Blog teksti

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen osa 1: miksi yhdistyksen kontaktit eivät saisi näkyä toisessa yhdistyksessä?

Perinteillä, tavoilla ja tottumuksilla on järjestössäkin paikkansa. Mutta on myös aiheita, joissa ”näin on aina tehty” -metodiikka polkee jarrua hankalalla tavalla. Nautin puistonpenkillä kesäisen jätskin ja mietin konkreettisia järjestön arkeen liittyviä asioita, joissa perinteen olisi hyvä antaa tilaa pussilliselle uusia keksintöjä. Toffeetötteron voimin pääsin kahdeksaan asiakohtaan, joista tässä esitän mielestäni merkittävimmän. Listan seitsemän kohtaa sitten heinäkuun tuolla puolen.

Miksi yhdistyksen rekisterissä olevat kontaktit eivät saisi näkyä toisten yhdistysten jäsenille?

GDPR sääntelee henkilötietojen käsittelyä mutta sieltä kuten järjestöjä koskevasta normistosta muualtakaan ei löydy pykälää, jonka mukaan saman järjestön toisen yhdistyksen kontaktit kuten vaikuttaja- tai markkinointirekisterin jäsenet eivät saisi olla toisen yhdistyksen nähtävissä. Olen aiemmin ollut konseptoimassa suurten yritysten intranettejä ja poikkeuksetta sekä lähtötilanne että oletusajatus uuden intranetin osalta on ollut se, että toisiin yksiköihin, paikkakuntiin, liiketoimintoihin jne liittyvä tieto on suljettua. Lähes poikkeuksetta silti päädyttiin paljon avoimempaan tietorakenteeseen – kunhan asiaa oli pureskeltu. Tässä lienee samanlaisesta luutumasta kyse. Suljetussa ympäristössä paikallisen osaamisen hyödyntäminen käy hankalaksi.  Blogin paikallistuntemuksesta järjestön voimavarana löydät ohesta.

Miksi oltaisiin vain ihmisten muistamisen varassa?

Yhdistysten keskinäinen yhteistyö, osaamisen ja näkemyksen saaminen naapuriyhdistykseltä on sen varassa keitä ihmisiä kukin sattuu tuntemaan. Tämä on käytäntönä ollut järkevää ennen digitaalisia tietotyön välineitä mutta se aika kuuluu imperfektin piiriin. Onneksi. Järjestön osaamispankki, kompetenssitiedon hallittu varastointi on mielestäni erittäin suositeltavaa. Mutta ei suinkaan riitä, että vain keskusjärjestöllä on pääsy tiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen. Osaamispankista voi lukea blogin täältä.

Nyt nautitaan vuodenajasta, aherretaan syksyllä asiat kuntoon

Kesän lämpö pitää meitä nyt hyvänä. Nautitaan siitä ja ladataan pattereita jälleen uuden syksyn rypistyksiä varten. TietoPiirin joukkue kiittää blogin lukijoita ja toivottaa mahdollisimman hyvää kesää.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

GDPR-sanktioita langetettu ympäri Eurooppaa

EU:n tietosuoja-asetus GDPR on täyttämässä vuoden.  GDPR-sanktioita on langetettu ympäri Eurooppaa. Useimmiten viranomaiset ovat sakkojen sijaan määränneet lievempiä keinoja kuten huomautuksia tai varoituksia. Tähän mennessä sakkoja on määrätty yli 40 asiassa ja lisää on tulossa.  Sakkojen perusteet kertovat, että regulaatio ei ole mikään teoreettinen ohjeistus vaan täyttä totta. Ohjelmisto- ja e-business ry yhdessä HPP Asianajotoimiston kanssa julkaisi ajankohtaisen katsauksen miten GDPR:n ensimmäinen vuosi on sujunut ja millaisia käytänteitä on muotoutunut.

GDPR-sanktioita eri puolelta Eurooppaa

Saksassa sosiaalisen median yrityksen sakko, 20 000 € oli varsin pieni ottaen huomioon, että 330 000 ihmisen käyttäjätunnukset salasanoineen paljastuivat hakkerihyökkäyksessä. Viranomainen otti huomioon yrityksen yhteistyöhalukkuuden ja mm. sen, että yritys oli välittömästi tiedottanut käyttäjiään hyökkäyksestä. Suurin Saksassa määrätty sakko on toistaiseksi 80 000 € ja se liittyy puutteellisen tietoturvan aiheuttamaan arkaluontoisten terveystietojen paljastumiseen. Mittakaavan valottamiseksi vielä muistutuksena, että Ranskassa Googlelle määrättiin 50 miljoonan euron sakko, aiheesta julkaistiin blogi tuoreeltaan. Mutta kuten HPP:n Terho Nevasalo sanoi, summa pitää suhteuttaa Googlen ”huikeaan sotakassaan”. Googlen synti oli se, ettei se riittävän tarkasti kertonut käyttäjilleen mitä puhelimista kerätyillä tiedoilla tehdään ja kauanko niitä säilytetään.

Tanskassa tietosuojaviranomainen on esittänyt taksiyhtiölle 160 000 €:n sakkoa sillä perusteella, että yhtiö poistaa rekisteristään asiakkaan muut tiedot kahden vuoden jälkeen mutta ilmoittaa säilyttävänsä ja säilyttää asiakkaiden puhelinnumeroita viiden vuoden ajan. Tälle ei nähty perusteita; asian käsittely on kesken.

