Rahankeräyksen aloittaminen – mihin keskittyä ellei keräyslupaa vielä ole

Johdanto

Lahjoitusten vastaanottaminen on järjestöillä yksi keskeinen omaehtoisen varainhankinnan keino. Järjestöt ovat keskenään eri tasoilla. Järjestöjen osaaminen, koko sekä se, mihin on hyvä keskittyä, on hyvin erilaista riippuen siitä, onko järjestö vasta hakemassa rahankeräyslupaa vai onko se peräti kansainvälisen tason vakiintunut toimija rahankeräyksessä.

Tämä artikkeli on ensimmäinen osa sarjaa, jossa järjestöille on hahmotettu lahjoitustoiminnan neljä valmiustasoa. Artikkelisarjassa pohditaan, mihin asioihin järjestön erityisesti tulisi kullakin tasolla keskittyä. Koska omaehtoisen rahoituksen tarve lisääntyy tulevaisuudessa, artikkelisarjassa oletuksena on, että järjestö pyrkii varainhankinnassaan kohti edistyneempiä tasoja; artikkeleissa esitettävät vaiheet ovat siten peräkkäisiä.

Esitetyt asiat perustuvat kirjoittajan kokemukseen ja näkemykseen – artikkelit ovat subjektiivisia.

Neljän artikkelin sarja julkaistaan pian myös SOSTE ry:n (Suomen sosiaali ja terveys ry) Järjestöoppaassa.

Taso 1. Järjestöt, joilla ei ole vielä rahankeräyslupaa

Leimallisia piirteitä

Joko varsinainen rahankeräyslupa tai pienkeräyslupa tarvitaan ennen kuin järjestö voi pyytää lahjoituksia eli rahaa tai omaisuutta vastikkeetta. Jos rahankeräyslupaa ei vielä ole, on tavallista, että luvan hakemisesta ei  ole kokemusta eikä liioin suunnitelmaa keräyksen toteuttamisesta. Voi jopa olla, että edellä mainitun kaltaisilla järjestöillä ei ole työntekijöitä, joilla olisi työaikaa käytettävissä lahjoitustoiminnan hoitamiseen. Arvio resurssien tarpeesta voi myöskin olla hankalaa tehdä.

Ensimmäisellä tasolla tarvittavat toimenpiteet ovat verraten samanlaisia riippumatta järjestön koosta. Myöhemmissä vaiheissa etenemistapa on järjestökohtainen.

Keskity näihin asioihin – aloittamisen 12 askelta

1. Pienkeräysluvan tai varsinaisen rahankeräysluvan hakeminen

Varsinainen rahankeräyslupa on nykyisen lain mukaisesti voimassa toistaiseksi. Riittää siis, että se haetaan kerran. Informaatio lupaan liittyen sekä asiointi poliisin verkkopalvelussa löytyy täältä.

Pienkeräysluvan saa ilmoitusmenettelyllä jopa vuorokauden kuluessa. Näin keräämisen voi aloittaa erittäin nopeasti. Samanaikaisesti voi laittaa hakemuksen varsinaisesta keräysluvasta. Kun varsinainen keräyslupa on saatu, tulee pienkeräyslupa keskeyttää. Se onnistuu ilmoitusmenettelyllä paikalliselle poliisilaitokselle. Jotta kerättyjen varojen raportoinnissa ei tule myöhemmin hankaluuksia, lupien ei pidä olla voimassa samanaikaisesti.

2. Harkittavaksi: Facebookin varainhankintatyökalujen hakeminen

Useat järjestöt käyttävät sosiaalisen median toimijan, Facebookin varainhankintatyökaluja. Puhutaan ns. syntymäpäiväkeräyksistä, jossa käyttäjä kerää varoja jonkin järjestön hyväksi. Ainakaan toistaiseksi Facebook ei peri kiinteitä eikä muuttuvia kustannuksia palvelustaan. Varat Facebook tilittää järjestölle vähentämättömänä kerran kuukaudessa. Koska työkaluista ei aiheudu kustannuksia ja luvan saaminen voi kestää helposti kuukaudenkin, kannattaa harkita varainhankintatyökalujen käyttöönottoa vaikkei olisikaan varma, haluaako niitä hyödyntää.

Työkalujen saaminen käyttöön ei ole aina mutkatonta. Pääsyynä haasteille lienee se, että yhdysvaltalaisyrityksen hallinto ei hahmota järjestöjen yksilöllistä y-tunnusta, joka todentaa järjestön olemassaolon.

Facebook-kerääminen on oman verkkosivun kautta keräämisen ohella rinnakkainen keräyskeino. Huono puoli Facebookissa on se, että lahjoittajan kontaktitietoja on hyvin vaikea saada järjestön omaan kontaktikantaan myöhempää käyttöä varten.

3. Järjestön verkkosivuston analyysi – kehittämistarpeiden havainnointi

Kaikkein tärkein asia on se, että lahjoittamismahdollisuus on esillä näkyvällä paikalla. Useimmat sijoittavat lahjoita-painikkeen joko päävalikkoon tai sivun yläreunaan. Lahjoitusten keräämisestä tulee viestiä selkeästi.

Järjestön verkkosivuston mobiiliystävällisyys ja optimaalisuus hakukoneiden kannalta ovat verkkopalveluammattilaisten työtä. Palveluntarjoajia on paljon saatavilla. Sivuston esteettömyys ja saavutettavuus ovat lahjoitusten kannalta erittäin tärkeitä asioita, ja järjestöillä on tästä huolehtimiseen velvollisuus. Täältä voit lukea aiheesta.

Graafinen ja viestinnällinen selkeys ovat välttämättömiä. Tässä vaiheessa on syytä tarkistaa, että lahjoita-painikkeelle löytyy sekä paikka että tekninen toteutusmahdollisuus. Painikkeen näkyvin paikka on etusivun yläosassa.

Kuitenkaan lahjoitusten keräämisen aloittaminen ei vaadi verkkosivun täydellisyyttä, verkkosivu-uudistusta. Tärkeintä on, että löydetään selkeä paikka lahjoita-painikkeelle ja lahjoittamiselle saadaan oma sivunsa. Tämä tuskin muodostuu ongelmaksi. Sivuston jouhevuuden kohentaminen on myöhemmän vaiheen asia.

4. Potentiaalisten lahjoittajaryhmien tunnistaminen

Nyt ollaan luovan ajattelun äärellä. Ketkä tai millaiset ihmiset voisivat olla potentiaalisimpia lahjoittajia? Alumnit? Tapahtumakävijät? Jäsenten perhepiiri? Entä vapaaehtoistyöntekijöiden halukkuus tukea järjestöä myös rahallisesti? Sosiaalisen median käyttäjät? Jonkin tietyn median kuluttajat?

Useimmiten lahjoittamisen todennäköisyys on suurempi, jos ihminen jo tuntee järjestön ja suhtautuu siihen myönteisesti. On siis parempi etsiä ensin läheltä. Suurimmat ja tunnetuimmat rahankerääjät voivat onnistuneesti hyödyntää ostettuja kohderyhmäosoitteita, mutta useimpien järjestöjen on parempi etsiä lahjoittajia ensin omasta vaikutuspiiristä.

5. Järjestön ns. vaikuttajahenkilöiden tunnistaminen

Jälleen luovaa ajattelua; ketkä järjestössä tai sen lähipiirissä ovat ihmisiä, joilla on poikkeuksellisen suuri näkyvyys ja kuuluvuus? Puhutaan mielipidevaikuttajista, joilla voi työnsä tai sosiaalisessa mediassa hankitun maineensa seurauksena olla merkittävä joukko seuraajia. On paljon vaikuttavampaa, kun laajan verkoston ihminen jakaa järjestön informaatiota omassa verkostossaan verrattuna rivijäseneen, jolla tuota verkostoa ei ole. Ostetuilla kumppanuussuhteilla on mahdollista hoitaa asiaa, mutta ensin kannattaa jälleen katsella järjestön ympärille, jos lähiympäristöstä löytyisi apua.

6. Lahjoituskohteiden valinta ja tarinallistaminen sekä suunnitelma visualisoimisesta

On tärkeää huolella miettiä, kuka voi olla lahjoittaja. On myös pohdittava, mikä on lahjoituskohde, joka tuota potentiaalista lahjoittajaa puhuttelee sopien samalla järjestön julkiseen kuvaan sekä tavoitteisiin. Tyypillisesti kohteita kannattaa valita muutamia, mahdollisesti erilaisia. Jotkut järjestöt tarjoavat ensimmäisenä lahjoituskohteena jotain pientä ja konkreettista. Muita vaihtoehtoja ovat abstraktimmat aiheet tai geneeriset lahjoitukset järjestölle, jolloin vastaanottaja päättää, mihin varat käytetään.

Lahjoituskohteisiin on hyvä liittää tarina, miksi on perusteltua antaa rahaa ja mitä sillä saadaan aikaan. Narratiivin ohella visualisointi on yhä tärkeämpää: kuva tai video on mobiilikäytön takia monesti pystyformaatissa paljon tehokkaampi kuin pelkkä teksti. Viestintäammattilaisia, joko omia tai ulkoisia, tarvitaan.

7. Lahjoitusten keinovalikoiman suunnittelu

Otetaanpa jo edellä esitetyt asiat huomioon. Nyt ensimmäisen tason yhdistyksellä pitäisi olla näkemys sekä lahjoittajaryhmistä että lahjoituskohteista. Mitkä ovat lahjoitusmuotoja, jotka alustaviin valintoihin soveltuvat? Kertalahjoitus ja kuukausilahjoitus sopivat useimmissa tapauksissa. Kuukausilahjoitus on tavoittelemisen arvoinen, mutta siihen yleensä päädytään kertalahjoitusten kautta. Testamentti on yleistynyt lahjoitusvetoomuksena vuodesta 2020 alkaen. Vertaisvarainhankinta (peer to peer) eli esimerkiksi syntymäpäiväkeräykset ovat monille järjestöille toimivia ratkaisuita. Lahjoitustarve voi koskea irtainta omaisuutta kuten printtereitä tai toimistokalusteita. Käyttöoikeuden lahjoittaminen irtaimeen omaisuuteen on myös mahdollinen keino ottaa vastaan lahjoituksia.

8. Maksu- ja keräystapojen valinta

Lahjoitustapa ja lahjoituksen maksutapa ovat kaksi eri asiaa. Perinteisin maksutapa on tilisiirto: järjestö ilmoittaa lahjoitustilin ja viitenumeron. Tätä ei kuitenkaan enää suositella ainakaan ainoaksi maksutavaksi. Tiivistettynä, maksutavat ovat seuraavat:

• tilisiirto
• verkkomaksaminen
• luottokortilla maksaminen
• mobiilimaksaminen
• tekstiviesti
• sosiaalisen median rahankeräykset – vertaisvarainhankinta
• Lahjoittamo.fi -lahjoituspalvelu

Yhdessä SOSTE ry:n kanssa tuotetun dokumentin lahjoitusten keräämisen ja käsittelyn välineistä voit lukea SOSTE ry:n Järjestöoppaasta täältä.

9. Analyysi: nykyiset tavat tallentaa ja hyödyntää kontaktitietoja

Otetaanpa yhteyttä järjestön tietotekniikasta vastaavaan ihmiseen. Sikäli, kun lahjoittajien tai lahjoittajapotentiaalin kontaktitietoja on tarkoitus tallettaa, niille on oltava käyttäjäystävällinen ja tietoturvallinen tietotekninen ratkaisu. GDPR:n kannalta oikeus säilyttää tietoa on olemassa, mutta tiedon on oltava hallitusti, suunnitelmallisesti ja turvallisesti järjestön käytössä. On suositeltavaa, että rekisterit ovat keskitettyjä: järkevien kohderyhmien poimiminen viestintätoimenpiteitä varten helpottuu merkittävästi.

Lahjoittajien kontaktitietojen tallentaminen on suositeltavaa. Kun lahjoittajat tunnetaan, heitä voidaan informoida mitä lahjoitusvaroilla on saatu aikaan. Kontaktitieto mahdollistaa viestinnän ja sitä kautta lahjoittajasuhteen kehittämisen.

10. Suunnitelman hyväksyttäminen sekä järjestön johdolla että suunnitelman toteuttajilla

Kun asiat on pohdittu läpi ja suunnitelma muodostettu, varainhankinnan kehittyminen lahjoittamiseen tarvitsee hyväksynnän ja sitoutumisen. Johdon hyväksyntä ei riitä – työntekijöitä on kuultava yhtä tarkasti. Ikävin tilanne olisi, jos johto ilmoittaisi lahjoitussuunnitelmasta tavoitteineen toteuttajille tarjoamatta resursseja – vaativa uusi hanke oman työn ohella. Epäonnistuminen on erittäin todennäköistä. Jos lahjoituksia ryhdytään keräämään, kyse on prosessista ei projektista. Järjestön on varattava työaikaa käytettäväksi. Lahjoitusten menestyksekäs kerääminen on pitkäjänteisen työn tulos, jossa toimivin konsepti löydettäneen yrityksen ja erehdyksen kautta.

11. Vastuuttaminen

On erittäin suositeltavaa, että lahjoittamisen prosessille on omistaja, vastuuhenkilö. Toiminnan laajuudesta riippuen voi olla myös hankekohtaisia omistajia. Näin tiedetään kuka asiasta lopulta vastaa, kenen juttusille esimerkiksi toimittajat ohjataan ja asiat tulevat ylipäätään hoidetuiksi suunnitellusti ja ajallaan. Yrityksissä prosesseille on omistaja; tässä on eräs liiketoiminnan metodiikka, jota järjestöissäkin kannattaa soveltaa.

12. Hankkeen vaiheittainen aikatauluttaminen

Hanke on hyvä vaiheistaa. Tässä esitetty listaus sisältää vaiheiden pääkohdat, mutta vaiheiden sisällä on paljon osatehtäviä, jotka tulee aikatauluttaa. Lahjoittamisen prosessi ei ole irrallaan muista tehtävistä järjestössä, vaan se on osa viestinnän ja markkinoinnin suunnitelmaa. Tyypillisesti järjestöt tekevät toimenpiteiden vuosikellon, johon lahjoitustoiminnan aktiviteetit sisällytetään.

Asiaan voi liittyä myös muiden järjestöjen toimenpiteiden huomiointi: ei ole järkevää kilpailla sisarjärjestön kanssa samaan aikaan tai samoin viestein. Vaihtoehtona on, että tehdään yhdessä. On myös ammattilaisia, jotka voivat auttaa asiassa – kuten esimerkiksi Tietopiiri.

Neljän aihetta käsittelevän artikkelin sarja

Tämän artikkelin ohessa voit lukea seuraavat julkaisut:

Keskisuuret järjestöt, joilla rahankeräys alkuvaiheessa – mihin keskittyä

Keskisuuret järjestöt, jotka jo edistyneitä rahankerääjiä – mihin keskittyä toimenpiteissä?

Kansainvälisesti toimivat suuret järjestöt rahankerääjinä – mihin keskittyä kehittämistoimissa?

 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi