys

/9 Comments/in /by

’Asiakkuus’ on ensimmäinen aihealue seuraavien viikkojen blogi-kirjoitusten sarjassa. Taustalla on Menestyvät järjestöt – tapahtuma, jonka teemana on ’Rohkeus’. Oivallinen valinta! Tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Määritä jäsenyys järjestössäsi uudelleen

Jäseneksi sitouttaminen käy vuosittain vaikeammaksi, vaikkei ihmisten osallistuminen ja halu auttaa ole mihinkään kadonnut. Väki harmaantuu ja avustusrahan hakeminen ei sekään ole ainakaan helpommaksi tullut. Omaan varainhankintaan kannustetaan vahvasti, eiköhän omarahoitusosuus ole joskus vielä edellytyksenä julkisen rahan saamiselle lähes kaikille. Tässä on hyviä syitä rohkealle ja vanhat tavat kyseenalaistavalle toiminnalle ja sille, että uusia tapoja mietitään yhdessä –  Kun ajattelevat ihmiset on kerrankin saatu samaan paikkaan! Asiakkuus on kantava teema, sitä käsittelemme eri kanteilta.

Seuraavien viikkojen aikana kirjoitamme teemoista, joiden uskomme olevan pohtimisen arvoisia. Mitä  esitetyt ajatelmat merkitsisivät ja kuinka muutoksen saisi aikaan. Olemme ilahtuneita, jos saamme oivaltamisen lamppuja syttymään, mutta erittäin mielellämme kuulemme mitä tahansa muutakin palautetta. Emme teoretisoi vaan olemme tiukasti jalat maassa: olemme joka päivä non-profit organisaatioiden kanssa tekemisissä ja tiedämme käytännön hankaluudet, joita järjestön toimintaan liittyy. Muutosten toteuttaminen järjestössä on useimmiten paljon vaikeampaa kuin liikeyrityksessä ja sitä ei saa unohtaa. Ja sitten vihdoin asiaan, tässä ensimmäinen stoori.

Asiakkuus: entäpä jos jokainen kontaktisi on Asiakas ?

Niin monesti on tullut esille, että järjestössä tunnetaan tarvetta laventaa asiakkuuden käsitettä. Mutta ne vakiintuneet tavat ja tietojärjestelmien rasitteet jarruttavat tehokkaasti. Perinteisesti järjestössä jäsenyys on ollut keskeisin, jopa ainoa osallistumisen muoto ja sen taakkana tietojärjestelmät tuntevat poikkeuksetta jäsenyyden, mutta vain poikkeuksellisesti muita osallistumisen tapoja. Mutta nyt ei jäädä voivottelemaan vaan mietitään mitä kaikkea asiakkuus voi olla. Vapaaehtoiset, vaikutettavat, lahjoittajat, potentiaaliset lahjoittajat, lehtitilaajat, uutiskirjeen vastaanottajat, suosittelijat ja niin edelleen. Tietojärjestelmän kannalta kyse on ihmiseen tai organisaatioon liittyvistä ”tägeistä”, mikä antaa mahdollisuuden kohdentaa toimenpiteitä. Mutta mitkä ovat kullekin järjestölle ne tärkeimmät tavat ryhmitellä kontakteja, ne löytyvät järjestön vuosikertomuksesta, kulloistenkin tärkeimpien tavoitteiden kohdasta. Markkinoinnin puolella puhutaan konversiosta: tavoitellun toimenpiteen aikaansaamisesta. Toiselle järjestölle vapaaehtoisten rekrytointi on se kaikista tärkein, toinen hakee toimintansa mahdollistamiseksi lahjoituksia ja kolmas on yhteiskunnallinen vaikuttaja, jolloin päätöksentekijöihin vaikuttaminen on listan kärkipäässä. Nämä kaikki ovat asiakkuuteen liittyviä ominaisuuksia ja niin päätöksentekijä kuin lahjoittaja ovat asiakkaita.

Kehitys alkaa asiakkuuden monimuotoisuuden hyväksymisestä

Lepokitka on suurempi kuin liikekitka. Kun yllä esitetty ajatus on puraistu ja nielaistu, alkaa kontaktien systemaattiseen kehittämiseen tähtäävä toimenpiteiden sarja, joka ei ole projekti vaan jatkuva prosessi. Bisneksen puolella tämä on tuttua, mutta kaikissa järjestöissä ajatusta ei ehkä ihan vielä ole saatu koko toimintaa leimaavaksi metodiksi.

Katastrofien uhreja auttavan järjestön fokus on autettavassa, luonnollisesti. Mutta ilman lahjoittajia ei kenties ole millä uhreja auttaa. Menestyvää poikakuoroa Cantores Minoresta ei toiminnanjohtaja Jukka-Pekka Mäki-Luopan mukaan olisi olemassa ilman vanhempainyhdistystä, joka vapaaehtoisvoimin pyörittää poikien muonitusta ja monta muuta tehtävää. Nämä molemmat ryhmät, lahjoittajat ja vapaaehtoiset ovat järjestön toiminnan kannalta kriittisen tärkeitä ja ne todella ansaitsevat tärkeiden asiakkaiden kohtelun.

Asiakas on paljon muutakin kuin palvelutuotannon kohde tai verkkokaupan asiakas. Kaikki ovat asiakkaita ja pärjätäkseen, ollakseen vaikuttava ja pysyäkseen olemassa, järjestön kannattaa viestiä eri ryhmille eri tavoin ja myöntää, että on kahdenlaisia asiakkaita: tärkeitä ja sitten vieläkin tärkeämpiä.

Tee vielä uudenvuoden lupaus: tänä keväänä asiakkuudet kuntoon.

Autamme mielellämme järjestöjen asiakkuuden jäsentämisessä ja automatisoitujen ratkaisujen luomisessa, jossa asiakas – jäsen, lahjoittaja jne. – voi itse määritellä mitä hän on, mistä hän on kiinnostunut kuulemaan lisää ja mitä hän ajastaan, osaamisestaan tai varoistaan haluaa antaa. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

7.1.2018

Kuva: www.pixabay.com

GDPR mahdollisimman selkeästi

/4 Comments/in /by

Olemme huomanneet, että jotkin EU GDPR (General Data Protection Regulation)-tietosuoja-asetuksen yksityiskohdat ovat vaikeaselkoisia. Koetan tässä selventää keskeisimpiä asioita. Mutta pitää ehdottomasti lukiessa pitää mielessä, etten ole tietosuojajuristi enkä voi ottaa vastuuta tulkinnoista.

Kyseessä ei ole direktiivi, joka on tavallaan ohje tai raamitus normin rakentamiseksi vaan asetus, joka on lain kaltainen ja suoraan sovellettavaa oikeutta. Noudattaminen on siis välttämätöntä eikä non-profiteille ole mitään erillistä määritystä mikä on henkilötietoa ja mikä on rekisteri.

Voi olla yllätys, että nyt myös kuva pääsääntöisesti on henkilötietoa: kuvantunnistusohjelmat ovat kaikkien käytettävissä ja niinpä kuva voi kertoa paljon enemmän kuin 1000 sanaa.  Mapissa oleva, tietojärjestelmän sisältämä sekä verkkolevyjen ja taulukoiden sisältämä henkilötieto on rekisteriä. Sisältö ratkaisee, ei formaatti. On myös huomioitava, että henkilötietojen säilyttäminen on tietojen käsittelyä. Kun liitto tai järjestö pitää yllä yhdistystensä jäsenrekisteriä, pitää kullakin yhdistyksellä olla sopimus liiton kanssa. Tämä siis siinä tapauksessa, että jäsenjärjestöt ovat juridisesti itsenäisiä eli niillä kullakin on oma y-tunnuksensa.

GDPR yleisperiaatteet henkilötietojen käsittelylle

1.            Osoitusvelvollisuus

On pystyttävä osoittamaan, että asetuksen periaatteita on noudatettu. Ei siis riitä, että jonkin asian toteuttamisesta on sovittu vaan on voitava näyttää, että näin on tosiaan toimittu. Ei ole vaikkapa vaan sovittu, että mapeissa olevat rekisterit tuhotaan ja siirretään tietoturvalliseen sähköiseen paikkaan. On tärkeää dokumentoida, että näin on tapahtunut.

