Järjestödigikartoitus 2019 – yllättäviä tuloksia joukossa

Tieken, ViestintäPirittan ja Avoinen toteuttama Järjestödigikartoitus 2019 ilmestyi joulukuussa. 479 suomalaisia järjestöjä edustanutta ihmistä vastasi ja tuloksissa on ennakoituja asioita mutta myös reippaita yllätyksiä. Poimin mielestäni kaikkein keskeisimmät tähän postaukseen. Dokumentti on selkeästi laadittu ja releventteja asioita kuvaava, vahva suositus koko dokumentin lukemiselle. Löydät raportin täältä.

Facebook dominoi, uusia keinoja nihkeästi käyttöön

Kuten odottaa saattoi, Facebook on omilla lukemillaan mitä somepresenssiin tulee. Instagram, Twitter ja Youtube seuraavat mutta selkeän hajuraon päässä. Uutena mukaan on tullut LinkedIn mutta sen rooli ainakin toistaiseksi on marginaalinen. Sähköisessä viestinnässä WhatsApp on noussut nopeasti kärkipaikoille. Uusia somepalveluita suomalaiset järjestöt vaikuttavat ottavan käyttöön hyvin harkitsevasti, jopa nihkeästi. Jos jokin otetaan, todennäköisesti se on Instagram tai Twitter.

Rekisteriohjelmisto valtaosalla mutta hyödyntäminen ei kovin tehokasta

67 % järjestöistä ilmoittaa käyttävänsä rekisteriohjelmistoa ja vaikuttaisi siltä, että rekisterin ja vähintäänkin jäsensivuston kytkeminen yhteen alkaa olla arkea. Tämän ansiosta sivustolle täytetty lomaketieto menee kyseisen jäsenen tietoihin, tietokantaan.  Tokihan olisi syytä, että muukin jäseneen tai muuhun järjestön tallentamaan kontaktiin liittyvä informaatio löytäisi ohjelmistossa paikkansa ilman mekaanisia työvaiheita. 44 % kertoo, että omien tietojen päivittäminen on mahdollista verkon kautta. Yli puolet toisin sanoen lähettää lomakkeen kautta sähköpostin, jonka joku järjestössä kirjaa ylös. Tässä tyypillisesti palaa aikaa.

Vain 4 % tutkimuksen järjestöistä ottaa vastaan kuukausilahjoituksia!

Tutkimusaiheistossa vain 14 % järjestöistä ilmoitti ottavansa vastaan lahjoituksia. Määrä tuntuu omalaatuisen pieneltä. Asia muuttunee pian, sillä maaliskuun alusta voimaan astuva uusi rahankeräyslaki helpottaa lahjoitusten keräämistä merkittävästi. Pienkeräyksen (max. 10 000 €) saa toteuttaa ilmoitusmenettelyllä paikalliselle poliisilaitokselle. Uudesta rahankeräyslaista olemme bloganneet kahteenkin kertaan, tuorein julkaisu löytyy täältä.

Mahdollisuus ottaa vastaan kuukausilahjoituksia olisi tutkimuksen mukaan vain 4 %:lla! Tämä hämmentää. Kuukausilahjoitus kerryttää järjestölle poikkeuksetta enemmän kuin kertalahjoitus ja on lähes budjetoitavaa rahavirtaa. Kuukausilahjoittaja on tavoittelemisen arvoinen kultakimpale mutta miksi heitä ei juurikaan tavoitella? Käsittääkseni Ruotsissa kuukausilahjoitusten osuus koko lahjoitusmäärästä on Suomea reilusti suurempi. Lahjoittamiskulttuuri eroaa mutta ei kokonaan selitä asiaa, on siis syytä katsoa peiliin.

Ja peili kertoo, että vain 6 % (voisiko tämä olla virhe?!) kerää lahjoittajien tiedot lahjoittajarekisteriin! Tämä oli murheellista luettavaa. Datan hyödyntämisestä ja tiedolla johtamisesta on tällä taustalla tarpeetonta puhua.

Valistunut arvaus miksi kuukausilahjoitus on harvojen herkkua

Kuukausilahjoittajuuteen yleensä kasvetaan kertalahjoitusten kautta. Asiaa siis tulisi aktiivisesti ehdottaa mutta harmillisen moni järjestö edelleen tyytyy siihen, että lahjoittajat jäävät käytännössä anonyymeiksi: heistä tiedetään nimi ja pankkitilin numero. Tutkimus siis väittää, että vain 6 % tallentaisi lahjoittajan tiedot. Anonyymi lahjoittaminen pitää olla mahdollinen mutta silti, tätä ei jaksa käsittää.

Nimen ja pankkitilin perusteella ei voi kiittää lahjoituksesta, ei liioin viestiä mitä lahjoitusvaroilla on saatu aikaan tai ehdottaa useamman kerran kertalahjoittaneelle ryhtymistä kuukausilahjoittajaksi. Tuntemattomattomuus tekee mahdottomaksi verrata viestintäkanavien toimivuutta, lahjoitusten alueellista tai kampanjaan liittyvää tehoa. Ammutaan haulikolla ilmaan ja jossain jokin ropisee. Tässä kohtaa bisneksen ja järjestön käytännöt eroavat surullisen paljon toisistaan. Vaikka niin ei olisi tarpeen olla.

Rekisterin yhteys kirjanpitoon – tutkimuksessa ei kysytty?

Kartoituksessa ei oteta kantaa miten usein kirjanpito ja reskontra on yhdistetty rekisteriohjelmistoon. Asia liittyy sekä lahjoittajan tunnistamiseen, minkä peruste edellä varmaan kävi selväksi, mutta myös manuaalisen työn välttämiseen. Tutkimuksen mukaan digitaalisten käytäntöjen tiellä suurin este on henkilöresurssien niukkuus.

Kun järjestön verkkosivun lisäksi kirjanpitojärjestelmästä on yhteys rekisterijärjestelmään, alkaa syntyä huomattavaa työajan säästöä. Lahjoitus tiliöityy täysin automaattisesti tai hyväksynnän jälkeen siten, että sekä lahjoituskohde että lahjoittaja ovat selvillä. Jos lahjoittaja on liikkeellä ensimmäistä kertaa, kykenee tehtäviensä tasalla oleva järjestelmä perustamaan rekisterijärjestelmään uuden kontaktin. Tämä on reitti läpinäkyvyyteen, raportoitavuuteen ja toiminnan kehittämiseen. Avaamme asiaa tarkemmin kun otatte yhteyksiä.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

 

 

Ikääntymisen tsunami – miten järjestö voi valmistautua

Ikääntymisen tsunami, kuten mm HS ja Yle tammikuussa uutisoivat, tulee iskemään rajusti kuntien mutta myös järjestöjen toimintaympäristöön. Paradoksaalisesti kaikki voi toistaiseksi sujua hyvin, jopa hämmentävän hyvin – mutta pudotus tulee olemaan sitä hurjempi.

Rahaakin tulee mukavasti, niin mikäpäs tässä

Moni järjestö saa toistaiseksi nauttia perinteisestä järjestön toimintaan osallistumisesta, mikä tarkoittaa jäsenyyteen sitoutumista pitkällä jänteellä. Tämä on merkinnyt jatkuvuutta ja ennustettavuutta jäsenmaksutuloissa ja vapaaehtoisten saatavuudessa. Monesti jäsenistön keski-ikä on jo kunnioitettava ja edelleen nousussa – nuorten ihmisten kynnys jäsenyyteen on jostain syystä korkea.

Ikärakenteesta johtuen väkeä poistuu ja testamenttilahjoitusten potentiaali on huomattava. Myös STEAn avustuspolitiikkassa ei ole hetkeen tapahtunut radikaaleja muutoksia – vielä. Rahaa voi tulla oikein mukavasti ja asiat rullaavat tuttuja kaavoja noudatellen. Mutta kuten eräs asiakkaamme puki tämän sanoiksi: ”Illan varjo lähestyy nopeasti”.

