Ehjä tietorakenne: asiakkuusajattelun toteuttamisen edellytys

Menestyvät järjestöt – tapahtumaan liittyvän kirjoitussarjan toinen osa on aavistuksen teknisempi. Ehjä tietorakenne ja menetelmä tietosisällön ehjänä pitämiseksi on aivan välttämätön asia jo pelkästään lainsäädännön kannalta (katso blogi liittyen GDPR-asetukseen). Mutta asiakkuusajattelun toteuttaminen on mahdottomuus, ellei sovita tietosisällöstä ja sen ylläpitämisen tavasta (Asiakkuutta järjestössä käsiteltiin kirjoitussarjan ensimmäisessä osassa). Datasta muodostuu informaatiota ja edelleen hyödynnettävää tietämystä vain silloin, kun sisältö ja tietorakenteet ovat kunnossa.

Ehjä tietorakenne sopii maalaisjärkeen

Ehjällä tietorakenteella tarkoitamme mm. sitä, että tietosisältö henkilötietojen osalta on ajantasaista eikä rekistereissä ole duplikaatteja samasta ihmisestä tai organisaatiosta. Kontaktiin (ihminen tai organisaatio) liittyvät tiedot kuten onko kontakti jäsen, lahjoittaja, vaikutettava tai lehtitilaaja, löytyvät hallitusti samasta näkymästä. Kaiken tietosisällön ei välttämättä tarvitse sijaita samassa järjestelmässä, riittää kunhan siihen on vaivaton ja tietoturvallinen pääsy. Mutta vain niillä keille tieto kuuluu. Varainhankinta ja lahjoitusten hallinta – tästä tulee sarjassa oma erillinen blogiteksti –  on usein puuttuva toiminto. Jos kaikki muu on jo hyvin järjestetty, kannattaa varainhankinnan osio integroida nykyisen jäsenrekisterin kylkeen. Kunhan huolehditaan, että päivitetty tieto menee kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin ja toteutus on muutoinkin osaavasti ja vastuullisesti hoidettu.

Tietosisällön hallintamalli

Hallintamallissa kyse on siitä, että sovitaan ja sitoudutaan mitä tietoa kerätään, mihin sisältö tallennetaan ja kuinka varmistetaan, että ne joille asia kuuluu, saavat tiedon käyttöönsä. Lisäksi sovitaan miten varmistutaan, että kerran puhdistettu tietosisältö ei pian uudelleen ole ”epäkuranttia”. Vaikeinta tässä tuntuu olevan vastuuttaminen ja vastuullisten resursointi. Kuka on homman hoitaakseen ottanut, hänellä päävastuullisena on oltava tähän aikaa. Ilman selkeää velvoitetta muiden tehtävien ohella tämä asia ei ole mahdollista. Voi tuntua työläältä, mutta jatkuva sisällön ylläpito kuluttaa resursseja merkittävästi vähemmän kuin mitä huonoon kuntoon päästetyn tietosisällön kunnostus vaatii. Viime kädessä tietosisältö – yhteystiedot – ovat järjestön arvokkaimpia resursseja ja samalla lähes arvottomia, jos niiden oikeellisuuteen ei voi luottaa.

Varjo-IT

Järjestöt voivat olla varsinainen varjo-IT:n villi länsi: jokin yhdistys tai piiriorganisaatio voi ilmoittaa, että me toimimme kuten ennenkin, ottakaa te muut uusia konsteja käyttöön; työntekijöillä saattaa olla omia rekistereitä, joskus koska yhteiset työvälineet eivät palvele tai niitä ei ole; jokin osasto kokee omistavansa mustasukkaisesti kontaktien tiedot tms. Tämä voi vahingoittaa järjestön brändiä ja varmuudella se heikentää mahdollisuutta viestiä kokonaisvaltaisesti kontaktille ja tarjota hänelle juuri sitä mitä hän odottaa tai toteuttaa kohderyhmäpoimintaan perustuvia kampanjoita. Rikkinäinen tietorakenne vaikeuttaa edellytyksiä arvioida järjestön toimenpiteiden vaikuttavuutta. Viritelmien kitkemiseen kannattaa tosiaankin panostaa. Näin järjestössä voidaan varmistua siitä, että toiminta on tavoitteiden mukaista ja järjestö näkyy ulospäin suunnitellulla ja yhdenmukaisella tavalla. Kitkentä ei kuitenkaan tulisi olla ylhäältä alas annettu mahtikäsky vaan yhdessä ruohonjuuritasolla tapahtuva suunnittelu ja uusien toimintatapojen käyttöönotto, jotka tuovat konkreettista hyötyä käyttäjille.

Rohkeus

Mutta miten rohkeus liittyy tähän arkiseen teemaan? Sisällönhallintahankkeen käynnistävä ja yhtenäisiä ”business-like” -työskentelytapoja ajava järjestöjohtaja tullee kohtaamaan vastarintaa monilla luovasti löydetyillä argumenteilla. Onhan se rohkeutta, kun tekee mitä järjestön pitää, vaikkei häntä siitä kiitetäkään …vasta kuin jälkikäteen.

Autamme mielellämme järjestöjen tietorakenteen jäsentämisessä ja hallintamallin rakentamisessa, jossa automatisoitujen ratkaisujen avulla asiakas – jäsen, lahjoittaja jne. – kohdataan kuten hän itse haluaa ja hän pääsee kuulemaan asioista, joita hän on kiinnostunut. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

13.1.2018

Kuva: www.pixabay.com