GDPR ei koske pelkästään kaupallisia yrityksiä. Norjassa Bergenin kunnalle on määrätty 170 000 €:n sakko, koska puutteellinen tietoturva mahdollisti pääsyn alakoulujen oppilaiden ja työntekijöiden henkilötietoihin. Suurin osa rekistereissä olevista 35 000 ihmisestä oli lapsia, mikä ns. heikompien ryhmien suojelemiseksi on omiaan nostamaan  sanktion määrää.
Tapaus Bergen kuitenkin eroaa johtuen Suomessa tietosuojalakiin tehdystä poikkeuksesta. Terho Nevasalo lähetti oleellisen tarkennuksen, jota maallikkona en ymmärtänyt blogiin alun perin kuvata. Terho kirjoitti seuraavasti:
”Suomessa ei esim. viranomainen, kunnallinen viranomainen tai vastaava taho ole hallinnollisen seuraamusmenettelyn (sakko) piirissä, koska tietosuojalain mukaan hallinnollista seuraamusmaksua ei ole tarpeellista ulottaa koskemaan viranomaisten henkilötietojen käsittelyä, sillä viranomaisia sitoo hallinnon lainmukaisuusvaatimus ja viranomaisten on lisäksi noudatettava hallinnon yleislakeja. Viranomaisten henkilötietojen käsittelyä koskee myös rikosoikeudellinen virkavastuu ja vahingonkorvausvastuu. Tämä periaate voi tietosuojalain hallituksen esityksen muuttua, jos siihen nähdään tarvetta.”

Puolassa digitaalisen markkinoinnin yritys ei kertonut rekisteröidyilleen, että he ovat rekisterissä. 14. artiklan laiminlyönti tuli kustantamaan 220 000 €. Irlannissa viranomaiset tutkivat paraikaa Facebookia: onko käyttäjien salasanojen tietoturvasta huolehdittu riittävästi.

Eteläisen Euroopan käytännöt eivät näyttäisi poikkeavan

Arveltiin, että pohjoisessa Euroopassa GDPR:n vaatimuksia pyritään sekä noudattamaan että valvomaan. Samaan aikaan oletettiin, että eteläinen osa maanosasta pelaa toisilla säännöillä, viranomaisvalvontaa myöten. Vaikuttaisi siltä, että ainakin jälkimmäinen veikkaus meni pieleen. Sanktioita on langettu melko tasaisesti ympäri Eurooppaa ja ainakin yksi sankio on määrätty myös Kreikassa.

Suomalainen keissi onneksi vielä puuttuu eikä ole myöskään tietoa, että yksikään järjestö olisi päätynyt sakkomenettelyyn. Mutta kuten Bergenin kuntaa koskeva tapaus osoittaa, organisaation toimialalla ei ole merkitystä eivätkä järjestötkään ole mitenkään GDPR:n ulkopuolella. Kuten eräässä kuuluisassa TV-sarjassa tavattiin sanoa: ”Let´s be careful out there”.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

Paikallinen rahankeräyslupa ja Facebook varainhankintatyökalut nopeasti

Paikallinen rahankeräyslupa ja Facebook varainhankintatyökalut olivat saatavissa käyttöön nopeasti – kunhan dokumentit oli täytetty huolellisesti. Nyt kun meillä on tuoretta kokemusta, voimme auttaa järjestöjä asiassa.

Lain käsittely siis eteni eduskunnassa kuten oli tarkoituskin mutta laki ei tule voimaan vielä kuluvan vuoden aikana vaan vasta 2020 eikä sekään ole kiveen hakattu. Poliisin tiedote lain sisällöstä ja voimaantulosta löytyy täältä.

Paikallinen keräyslupa alle kolmessa viikossa

Blogissani koskien uutta rahankeräyslakia  kerroin meneillään olevasta omakohtaisesta luvanhakuprosessista järjestössä, jossa teen paljon vapaaehtoistyötä. Paikallista lupaa hakiessa saimme rakentavia kommentteja jo saman viikon aikana hakemuksen jättämisestä. Toinen tarkennuspyyntö, joka sisälsi meidän kannaltamme järkeviä ehdotuksia, tuli alle kahdessa viikossa. Kolmas viikko ei ehtinyt täyttyä, kun sähköposti kertoi, että lupa on myönnetty ja keräämisen voi aloittaa siitä hetkestä. Paikallinen lupa siis on nopeasti saatavissa, mutta pohjatyön teimmekin hyvin.

Maaliskuun lopussa Keskisuomalaisen mediakonserniin kuuluvat lehdet uutisoivat, että myös poliisihallinnon luparuuhka on hellittänyt. Valtakunnallista lupaa jonotti tuolloin noin 60 hakijaa.

Poliisia paljon, paljon vaikeampi Facebook

Useammastakin järjestöstä on kerrottu, että Facebookin varainhankintatyökalujen saaminen käyttöön vaatii pitkää pinnaa. Aika yhdenmukaisen viestin mukaan hakemus jää jonottamaan uudelleen ja uudelleen. Jos asiakaspalvelun saa reagoimaan, sieltä tulee viesti: ”Olettehan varmasti lukeneet ohjeet huolellisesti?”

Oma kokemus osoitti, että Facebook on poliisia huomattavasti vaivalloisempi tapaus. Ohjekeskuksen dokumentteja seuraamalla kuvittelisi keräystyökalujen hakemisen sujuvan, mutta ohjeissa viitatun hakupolun löytäminen on mahdotonta. Sivusto poikkeaa niin rakenteeltaan kuin termeiltään ohjeissa kuvatusta mallista. Tässä itse läpikäydyssä järjestön hakuprosessissa pysyimme Facebookin suomenkielisissä versioissa, mikä lienee virhe. On luultavaa, että englanninkielinen ohjeistus ja sivuston oikea rakenne ovat lähempänä toisiaan. Facebookin kieli siis kannattaa vaihtaa ennen kuin linnoittautuu työpöydän ääreen keräystyökalujen rekisteröimistä varten.

Kun tuo kaivattu polku löytyi, alkoi tapahtua nopeaan. Ohjeissa ei mainittu, että luonnollisesti poliisin myöntämä keräyslupa on oltava liitteenä. Täydennyspyyntö puuttuvasta luvasta tuli vielä samana päivänä, kun ensimmäinen hakemusversio, eräänä huhtikuun maanantaina, oli toimitettu. Torstaina samalla viikolla kahvi oli mennä väärään kurkkuun: keräystyökalut olivat ilmestyneet järjestön sivulle.

Facebook siis oli nopea mutta mieluiten ensin olisi saatu tieto, että lupa on myönnetty ja otettu välineet käyttöön kunhan tarvittava tietosisältö sivustolle on valmis. Facebookilla on suuri mainospotentiaali järjestöissä; siihen nähden suoritus heiltä oli luokattoman huono.

Nyt osaamme auttaa

Nyt meillä on tuoretta kokemusta niin poliisin kuin Facebookin kanssa toimimisesta. Ellei innosta keksiä pyörää uudelleen, voimme olla asiassa avuksi. Mietitään yhdessä onko järkevää hakea paikallinen lupa nyt heti vai odottaa uutta lakia ja siirtyä keräämiseen ilman poliisilaitosten rajaamia alueita vasta sitten.

Vertaiskeräämisen tai merkkipäiväkeräämisen tapoja on muitakin kuin Facebook, mutta puhutaan niistä sitten, kun otat yhteyttä. Jäämme kuulolle.

Tietopiiri Oy auttaa järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Paikallistuntemus järjestön voimavaraksi, osa 2: järjestön lähettiläät

Edellisessä julkaisussa iloittiin uuden rahankeräyslain läpimenosta eduskunnassa mutta sitä ennen käsiteltiin järjestön paikallistuntemuksen parantamista tiedon hajauttamisen ja itsepalvelun näkökulmasta. Tällä kertaa fokuksessa on järjestön lähettiläät, motivoituneet järjestön ydinviestin kuljettajat. Mitä ajatelman takana, siitä seuraavassa.

Voimaannuta järjestön ”lähettiläät”

Järjestöille, joilla vaikuttaminen on tärkeä tehtävä, olemme suositelleet mm. Nokian käyttämän mallin luovaa kopiointia. Tässä mallissa järjestö suorittaa vaikuttajaviestinnän keskitetysti, jotta viesti pysyy ajallisesti ja sisällöllisesti hallittuna ja laadukkaana. Kun vaikuttamisen kohteet ovat vastaanottaneet keskitetysti jaetun informaation, on omien paikallisten sanansaattajien, lähettiläiden aika ottaa yhteyttä heille nimettyihin vaikutettaviin ja käydä dialogia aiheesta. Kyseiset ihmiset on luonnollisesti syytä briiffata huolellisesti siitä millaisia sisältöjä heidän tulee ottaa esille. Nyt vaalien ollessa lähellä vaikuttajaviestintä on erittäin ajankohtaista.

Keskustelun avaaminen on helpompaa, kun aihe on jo vastaanottajalle tuttu. Näin saadaan aikaan keskustelua halutusta aiheesta monessa paikassa yhtä aikaa, mikä helpottaa myös uutiskynnyksen ylittämistä.
Järjestön lähettiläälle kannattaa järjestää mahdollisuus lisätä tietoa järjestön tietojärjestelmään: hän tietää keihin hänen paikkakunnalla kannattaa vaikuttaa – keskuspaikan kautta tämä on useimmiten mahdotonta. Henkilö voi olla vaikuttaja, vaikkei sitä hänen muodollisesta asemasta voikaan päätellä.

No mihin tässä rohkeutta tarvitaan?

Summaten edellisen blogin aiheiden kanssa, Paikallistuntemus järjestön voimavaraksi, osa 1, tämä voi tuntua jopa itsestään selvältä asialta mutta käytännössä muutos on merkittävä. Ajatukseen sisältyy valtuuttamista ja vastuuttamista sekä mahdollisesti suostuttelua toimintakäytäntöjen muuttamiseksi. Onnistuessaan muuntautuminen perinteisestä täysin keskitetystä palvelumallista hajautettuun tiedonkäsittelyn tapaan on niin merkittävä ajan säästämisen, tiedon tarkkuuden ja ihmisten osallistamisen kannalta, että rohkeutta hankkeen viemiselle toivottavasti löytyy.

Saattaisit olla kiinnostunut myös muista Viimeiset Pohdinnat-blogin kirjoituksista – tässä muutamia

Kyky kanavoida paikallinen osaaminen ja innostus yhteiseksi hyväksi on yksi vaikuttavimpia mahdollisuuksia järjestölle viedä tavoitteitaan eteenpäin sekä luoda konkreettista merkitystä omille tukijoille. Meillä on merkityksellisyyden mahdollistamisesta kokemusta ja olemme sen luonnissa mielellämme mukana.

Ota yhteyttä, kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

Otsikkokuva: www.pixabay.com

 

 

 

 

 

Uusi rahankeräyslaki hyväksytty eduskunnassa

Huhu uuden rahankeräyslain käsittelyn viivästymisestä oli onneksi vain huhu. Eduskunta hyväksyi hallituksen esityksen ja uusi rahankeräyslaki astuu voimaan syksyllä. Laki helpottaa järjestöjen arkea monin tavoin.

Kerättävä rahamäärä vaikuttaa lupatyyppiin, ei enää se missä kerätään

Jos olemme ymmärtäneet oikein, uuden lain mukainen rahankeräyslupa on maantieteellisesti kuin nykyisen lain valtakunnallinen lupa eli voimassa koko Suomessa pois lukien Ahvenanmaan maakunta. Kuka asian tietää varmuudella, voisi kernaasti kommentoimalla joko vahvistaa tai korjata asian. Jos tulkintamme on oikea, tämä on myös erittäin tervetullut uudistus ja helpottaa lahjoituskampanjoinnin toteuttamista huomattavasti.

Pienkeräyslupa ilmoitusmenettelyllä

Varsinaisen keräysluvan ohella uudessa laissa on pienkeräyslupa. Kyseessä on hyvin kevyen menettelyn lupa ja sen piirissä on mahdollista kerätä enintään 10 000 € kolmen kuukauden aikana, kahdesti vuodesssa. Aika monelle toimijalle pienkeräyslupa riittää ja ainakin sillä pääsee nopeasti alkuun. Paikallispoliisin on käsiteltävä hakemus viiden vuorokauden kuluessa. Keräämisen voi aloittaa saatuaan keräysnumeron poliisilta ja tilitystapakin poikkeaa: tilitysvelvollisuus on pyydettäessä.

Luvan määräaikaisuus poistuu

Nykyisin lupa, niin valtakunnallinen kuin paikallinen, myönnetään ensi kertaa keräyslupaa hakevalle vain vuodeksi. Uudessa laissa määräaikaisuus poistuu kokonaan ja lupa on voimassa toistaiseksi. Tilitysvelvollisuus toki jatkaa vuosittaisena velvollisuutena.

Seurakunnille helpotuksia

Seurakuntatyö katsotaan jatkossa kokonaisuudessaan yleishyödylliseksi  ja siihen kuuluvat myös pastorin palkka ja hallintokulut. Yleishyödyllisyyden tulkintavaikeudet ja keskenään poikkeavat linjaukset siis jäävät historiaan. Yhdistysmuotoiset seurakunnat kuten helluntaiseurakunnat tai muut vapaiden suuntien seurakunnat saavat kerätä kolehtia ilman rahankeräyslain mukaista rahankeräyslupaa.

Omakohtaistakin kokemusta on – käytäntö on ollut työllistävä

Olen tiiviisti mukana erään järjestön toiminnassa ja sain tehtäväkseni laatia järjestön rahankeräyslupahakemuksen. Haemme paikallista lupaa vanhan lain puitteissa eli hakemus käsitellään Helsingin poliisilaitoksella. Täytyy sanoa, että hakemus ei ihan noin vaan kirjoittamalla synny vaan oikeasti täytyy miettiä miten rahankeräystä aiotaan suorittaa. Keräys- ja käyttösuunnitelmassa saa arvailla eri keräystapojen odotettuja tuloja ja kustannuksia ja aivan erityisesti on varauduttava selvittämään miten luvan paikallisuuden toteutumisesta huolehditaan. Toisin sanoen siitä, että pyytäminen ja kerääminen tapahtuu vain Helsingissä.

Kaksi ilahduttavaa asiaa on tullut eteen nyt kun hakemus on käsittelyssä. Hakemusta koskevia kommentteja alkoi tulla alle viikossa siitä kun hakemus oli Pasilaan toimitettu. Sitä paitsi kommenttien sävy oli oikein rakentava. Ja toinen  myönteinen asia oli tieto siitä, että nettikeräys kuten esimerkiksi Facebookin varainhankintakampanja on totetutettavissa paikallisella luvalla. Nettikeräyksen yhteydessä tulee mainita paikallisesta luvasta mutta lahjoittaja saa roponsa lähettää ihan mistä päin maailmaa tahansa. Nettikeräyksestä eli niin sanotusta vertaisvarainhankinnasta on julkaistu blogi nimeltä ”Vertaisvarainhankinta kasvaa vauhdilla” jo aiemmin.

Autamme järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Paikallistuntemus järjestön voimavaraksi, osa 1: tiedon hajauttaminen ja itsepalvelu

Tämän järjestön tehokkuutta ja vaikuttamiskyvykkyyttä pohtivan blogi-tekstin aiheina ovat tiedon käyttämisen hajauttaminen ja paikallistuntemus; paikallisen tietämyksen hyödyntäminen järjestön voimavarana. Kääntämällä päälaelleen perinteisen mallin, jossa sekä tiedon tuottajia että tiedon kuluttajia on järjestössä tosiasiassa vain muutamia, voidaan sekä reaktionopeudelle että tiedon paikalliselle tarkkuudelle saada ihmeitä aikaan. Yrityspuolella tämä on hyvin tyypillinen malli sisältäen paljon itsepalvelua mutta järjestöillä on usein takamatkaa kirittävänä. Paikallistuntemus on avain tehokkaaseen viestintään yhtä lailla järjestöissä.

Vanhan liiton mallilla: keskitetty tiedon tuottaminen ja kuluttaminen

Johtuen monien IT-toimittajien hinnoittelumallista, useassa järjestössä tietosisältöihin pääsy on vain harvoilla. Maksullisia käyttäjätunnuksia on vain sen verran kuin on välttämätöntä. Tämä johtaa siihen, että niihin harvoihin ihmisiin otetaan yhteyttä ja pyydetään erilaista jäseniin ja järjestön tilaan liittyviä tietoja. Bisneksen puolella ei aikoihin ole ollut ihmisiä, jotka oman työnsä ohella jatkuvasti palvelisivat muita heidän tietotarpeissaan. Informaatio noukitaan itse, tietenkin. Jos tuli otettua raportti vähän väärästä vinkkelistä, siitäpä vaan uusi yritys.

Monesti tiedon ajatellaan intuitiivisesti olevan ”suljettua” tai salattua ellei toisin mainita. Kuitenkin vaikkapa paikallisyhdistyksen jäsentiedot tai tapahtumaosallistujiin liittyvä tieto taatusti kuuluu oikeutetusti niille, jotka aihetta yhdistyksissä käsittelevät. Perinnemalli kuluttaa resursseja ja aiheuttaa sen, että suuri osa tarpeellisesta tiedosta pysyy tarvitsijoiden ulottumattomissa tai ainakin viive on huomattava.

Kun siilot on jo purettu, annetaan tietosisältö käytettäväksi

Kun itse tietorakenne jo on muokattu siten, että kaikki oleellinen informaatio on käytettävissä saman istunnon tai järjestelmän kautta (katso blogi tietorakenteesta), annetaan ihmisille mahdollisuus sekä tuottaa että käyttää tietoa omatoimisesti. Lahjoituskampanjan tulokset omassa piirissä, jäsenmäärän kehitys yhdistyksessä, tapahtumaosallistujien saaminen mukaan vapaaehtoistyöhön tai yhteystietojen päivitys omatoimisesti – esimerkkeinä. Ihmisille voidaan sähköpostittaa esimerkiksi seuraava sisältö: ”Tarkistatko tämän linkin kautta ovatko yhteystietosi kunnossa. Korjaa tarvittaessa.”

Samalla kun tietoja pyydetään tarkistamaan, kannattaa kysyä kiinnostuksen kohteista ja miten hän haluaisi osallistua järjestön toimintaan. Kuin huomaamatta itsepalvelu tarkentaa tietosisältöä, osallistaa ihmisiä ja tuottaa informaatiota, jolla jäseniä ja muita kontakteja voidaan palvella entistä paremmin juuri niin kuin ihminen sitä toivoo. On joukko ihmisiä, jotka eivät paperista ja perinteistä luovu, mutta yhä yleisemmin ikäihmisetkin ovat digissä mukana.

Blogin toinen osa käsittelee järjestön lähettiläitä

Saman teeman toinen osa käsittelee sekin tiedon hajauttamista ja itsepalvelua mutta näkökulmana ovat järjestön lähettiläät, motivoituneet viestinviejät. Pysy taajuudella.

Kyky kanavoida paikallinen osaaminen ja innostus yhteiseksi hyväksi on yksi vaikuttavimpia mahdollisuuksia järjestölle viedä tavoitteitaan eteenpäin sekä luoda konkreettista merkitystä omille tukijoille. Meillä on merkityksellisyyden mahdollistamisesta kokemusta ja olemme sen luonnissa mielellämme mukana.

Ota yhteyttä!

Saattaisit olla kiinnostunut myös muista Viimeiset Pohdinnat-blogin kirjoituksista – tässä muutamia

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Tekstiviesti on kätevä muttei halpa tapa lahjoittaa

Yle:n uutisen mukaan tekstiviestillä lahjoittaminen on kallein tapa tehdä lahjoitus. 25 % lahjoitetusta summasta voi mennä palveluoperaattorlle. Mutta miten on muiden lahjoitusmuotojen kustannusten kanssa, siitä seuraavassa.

Kalliita keräystapoja, joko suoraan tai välillisesti

Tekstiviestikeräyksen voi perustaa vaivattomasti ja ilman investointeja suomalaisen palvelun avulla, mikä saa veloituksen prosenttiosuuden tuntumaan kohtuullisemmalta. Tekstiviesti on kaikkien käytössä kun mobiilimaksaminen vasta tekee tuloaan. Mutta silti, 20 €:n lahjoituksesta 5 € palveluntarjoajalle!

Näennäisesti käteinen on edullisin mutta pankki ottaa käteisen käsittelystä palkkion, mikä esimerkiksi pienissä seurakunnissa kuuluu johtaneen siihen, että kolehtien keräämisen vaikutus voi olla negatiivinen. Verkkopankki on edullinen samoin kuin kännykkämaksamisen muodot mutta niiden suurin haittapuoli on se, että lahjoituksen vastaanottaja ei saa lahjoittajan tietoja. Vastaavasti tekstiviestin ehkäpä paras ominaisuus on se, että se tarjoaakin lahjoittajan yhteystiedot järjestön käyttöön.

Kontaktitiedot yksittäistä lahjoitusta tärkeämpiä

Uutisessa SPR:n Anna Laurinsilta mainitsee, että avustusjärjestöt haluavat luoda pysyviä suhteita lahjoittajiin. Parhaimmillaan satunnaisesta lahjoittajasta tulee kuukausilahjoittaja, mainitsee Laurinsilta. Tämä on asia, josta olemme täsmälleen samaa mieltä.

Yhteystiedot mahdollistavat kontaktin kehittämisen haluttua konversiota kohti. Tavoite voi olla kuukausilahjoittajuus mutta yhtä hyvin vapaaehtoistyöhön rekrytointi tai vaikkapa henkilökohtaisen verkoston käyttäminen järjestön asian promoamiseen. Kontaktin kehittäminen on viestintää, dialogia, joka tarkentaa tietoa lahjoittajasta kiinnostuksen kohteineen ja mikäli järjestö tietää kuka lahjoittaja on, miten hän haluaa osallistua ja mistä hän ylipääätään on kiinnostunut, voi järjestö toimittaa hänelle juuri hänelle merkityksellistä sisältöä. Tuskin kukaan räätälöi sisältöä per vastaanottaja mutta ainakin ryhmäkohtaisessa viestinnässä on järkeä: yleisen uutiskirjeen sijaan infoa ihmisille, jotka ovat pk-seudulta ja ovat ilmaisseet valmiutensa satunnaiseen vapaaehtoistyöhön järjestön hyväksi. Ylimalkainen esimerkki mutta ajatus välittynee.

Kun kontaktoidaan aiemmin tuntemattomia ns. kylmiä kontakteja niin ”täällä kaikki mi kallista on”. Liikahduksen tuottaminen entuudestaan vieraassa ihmisessä ei ole helppoa eikä myöskään kärsimättömän hommaa. Järjestön kannattaisi panna kaikki sen eteen, että järjestöstä vähänkin kiinnotuneet ihmiset saadaan antamaan yhteystietonsa. Verkkosivulla, tapahtumissa, turuilla ja toreilla – ja toivottavasti niin, että tiedot menevät suoraan tietokantaan eikä suinkaan kenenkään sähköpostikasaan. Kun tiedot ovat omassa kannassa, on ihmisille mahdollista viestiä edullisilla ja tehokkailla tavoilla kuten sähköpostilla tai tekstiviestein. Erityisesti sähköposti on edelleen toimiva väline, näin sanovat tutkimukset niin Suomessa kuin muuallakin. Kaiken lisäksi viestien vastaanottajalla on jo jokin suhde järjestöön, suhteen syventäminen voi alkaa.

Kuusi askelta lahjoittajan huomioimiseen

Olemme tästä puhuneet paljon mutta otetaan kerran vielä

  1. Muodosta kontakti
    Käytä useita kanavia tuodaksesi kävijöitä omalle sivustollesi. Houkuttele sisällöllä. Kannusta kävijää antamaan tietonsa ja tee se helpoksi.
  2. Kuuntele
    Anna ihmisen kertoa mitä juuri hän osaa ja mitä hän toivoo järjestöltä
  3. Viesti kohdennetusti
    Kerro juuri hänen kiinnostuksensa kohteista – toivottuja kanavia pitkin
  4. Pyydä
    Pyydä konkreettisesti osaamista, aikaa tai lahjoitusta
  5. Kiitä
    Huomioi lahjoitus välittömästi, lahjoitetun summan mukaisesti. Anna koneen vapauttaa aikasi henkilökohtaiseen kohtaamiseen.
  6. Hoida
    Pidä lahjoittajasi tyytyväisinä ja konvertoi arvokkaista vielä arvokkaampia.

Tietopiiri Oy auttaa järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

Otsikkokuva: www.pixabay.com

 

 

 

 

 

50 miljoonan euron GDPR-sakko langetettu

Tekniikka&Talous uutisoi 22.1.2019, että Ranskan tietoturvaviranomaisten langettama GDPR-sakko on peräti 50 miljoonaa euroa ja sen saa Google. Jotain tämänsuuntaista osasimme odottaa – silti yllätyimme.

Arvasimme lähes oikein

Veikkailimme viime keväänä, että vielä vuoden 2018 puolella julkistetaan merkittävän suuruusluokan sanktio GDPR-asetuksen vastaisesta henkilötietojen käsittelystä. Aikataulu venähti mutta summa tosiaan on huomattava. Itse olin valmis laittamaan arvaukseni sen varaan, että missään tapauksessa sanktion kohteena ei ole kolmannen sektorin toimija. Ohessa linkki GDPR-aiheiseen blogiin, joka tosin keskittyy faktoihin eikä ennustamiseen.

Kolmannen sektorin sijaan oletin, että sanktion saa huomattavan uutisoinnin saattelemana jokin kiinalainen verkkokaupan toimija. Väärin meni: kohde on Google, joka ranskalaisten tietosuojaviranomaisten mukaan ei kerro meille riittävän tarkoin mihin meistä tallennettavaa tietoa käytetetään. Yksityiset ihmiset ovat viime vuoden aikana ainakin jonkin verran havahtuneet huomaamaan, että kaikkialle tietoja ei kannata luovuttaa ja kaikkia kyllä-rasteja ei ole syytä valita verkkopalveluissa asioidessaan.

Suunnitelmallinen sääntöjen rikkominen vs. huolimattomuus

Google ja moni muu suuryhtiö tekee rikkomuksensa suunnitelmallisesti mutta olemme nähneet huolimattomuudesta seuranneita asioita sellaisissa organisaatioissa, joissa moista tuskin osattiin odottaa – meille läheisestä esimerkistä käy Trafin tapaus. Vuonna 2017 nimenomaan Trafi vakuutteli, ettei Ruotsissa tapahtunut vuoto ole mahdollista Suomessa. Se mitä tapahtui on erilainen mutta lopputulos sama, tietoa karkasi ja ei tarvinnut olla kummoinen nörtti niin olisi voinut koneellisesti hakea kaikkien Trafin kontaktien henkilötiedot itselleen.

Mitä voimme oppia?

Tämä merkitsee, että meidän kaikkien tulee olla huolellisia henkilötietojen käsittelyssä olemmepa sitten aiheen äärellä yksityishenkilöinä tai järjestön edustajina tai kumppanina. Googlen tapaus tarkoittaa viimeistään nyt alleviivausta GDPR:lle: tämä asetus tosiaan on totta eikä paperin kahinaa. Kolmannelle sektorille annettaneen käytännössä lisäaikaa – näinköhän esimerkiksi pienen Ranskassa toimivan järjestön asiat ovat vielä asetusten vaatimusten tasalla. Mutta pian on syytä olla tai leka heiluu myös järjestöjen suuntaan. Työnkulkujen kuvaaminen ja vastuuttaminen ja tietorakenteiden eheyttäminen on vaan tehtävä, vaikka järjestöllä aivan varmuudella on kädet muutenkin täynnä. Mutta jos muuan hyvin tunnettu aines osuu tuulettimeen, seuraukset voivat olla sekä yksilöiden että järjestön kannalta dramaattisia.

Toivottavasti en synkistellyt liiaksi, me ainakin olemme valmiina auttamaan.

Autamme järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

 

 

 

STEA-strategia 2020 julki 10.1.2019

STEA-strategia 2020 esiteltiin juuri äsken, moderniin tapaan Facebookin live-lähetyksessä. En pyri toistamaan sisältöä vaan poimimaan ne kohdat, joihin erityisesti kiinnitin huomiota.

”Tulokselliseen kansalaisjärjestötoimintaan”

Sisältö, joka on esitettävissä yhdellä sivulla, on napakkuudessaan ansiokas. ”STEA vastaa osaltaan siitä, että Veikkauksen tuottoja käytetään tulokselliseen kansalaisjärjestötoimintaan.” Tämä tarkoittaa avustuksen suuntaamista sinne, missä toiminta on suunnitelmallisen tavoitteellista ja missä kohderyhmää hyödyttäviä, kestävän hyvinvoinnin tuloksia saadaan aikaan. Tämä jos mikä on vaikuttavuuden ja sen mitattavuuden painottamista.

Avoimuutta ja vuoropuhelua, lomakkeet uusiksi 2021

Yllä kuvattu voisi tarkoittaa lisää raportointia ja valvontaa, mutta STEA painottaa olevansa avoin uusille tekemisen tavoille ja vuoropuhelulle. Esityksessä mainittiin, että mikäli lomakkeissa, jotka uudistuvat vuodelle 2021, on jotain tarpeettomaksi koettua, se voidaan muuttaa tai poistaa. Toisin sanoen, kun jotain oivalletaan, se kannattaa heille esittää. Tavoitteena uusilla lomakkeilla on se, että haku- ja raportointilomakkeet lähenevät toisiaan.

Mikään ei muutu heti

Saimme selkeän vastauksen: mikään ei muutu vielä. Mutta STEA kannustaa järjestöjä vahvasti kirkastamaan strategiaansa. Tämän työn helpottamiseksi STEA tarjoaa materiaalin, joka apukysymyksineen auttaa työn tekemisessä.

Omarahoitusosuus yllättäen ei esillä

Strategiset tavoitteet ja arvot ovat melko pyöreitä mutta varmasti hyväksyttäviä asioita. Erityisen hyvänä pidän sitä, että toiminnan avoimuutta korostetaan. Jos se tarkoittaa vähemmän by the book, kun näin on aina ennenkin tehty – toimintaa, niin siitä tosiaan voi ilahtua. Toivottavasti tämä muistetaan ottaa esille. Kysyimme onko tiedossa muutoksia suhtautumisessa järjestön omarahoitukseen, mutta aika ei riittänyt vastauksen saamiseen. On tulkittu, että omarahoitusosuuden kasvattamista kannustetaan, mutta samaan aikaan on tehty harvinaisen selväksi, että omarahoituksen kehittämiseen tarvittavia investointeja, joko työprosessin tai työvälineiden muodossa, ei tueta. Mikäli uusille toimintatavoille ollaan avoimia, tässä on hyvä aihe koeponnistettavaksi. Strategiapaperi takataskusta pöytään, jos tarve vaatii.