 2.            Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys

Henkilötiedon käsittelyyn on oltava laillinen peruste. Henkilötiedon säilyttäminen ja käsittely voi perustua suostumukseen, oikeutettuun etuun tai sopimukseen. Non-profitin kannattaa kiinnittää huomiota suostumukseen sekä sopimukseen. Suostumus on ylivoimaisesti yleisin – ja järjestön kannalta huonoin vaihtoehto. ”Suostun, että tietojani säilytetään rekisterissä Y”. Kun ihminen ottaa rastin pois, ei järjestöllä ole mitään edellytyksiä pitää tietoja. Suostumuksen sijaan sopimuksellisuus antaa järjestölle enemmän liikkumavaraa. Kun ihminen tilaa uutiskirjeen ja järjestö toimittaa palvelun, on syntynyt sopimus. Sopimusperusteista henkilötietoa ei niin vaan tarvitsekaan poistaa. Tämä on juristikikkailua, mutta se kannattaa tehdä, jotta voi myöhemmin kontaktoida ihmisiä esimerkiksi heidän houkuttelemiseksi uudelleen toimintaan.

 3.            Käyttötarkoitussidonnaisuus

Tietoa kerätään ja käytetään juuri siinä tarkoituksessa mitä rekisteriselosteessa on ilmoitettu.

 4.            Tietojen minimointi

Tiedon on oltava asianmukaista ja oleellista.  Tietoa saa kerätä vain sen verran mikä on tarpeellista. Tässäkin otsikko kertoo kaiken oleellisen.

 5.            Täsmällisyys

Tietosisällön tulee olla täsmällistä, päivitettyä ja virheetöntä. Täydellistä virheettömyyttä ei voi vaatia, mutta esimerkiksi monien rekisterien ongelma, duplikaatit, eivät ole sallittuja. Jotkut tietojärjestelmät eivät juuri piittaa onko henkilön tiedot jo valmiiksi rekisterissä vaan perustavat uuden kontaktikortin jäsenen tilatessa lehden tai ilmoittautuessa tapahtumaan. Samoin ihmisten muuttaessa rekistereihin jää helposti vanhentuneita kontakteja väärillä tiedoilla – tätä voi taklata automatisoimalla osoitteiden päivityksen suoraan Postin tietojärjestelmästä.

 6.            Säilytyksen rajoittaminen

Tietoa on lupa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tässäkin kohdin rekisteriseloste kannattaa laatia huolella, jotta esimerkiksi historiankirjoitus ei käy mahdottomaksi.

 7.            Eheys ja luottamuksellisuus

Kohta viittaa periaatteista eniten tietosuojan teknisiin ja organisatorisiin toimiin tietojen suojaamiseksi.

 Rekisteröityjen oikeudet

1.            Oikeus päästä tietoihin määräajassa

Rekisteröidylle on järjestettävä pääsy häntä koskeviin tietoihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa tietopyynnöstä. Hyvällä syyllä kaksi kuukautta sallitaan mutta ei enempää. Samalla on syytä kuitenkin varmistua, että tietoja pyrkii näkemään juuri rekisteröity, eikä joku hänenä esiintyvä.

 2.            Oikeus tulla unohdetuksi

Laillisuuden ohella tähän liittyy mahdollisesti työllistävä seikka: kun henkilö haluaa, että hänen tietonsa poistetaan, voi olla suuri työ löytää duplikaatit, joissa kenties on eri osoite tai vaikka sukunimi. Yhdelläkään järjestöllä ei ole aikaa moiseen tietojen metsästykseen.

 3.            Oikeus siirtää tiedot koneluettavassa muodossa järjestelmästä toiseen

Nyt menee vahvasti maallikkotulkinnan puolelle mutta oletan, että tämän kohdan noudattamisessa haetaan linjaa vielä jonkin aikaa. Mikä katsotaan tarkoituksenmukaiseksi ja kohtuulliseksi niin rekisteröidylle kuin rekisterinpitäjälle, sitä emme vielä tiedä.

 Osa asetuksen vaatimuksista on täysin selviä, osassa haetaan vielä linjaa. Kiistatonta on, että järjestöjen tulee toimia asiassa. Sekä laillisuuden täyttämiseksi että oman ylimääräisen työn välttämiseksi järjestön kontaktit on syytä koota siten, että pääsynhallinta on keskitetty ja ammattimaisesti hoidettu. 

Lisätietoa

Ole vain rohkeasti yhteydessä – autamme mielellämme

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

2.1.2018

 

Kuva: Modifioitu www.pixabay.com