Luo osaamispankki – tiedä mitä jäsenet ja vapaaehtoiset osaavat ja haluavat
Neljäs Menestyvät järjestöt -tilaisuuteen linkittyvän blogin aiheena on osaamispankki – tai usein sen puute. Menestyvät järjestöt – tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!
Viimeksi eilen järjestön vapaaehtoistyötä tekevänä törmäsin juuri tähän: emme järjestössä tiedä kuka meistä osaa mitäkin ja miten ihmiset ovat valmiita osallistumaan toimintaan. Työt kasaantuvat muutamille ja palveluita joudutaan ostamaan ulkoa, vaikka omassa porukassa luultavasti olisi ihmisiä, joilla on sekä sopivaa osaamista että innostusta lahjoittaa aikaansa. Tarvitsemme hallitusti kootun tietovaraston kompetensseista; toisella termillä se on osaamispankki. Lahjoituksissa painottuu raha, mutta lopulta aika on kaikkein niukin ja arvokkain asia mitä ihminen voi järjestölle antaa.
Yrityksissä henkilöstön osaamistietoa kerätään – miksi niin ei tehtäisi järjestöissä?
Monissa yrityksissä intranetissä on vapaamuotoisempi osio, jossa ihmisiä kannustetaan kertomaan itsestään: mitä he harrastavat ja osaavat työroolinsa ulkopuolella. Kun pikkujouluja varten tarvitaan vapaaehtoisia valokuvaajia, on heidät helppo tavoittaa. Tai kun kollega tarvitsee vinkkejä miten av-vahvistin pitäisi kytkeä, tietää hän keneen ottaa yhteyttä. Yhtä lailla formaalimmin kartoitetaan eri kielien osaamisia sekä muita kyvykkyyksiä, joita yrityksen toiminnassa saatetaan tarvita. Yrityksessä osaamispankki toisaalta mahdollistaa työyhteisölle pääsyn kaikkeen siihen osaamiseen mitä yrityksessä on ja työntekijälle tilaisuuden saada osaamisensa näkyviin ja käytettäväksi.
Järjestössä moni järjestön keskeinen tehtävä on täysin riippuvainen vapaaehtoistyöskentelystä. Jos ”reservissä” vapaaehtoisia on 300 mutta korkeintaan 30 osallistuu, se on dramaattinen menetys järjestön potentiaalille. Nuo 270 tuskin nukkuvat tai ovat ihmisiä, jotka nimenomaan eivät halua osallistua. Moni osallistuisi – jos joku pyytäisi.
Tuumasta toimeen – perustetaan osaamispankki
Sähköinen viestintä paperin sijaan on perusta, mistä lähteä. Jäsenien, vapaaehtoisten ja potentiaalisesti toimintaan osallistuvien sähköposti-osoitteiden talteen kerääminen on ehdoton edellytys. Mutta osaamisten pyytäminen sähköpostiviesteillä ihmisiltä on ongelmien hakemista! Järjestön kontaktien tulee saada sähköpostiviestissään linkki, jonka kautta he voivat tarkistaa ja päivittää yhteystietonsa – ilman tarvetta muistaa salasanoja. Samalla kannattaa kysyä kiinnostuksen kohteita ja osaamisia sekä miten ja milloin kukin voi ja haluaa osallistua. Moderneissa ympäristöissä tämä kaikki tieto menee suoraan tietokantaan. Sisältö pysyy näin automaattisesti kohtuullisen hyvin ajan tasalla ja järjestötyöntekijä voi tehokkaasti poimia vaikkapa seuraavia ryhmiä (jossa toisinaan yksikin jäsen riittää):
– pääkaupunkiseudulla asuvat ihmiset, jotka voivat pitää kanttiinia lauantaiaamupäivisin
– ihmiset, jotka ovat ilmoittaneet halukkuutensa jakaa järjestön some-päivityksiä
– sopimusjuridiikaa tuntevia auttamaan järjestön uuden rekisteriselosteen laatimisessa
Osallista järjestöihmisiä, mutta älä työllistä itseäsi rutiineilla
Tämä on tyypillinen teema, jossa tietotekniikkaa tosiaan kannattaa käyttää apuna. Ihmisiä voidaan osallistaa ja järjestöä voimaannuttaa ilman, että ne toistaiseksi harvat vapaaehtoistyöntekijät kuormittuvat entisestään. Sen verran valmista ja koeponnistettuakin tämä tekniikka on, ettei juuri rohkeutta starttaamiseen tarvita.
Edelliset Menestyvät järjestöt-sarjan kirjoitukset
- Asiakkuus: Asiakkuus järjestössä on enemmän kuin jäsenyys
- Tietorakenne: Ehjä tietorakenne: asiakkuusajattelun toteuttamisen edellytys
- Yhteistyö: Yhteistyö järjestön rajojen yli – portti parempaan näkyvyyteen
Autamme mielellämme järjestöjä automatisoidun osaamispankin luomisessa ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai rahat.
Ota rohkeasti yhteyttä!
Ilkka Harjula
22.1.2018
Ps. Saattaisit olla myös kiinnostunut aiemmasta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa -blogi kirjoituksesta
Otsikkokuva: www.pixabay.com
