Tag Archive for: vanhojen tapojen kyseenalaistaminen

Tapojen kyseenalaistaminen osa 3: uutiskirjeen sisältö ja vastaanottaja eivät kohtaa

/in /by

Blogisarjassa aiheenaan järjestön tapojen kyseenalaistaminen on edetty kolmanteen osaan. Tänään valopöydällä on järjestön keskeinen informaatiotyökalu, uutiskirje. Sähköpostitse välitettävä kirje on edullinen tapa viestiä ja sisällöstä saa myös visuaalisesti miellyttävän kunhan muistaa huomioida, että suuri osa avatuista uutiskirjeistä selataan mobiililaitteen pienehköllä ruudulla. Mutta kuinka usein ja kenelle uutiskirje oikein pitäisi toimittaa.

Miksi kaikkien vastaanottajien tulisi saada yhtä monta uutiskirjettä?

Tasapuolisuus kaiketi on motiivi lähettää sama uutiskirje kaikille. Mutta jos se johtaa siihen, ettei kirje ole sisällöllinen täysosuma oikein kenellekään, peruste ei kanna.  Entäpä jos toimitetaan informaatiota useammin niille, keitä aiheet nimenomaan sattuvat koskemaan! Tapahtuma Keski-Suomessa ei kiinnostane Satakunnassa. Eikä poliittinen lobbaus ehkä sytytä niitä, jotka haluavat tehdä vapaaehtoistyötä kentällä. Kontaktien eli jäsenten, vapaaehtoisten ja ylipäätään järjestön verkostossa olevien ihmisten segmentointi on perusteltua, jotta uutiskirjeitä ja muuta informaatiota voidaan kohdentaa järkevällä tavalla. Kun kaikki pakataan samaan kuoreen, ei noita paketiksi muuttuvia sähköisiä lähetyksiä kovin usein avata. Käsi sydämelle: kuinka suuren osan itse vastaanottamistasi uutiskirjeistä avaat? Kaupallisen toimijan ”uutiskirje” on mainosryöppy, lupa spämmätä. Järjestöllä on kontakteilleen asiaa ja on suuri sääli jos kirjeet jäävät avaamatta.

Täsmällinen sisältö kohdennetulle ryhmälle

Odotusarvo uutiskirjeen sisällöstä – tai kauhukerroin sisällön geneerisyydestä määrittää kuinka moni uutiskirjeen vastaanottaja avaa saamansa kirjeen. Olisi ideaalia, jos vastaanottajien segmentointi olisi niin tarkkaa, että vastaanottaja voisi todeta sisällön olevan juuri häntä varten suodatettu. Kelpo kompromissina toimii sekin, että sisällön järjestystä muokataan ainakin muutaman kohderyhmän mukaisesti ja samalla uutiskirjeen otsikko tuunataan vastaamaan oletettua ykkösaihetta.

On aiheita, jotka on syytä toimittaa kaikille ja järjestöjä, joiden työskentelyn teema on niin yhteen aiheeseen sidottu, että sama sisältö kuuluu kaikille. Mutta usein on myös  aiheita, jotka vain kuormittavat osaa vastaanottajista. Kun viestitään perihärmäläiseen tyyliin, sanotaan kun sanottavaa on, tullaan väistämättä siihen, että jotkut saavat informaatiota enemmän. Mutta se ei ole toisilta pois!

Uutiskirjeen tehtävä on houkutella järjestön verkkosivulle – vuorovaikutus syntyy siellä

Uutiskirjeen linkkeineen ei pidä olla tyhjentävä vastaus kaikista kirjeen käsittelemistä aiheista. Se spottaa kaikkein tärkeimmän mutta oikeastaan sen varsinainen tehtävä on houkutella kirjeen avaaja järjestön verkkosivustolle. Näin siksi, että uutiskirjeeseen ns. ”call to action” -elementtien upottaminen on vaikeaa. Verkkosivustolla kävijää voidaan paremmin palvella niillä sisältöelementeillä, joita järjestössä pidetään tärkeinä. Toinen pitää tätä palveluna, toinen ohjailuna. Jos järjestön ensisijainen konversiotavoite on hankkia vapaaehtoisia, kannattaa kävijä ohjata paikkaan, jossa kävijän on helppo motivoitua antamaan tietoja omasta osallistumishalukkuudestaan. Toinen kaipaa lahjoituksia, kolmas viestinviejiä poliittiseen päätöksentekoon. Riippumatta järjestön tavoitteista, vuorovaikutus ja sitouttaminen on mahdollista verkkosivuston avulla mutta perinteinen uutiskirje ei pysty kuin yhdensuuntaiseen viestintään.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 2, lahjoittajien kiittäminen

/in /by

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 2, lahjoittajien kiittäminen

Kuten jo saman blogisarjan ensimmäisessä julkaisussa Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 1 kirjoitin, ”näin on aina tehty” -metodiikka osaa olla viheliäinen jarru järjestön toiminnan kehittämiselle. Ensimmäisessä blogissa jakamattoman huomion sai yhdistyksen kontaktien näkyminen toisen yhdistyksen kontakteille. Nyt tapetilla on lahjoittajien kiittäminen tai oikeastaan sen puuttuminen. Kuten aiemminkin, palaute on erittäin tervetullutta.

Toisinaan lahjoittajia nimenomaan ei haluta kiittää

Olen tavannut järjestöjä, joiden ”kiittämättömyys” on tietoinen valinta. Ensin hämmennyin mutta ymmärsin perusteet. Se, että ei huomioida viestii, että lahjoituksiin suhtaudutaan hyvin diskreetisti. Lahjoittajia kunnioitetaan ja lahjoittajan yksityisyyttä arvostetaan yli kaiken. Näissä tapauksissa ymmärtääkseni ei haluta, että lahjoituksen vuoksi joku joutuisi käyttämään työaikaansa siksi, että ihminen on tehnyt järjestön kohteeseen lahjoituksen. Arvaten pahinta tässä olisi, että lahjoittaja yllättäen saisi jonkin tavaralahjan vastineeksi lahjoituksestaan. En itsekään halua, että minun lahjoittamaani rahaa käytetään siihen, että siitä osa palautetaan – vieläpä muodossa, jossa se luultavimmin on hyödytön. Mutta väitän, että ehdottomasti useimmat ihmiset eivät pahastu huomaavaisesta kiitoksesta vaikka se toimintatapana lahjoittajan kannalta olisikin uusi.

Meille suomalaisille sopii se, että ylenpalttinen ylisanaisuus jätetään käyttämättä. Kohtelias kiitos meille tavallisesti riittää kertomaan, että vastaanottaja arvostaa elettämme. Kyse on siis viestinnällinen: muotoillaan kiitos siten, että se on käyttötarkoitukseen nähden mittakaavassa ja sopivassa määrin henkilökohtainen.

Lahjoittajien kiittäminen voi olla kuittaus lahjoituksen onnistumisesta

Olemme havainneet, että ikäihmiset toisinaan tuntevat epävarmuutta tekivätkö he lahjoittamisen oikein, menikö raha sinne minne oli tarkoitus. Tämän epävarmuuden hälventämiseen sopivasti muotoiltu kiitosviesti istuu paremmin kuin hyvin: ”Kiitos Lauri Lahjoittaja suorituksestasi, lahjoituksesi on saapunut.” Järjestö kuittaa, että kaikki meni oikein ja saa samalla tilaisuuden kiittää.

Kiittäminen toimii dialogin alkuna

TietoPiirin TP Fons -järjestelmässä kiitos lähtee koneen automaattisesti lähettämänä mutta vastaanottajan personoiden ja ennalta laaditun viestin kera. Lisäksi koneen viesti tulee sähköpostiosoitteesta, sen henkilön nimissä, jolta kiitos muutoinkin tulisi. Koska viesti ei näytä koneen lähettämältä, lahjoittaja usein vastaa viestiin. Tämä vastaus menee juuri sille ihmiselle, jonka nimissä kiitos on lähtenyt. Ellei sähköpostitulva ole infernaalinen, tämä on hyvä tapa aloittaa dialogi ihmisen sitouttamiseksi järjestöön yhä tiiviimmin.

Ennakkotietoa miten blogisarja jatkuu

Näin kahden julkaistun vanhoja tapoja haastavan blogin perään on tulossa neljä postausta syksyn kuluessa. Palautteen perusteella aihioita voidaan lisätä ja muuttaa mutta suunnitteilla olevat aiheet löydät täältä.


Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, kerron lisää

 

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen osa 1: miksi yhdistyksen kontaktit eivät saisi näkyä toisessa yhdistyksessä?

/in /by

Perinteillä, tavoilla ja tottumuksilla on järjestössäkin paikkansa. Mutta on myös aiheita, joissa ”näin on aina tehty” -metodiikka polkee jarrua hankalalla tavalla. Nautin puistonpenkillä kesäisen jätskin ja mietin konkreettisia järjestön arkeen liittyviä asioita, joissa perinteen olisi hyvä antaa tilaa pussilliselle uusia keksintöjä. Toffeetötteron voimin pääsin kahdeksaan asiakohtaan, joista tässä esitän mielestäni merkittävimmän. Listan seitsemän kohtaa sitten heinäkuun tuolla puolen.

Miksi yhdistyksen rekisterissä olevat kontaktit eivät saisi näkyä toisten yhdistysten jäsenille?

GDPR sääntelee henkilötietojen käsittelyä mutta sieltä kuten järjestöjä koskevasta normistosta muualtakaan ei löydy pykälää, jonka mukaan saman järjestön toisen yhdistyksen kontaktit kuten vaikuttaja- tai markkinointirekisterin jäsenet eivät saisi olla toisen yhdistyksen nähtävissä. Olen aiemmin ollut konseptoimassa suurten yritysten intranettejä ja poikkeuksetta sekä lähtötilanne että oletusajatus uuden intranetin osalta on ollut se, että toisiin yksiköihin, paikkakuntiin, liiketoimintoihin jne liittyvä tieto on suljettua. Lähes poikkeuksetta silti päädyttiin paljon avoimempaan tietorakenteeseen – kunhan asiaa oli pureskeltu. Tässä lienee samanlaisesta luutumasta kyse. Suljetussa ympäristössä paikallisen osaamisen hyödyntäminen käy hankalaksi.  Blogin paikallistuntemuksesta järjestön voimavarana löydät ohesta.

Miksi oltaisiin vain ihmisten muistamisen varassa?

Yhdistysten keskinäinen yhteistyö, osaamisen ja näkemyksen saaminen naapuriyhdistykseltä on sen varassa keitä ihmisiä kukin sattuu tuntemaan. Tämä on käytäntönä ollut järkevää ennen digitaalisia tietotyön välineitä mutta se aika kuuluu imperfektin piiriin. Onneksi. Järjestön osaamispankki, kompetenssitiedon hallittu varastointi on mielestäni erittäin suositeltavaa. Mutta ei suinkaan riitä, että vain keskusjärjestöllä on pääsy tiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen. Osaamispankista voi lukea blogin täältä.

Nyt nautitaan vuodenajasta, aherretaan syksyllä asiat kuntoon

Kesän lämpö pitää meitä nyt hyvänä. Nautitaan siitä ja ladataan pattereita jälleen uuden syksyn rypistyksiä varten. TietoPiirin joukkue kiittää blogin lukijoita ja toivottaa mahdollisimman hyvää kesää.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää