Viittasin aiemmassa blogissani sekä oma-aloitteisuuteen että teknologian hyödyntämiseen – sikäli kun varainhankintaa halutaan todenteolla kehittää. Madeline Turner blogasi hiljattain teknologian hyödyntämisestä  hyvin geneerisesti.  Spottasin muutamia aiheita ja katselin suomaisten silmälasien läpi – ja sitten lähdin omille teille teesien kanssa. Puhumme siis mahdollisuuksista, jotka järjestön toiminnanohjausjärjestelmä tuo.

1. Laita toiminnanohjausjärjestelmä tekemään rutiinityöt – keskity sen sijaan järjestön ydintehtävään

Aivan liian usein työtunteja poltetaan mekaaniseen työhön mm. sähköpostilla saadun informaation kirjaamiseen. Tapahtumajärjestäminen, laskutus, lahjoittajien kirjaaminen, lahjoittajien kiittäminen, osoitepoimintojen tekeminen,  yhteystietojen päivitys, tiliöinti… Lista on pitkä ja lähes aina toiminnanohjausjärjestelmä voi olla avuksi.

2. Keskustele verkostosi kanssa

Toiminnanohjausjärjestelmä ei kuitenkin tee, saatikka tiedä kaikkea. Mitäs, jos kysyisit suoraan tiedonlähteiltä? Pyydä jäseniäsi ja lahjoittajiasi tarkistamaan tietojensa ajantasaisuus. Samalla voit kysyä heidän kiinnostuksen kohteista ja intressistä osallistua toimintaan – miksei myös osaamisesta. Kaikki tieto rikastaa kontaktiin liittyvää informaatiota, kasvattaa ymmärrystä.  Oikea tieto antaa mahdollisuuksia ryhmitellä kontakteja ja vastata jäsenistön ja lahjoittajien odotuksiin – pitämään heidät ytimessä.

3. Huolehdi, että et ole ainoa, joka verkoston kanssa keskustelee

Tee kuten yrityksissä on tehty jo pitkään: loppukäyttäjille selkeät työvälineet, jolla järjestöaktiivi  – joko työntekijä tai vapaaehtoinen – pääsee itse tarvitsemaansa tietoon esimerkiksi lahjoitusten kertymään, haluttuun kohderyhmäpoimintaan tai  tietyn alueen tämänhetkiseen jäsenmäärään. Tuskastuttavan usein on yksi pääkäyttäjä, jota kuormitetaan aivan suotta. Työmäärän kasautumisen lisäksi portinvartija mallissa menetetään paikallisuuden voima:  vaikkapa Tammelassa luultavasti tiedetään kehen paikalliseen lautakunnan jäseneen kannattaa koettaa vaikuttaa, mutta keskustoimistolla siitä usein ei ole aavistustakaan. Paikallisen aktiivin voimaannuttaminen kyvyllä täydentää yhteinen tietovarasto ei ainoastaan auta järjestöä saavuttamaan tavoitteitaan vaan sitouttaa myös aktiivit mukaan.  Toki kaikki tieto ei kuulu kaikille, mutta moderni toiminnanohjausjärjestelmä antaa keinot rajata käyttöoikeudet.

4. Kokeile – kunhan pystyt analysoimaan toimenpiteiden vaikuttavuuden

”Koska näin on aina tehty” –on aina vain huonompi peruste. Kokeile uutta tapaa viestiä, uutta kanavaa tai kohderyhmää. Mutta huolehdi siitä, että pystyt näkemään toimenpiteiden vaikutuksen verrattuna joko vanhaan toimintamalliin tai siihen, ettet olisi tehnyt mitään. Montako kertalahjoittajaa ryhtyy kuukausilahjoittajiksi jos pyydät heitä niin tekemään?  Kun kiität lahjoittajia, koneen toimesta, mutta personoidusti, muuttuuko heidän lahjoittamisen määrä tai frekvenssi? Tarvitset ehdottomasti analyyttisen toimintamallin, jota tukee järjestön integroitu toiminnanohjausjärjestelmä.

Ilkka Harjula

21.4.2017

Madeline Turnerin postaus
Artikkeli kuva: www.pixabay.com