Autamme järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

SOSTE:n järjestötreenit teemalla vaikuttajaviestintä antoi ajateltavaa

SOSTE:n eli Suomen sosiaali ja terveys ry:n järjestötreenit teemalla vaikuttajaviestintä antoi ajateltavaa. Vaikuttamisen tulee olla suunnitelmallista mutta työvälineitäkin tarvitaan. Useimmilla järjestöillä on vaikuttamisfunktio ja vaikuttamistyötä rytmittävät vaalit, valtion talousarviovalmistelu sekä hallituksen hankkeet ja lainsäädäntötyön sykli. Työn tulisi olla luonteeltaan enemmän prosessi kuin projekti – silti ammattimaiset projektikäytännöt ovat hyvin sovellettavissa. Tähän päädyin kun summasin kulunutta vuotta kaiken sen perusteella mitä näin ja kuulin.

Valtakunnallinen ja paikallinen vaikuttajaviestintä – miten yhdistää?

Jäin miettimään miten yhdistää valtakunnallinen ja paikallinen vaikuttamiskampanjointi. Vaikka viestinnän tavoite on valtakunnallinen, ovat monet vaikutettavat täysin paikallisia. Kansanedustajat – niin ehdokkaat kuin valitut – ovat lähes poikkeuksetta vahvoja paikallisia vaikuttajia valtuustoissa ja järjestöissä. Mutta mielipidevaikuttaja voi olla myös ilman perinteistä organisaation mandaatin tuomaa puheoikeutta. Yhtenä konkreettisena esimerkkinä suositut tubettajat, joilla voi olla huima merkitys nuorille ihmisille.

Kansanedustajat, valtuutetut ja lautakuntien jäsenet järjestö pystyy liittämään rekistereihinsä pääkallopaikalta käsin. Mutta paikallisia vaikuttajia keskuspaikassa ei tunneta. Tämän vuoksi paikallisjärjestöllä pitäisi olla mahdollisuus lisätä lokaalisti merkittävät ihmiset vaikuttajarekisteriin. Tietämyksenhallinta on järjestöissä leimallisen keskittynyttä ja se hukkaa valtavasti alueellista potentiaalia. Ei kaikille tarvitse antaa käyttöoikeutta rekistereihin, mutta ainakin yksi käyttäjätunnuksin varustettu ihminen per paikallisyhdistys olisi hyvä löytyä. Ennen kaikkea kyse on kuitenkin tiedonhallintamallista, jonka tekniikka mahdollistaa. Mutta tekniikka ei tee tässäkään mitään itsestään. Aihetta on käsitelty blogissa Ehjä tietorakenne: asiakkuusajattelun toteuttamisen edellytys.

Hyvä vaikuttamissuunnitelma sisältää SOSTE:n mukaan seuraavaa

Vaikuttamissuunnitelma on kuin hyvä projektisuunnitelma. Hankkeella on konkreettinen ja mitattavissa oleva tavoite. Toiset puhuvat halutusta konversiosta – reagoineiden prosenttiosuudesta suhteessa kaikkiin vaikutettaviin. Budjetti koskee sekä käytettävissä olevia varoja kuin henkilöresursseja. Vaikuttaminen on prosessi, mutta kampanjalla on silti aikataulu. Ilman mittareita kaikkea edellä esitettyä on turhauttavaa laatia. Ja ellei asioita ja asiakokonaisuuksia ole vastuutettu, voi lopputuloksen saavuttaminen olla hankalaa. Yrityksissä puhutaan asioiden omistajuudesta, mikä tarkoittaa samanaikaista päätösvaltaa ja vastuuta lopputuloksesta. Termi on järjestöissä vieraampi, mutta mielestäni oikein käyttökelpoinen.

Vaikuttamisen kokonaisuus liikkeessä

Timo Lehtinen havainnollisti miten monta päällekkäistä muutosta on meneillään. Toimintaedellytyksiin vaikuttavat mm. rahapeliuudistus,  avustusjärjestelmäuudistus ja myös rahankeräyslaki, jonka sisällön tietänemme, mutta asiasta ei voi olla varma. Toimintaympäristön kannalta turbulenssia tarjoilee vuodesta toiseen sama teema: sote-uudistus. Työnjako kuntien, maakuntien ja valtion välillä – on tässä kerrakseen.

Lisäksi median popularisoituminen vaikeuttaa menestyksekästä fakta-argumentointia. Timo Lehtinen otti esille uutisen, jossa valtakunnan päämediat käsittelivät alkoholipoliittista aihetta siten, että THL:n ja Panimoliiton edustaja olivat äänessä ikään kuin samalla ammattitaso- ja puolueettomuusolettamalla. Kun uutisten kuluttajat muuttuvat lyhytjänteisemmiksi, ei mediakaan välitä taustoittaa asioita kunnolla ja faktojen sekoittuminen fiktioon on väistämätöntä.

Järjestöt – monitaiturit

Järjestöissä tarvitaan nykyisin melkoisia multitalentteja. Ilman viestintäammattilaisia ei tule toimeen, talousohjaus ja raportointi on oma vaativa kenttänsä, tietotekniikan hyödyntäminen rutiinitöiden karsimisessa ja koko prosessin orkestroiminen yleensä liian pienellä määrällä käsipareja – järjestön ydintehtävän hoitamisen ohella. Miten nyt tuntuukin, että yksityisellä sektorilla on aika helppoa. Mutta koetamme parhaan mukaan olla niin nykyisille kuin tuleville asiakkaillemme avuksi.

TietoPiiri Oy  auttaa järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

Otsikkokuva: www.pixabay.com