Kun aalto osuu rantaan

Kunta ottanee siipeensä vielä järjestöäkin nopeammin. Muutos tarkoittaa sitä, että monen kunnan mahdollisuudet suoriutua velvoitteistaan muuttuvat olemattomiksi. On vaikea ajatella, että kuolevassa kunnassa toimiva järjestö tai järjestön paikallisyhdistys voisi menestyä kuten ennenkin. Suurten ikäluokkien väistyessä järjestö menettää aktiivilahjoittajia ja toiminnan sitoutuneita ylläpitäjiä. Ellei uutta ikäluokkaa ole astumassa remmiin, on yhtälön lopputulos karulla tavalla selvillä. En varsinainen tuomiopäivän pasuuna halua olla, mutta onhan syntyvyyden romahtaminen vielä oma lukunsa tässä saagassa – olkoonkin, että sen vaikutukset näkyvät vasta paljon myöhemmin.

Miten järjestö voi varautua jäsenistön ikääntymiseen?

Tiivistäen: järjestön on syytä tuntea vaikutuspiirisssään olevat ihmiset ja viestiä heille kohdennetusti, jotta kunkin järjestön konversiotavoitteet olisivat mahdollisia. Konversiolla tarkoitetaan esimerkiksi satunnaisen tapahtumakävijän muuntumista järjestön sitoutuneeksi suosittelijaksi tai vapaaehtoistyöntekijäksi. Rahoitukseen liittyvä konversiopolku on vaikkapa kertalahjoittajan ryhtyminen kuukausilahjoittajaksi. Järjestö voi ohjata kontaktejaan haluttuja konversioita kohti mutta se edellyttää systemaattista tietämyksenhallintaa, liike-elämän puolelta tuttua asiakkuudenhallinnan hyödyntämistä. Järjestössä asiakkuudenhallinnan päätavoite on mielestäni järjestön kontaktin palveleminen.

Kontaktit pitää tuntea – mutta miten?

Järjestöllä on monta syytä kerätä kontaktitietoja myös löyhemmin järjestöön sidoksissa olevilta ihmisiltä. Huomaan, että käsiä nousi heti: GDPR ei ole este, uskokaa pois. Vaikuttaminen niihin, jotka jo järjestön tuntevat ja sitä symppaavat, on ratkaisevasti helpompaa kuin ventovieraan ihmisen ”väräyttäminen”. Kontaktipoolin kerääminen on perusteltua niin vapaaehtoisten hallinnan kuin varainhankinnankin kannalta. Aiempi blogi toppuuttelee ostamasta rekisteripalveluista kylmiä kontakteja.

Joskus vielä näkee, kun kontaktipotentiaalia haaskataan. Tapahtumakävijät kirjoittavat nimensä paperille ja siinä se. Mieluummin pyytäisimme kävijöitä täyttämään tietonsa verkkolomakkeen kautta, etukäteen tai tapahtumapaikalla ja vastineeksi kävijä saisi ainakin tapahtuman materiaalin sähköisenä. Samalla voi aina kysyä muita kiinnostuksen kohteita. Niistä lomakkeista kannattaa muistaa, että tiedon pitäisi mennä nätisti tietokantaan saakka eikä aiheuttaa sähköpostiin uutta digitointitehtävää.

Ensisijainen tapa kohtaamispiste tietojen keräämiseksi on järjestön oma verkkosivusto, johon kävijäliikennettä ohjataan kaikista käytetyistä viestintäkanavista. Siellä oleva kontaktienhallinnan lomake on kustannustehokas ja varmistaa sen, että tiedot tulevat talteen sekä ovat ja pysyvät omassa hallinnassa.

Muodosta kontakti – kuuntele – viesti kohdennetusti – pyydä – kiitä – hoida

Otsikko esittää kompressina asiakkuudenhallinnan ytimen. Järjestön motiivit ja metodit eroavat liiketoiminnan vastaavista mutta ainakin yksi asia on varmaa: tärkeintä ja arvokkainta tietoa on informaatio järjestössä ja sen vaikutuspiirissä olevista ihmisistä.

Harkitulla tietämyksenhallinnan prosessilla varmistetaan tulevaa ja rakennetaan uutta. Sitouttaminen ja omien kontaktien palveleminen, mutta myös GDPR edellyttää, että tiedot ovat hallinnassa ja ajan tasalla. Tietotekniikkaa luonnollisesti tarvitaan mutta kerta vielä alleviivaten: tekniikka on mahdollistajan roolissa työskentelytapojen kehittämiselle. Ei yhtään enempää.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi