Blog teksti

Ensiaskeleet järjestön menestykseen – vieraskynä Heidi Korva

/1 Comment/in /by

Vieraskynä kirjoittaja Heidi Korva: Ensiaskeleet järjestön menestykseen

Kirjoittaja on yhteiskunnalliseen viestintään ja vastuullisuusviestintään erikoistunut viestinnän kouluttaja, sparraaja ja tekijä omassa yrityksessään Communiké. Hän järjestää Menestyvät järjestöt -tapahtumaa yhdessä Salla Saarisen (Radical Soul) kanssa.

Tapaan työssäHeidi Korva, viestinnän konsultti, kouluttaja ja tekijä. Communiké viestintäyrityksestäni kymmeniä järjestöjä joka vuosi. Usein minut kutsutaan paikalle, kun joku tökkii, varsinkin viestinnässä. Usein syytä on vaikea hahmottaa, ”viestit eivät vaan mene läpi” tai ”viestintään kaivataan kautta linjan lisää tehoa ja kirkastusta”.

Viestintä on totta tosiaan tänä päivänä kaikille organisaatiolle tärkeämpää kuin koskaan. Jos se vielä kymmenisen vuotta sitten oli tukitoimintaa, tänä päivänä viestintä on strategisen tekemisen ytimessä. Viestintä on ratkaisevaa, jotta ihmisten huomio saadaan kääntymään oman järjestön (tai yrityksen) puoleen. Onnistunut viestintä saa ihmiset kiinnostumaan, se houkuttelee ja vakuuttaa, ja parhaimmillaan se saa ihmiset toimimaan niin kuin haluammekin, esimerkiksi antamaan meille aikaansa vapaaehtoistyössä tai rahaa kuukausilahjoituksina.

Viestinnästä on siis tullut yksi tärkeä järjestön menestyksen avain. Mutta väkevää viestintää on mahdotonta tehdä, jos muutama muu perusasia on järjestössä hunningolla.

1) Missio, tavoite, strategia.

Tietävätkö kaikki teidän järjestössänne, miksi te olette olemassa? Ketä varten teette työtänne, ja mitä teidän pitäisi saavuttaa, että saisitte aikaan mahdollisimman suuren positiivisen kädenjäljen maailmaan?

Ei ole yksi eikä kaksi järjestöä, joissa nämä kysymykset vieläkin vaatisivat kirkastusta. Pitäisi istua yhdessä alas ja kääntää ja vääntää asiaa niin kauan, että jokainen järjestön ihminen osaisi kertoa selvällä suomella Pihtiputaan mummollekin mikä on järjestön tavoite ja miksi sen työtä tässä maailmassa tarvitaan. Mission pitäisi olla niin yksinkertainen ja rohkea, että se jää mieleen kerralla. ”Haluamme, että Suomessa ei ole yhtään syrjäytynyttä lasta tai nuorta vuonna 2050”, sanoo Me-säätiö. Siinä on missio malliksi muillekin.

Mutta pelkkä ymmärrys olemassaolon syystä ja tavoitteesta ei riitä. Tarvitaan näkemys siitä, miten tavoitteeseen päästään. Strategian toteuttaminen (ja toteutuminen) vaatii hyvää johtamista. Sellaista, jossa jokainen organisaation ihminen tietää, mikä on hänen roolinsa, jotta tavoitteesta tulee totta. Mitä häneltä odotetaan? Mihin hänen pitää panostaa, mitä voi jättää tekemättä. Millaista muutosta pitäisi yrittää saada aikaan viestimällä. Jos suunta on epäselvä, viestinnästä puuttuu parhain terä. Kun ei tiedetä, mihin kannattaisi panostaa, viestitään vähän sitä, tätä ja tuota. Viestinnästä tulee höttöistä pullamössöä. Ei sellainen saa huomiota.

2) Rohkeutta

Rohkeus tarkoittaa monia asioita, esimerkiksi sitä, että järjestö uskaltaa tehdä asioita uudella tavalla, tai että johto rohkenee luottaa työntekijöihin. Se voi tarkoittaa sitä, että uskalletaan kokeilla uusia keinoja, varsinkin silloin, kun vanhat eivät toimi.

Rohkeus on sitä, että uskaltaa tavoitella tarpeeksi isoja asioita. Se on sitä, että johto menee ennakkoluulottomasti sosiaaliseen mediaan, kun viestinnässä nähdään sille tarvetta. Rohkea organisaatio uskaltaa rikkoa rajoja – sekä omia että organisaatioiden välisiä. Joskus rohkeus tarkoittaa myös sitä, että ei ollakaan mieliksi ihan koko maailmalle vaan joku suuttuu.

Onko teidän järjestönne tarpeeksi rohkea? Tätä kysytään torstaina Helsingissä Menestyvät järjestöt -tapahtumassa. Kannattaa seurata häshtägiä #järjestömenestyy.

3) Halua ja taitoa tehdä yhteistyötä

Valitettavan monessa järjestössä pidetään edelleen mustasukkaisesti kiinni omista jutuista eikä olla valmiita tekemään asioita yhdessä muiden kanssa. Niin uskomattomalta kuin se tuntuukin, jopa saman järjestön sisällä kyräillään ja kilpaillaan keskenään, esimerkiksi keskusjärjestön, piirien ja paikallisyhdistysten välillä.

Viestintä tarvitsee tänä päivänä massaa. Yhden organisaation viestit hukkuvat pelkäksi piipitykseksi valtavassa informaatiohälyssä, jonka keskellä elämme. Jotta oman äänensä saa kuuluviin, pitää heimo rakentaa yhtenäiseksi ja saada mukaan iso joukko sanansaattajia.

Yhteistyötä tarvitaan myös vaikuttamistyössä. Ja yhdessä tekemällä saa yleensä aikaan enemmän asioita kuin yksin. Yhteistyötä kannattaisi kokeilla myös eri sektoreiden järjestöjen kanssa. Miksi sote-järjestöt ja urheiluseurat eivät esimerkiksi pistä enemmän hynttyitä yhteen?

Yhteistyön ja verkostojen parantaminen on yksi syy myös Menestyvät järjestöt -tapahtuman perustamiselle. Tapahtuma on tarkoitettu kaikille järjestösektoreille, ja se kokoaa keskiviikkona ja torstaina 14. – 15.2. Helsinkiin kolmisensataa osallistujaa yli 70 järjestöstä. Tänä vuonna tapahtuman teemana on Rohkeus. Sosiaalisessa mediassa tapahtuma näkyy häshtägillä #järjestömenestyy.

Lisätietoja: www.communike.fi, www.menestyvatjarjestot.fi

Saattaisit olla kiinnostunut myös muista Viimeiset Pohdinnat-blogin Menestyvät Järjestöt-tapahtumaan liittyvistä kirjoituksista

TietoPiiri Oy on yksi Menestyvät Järjestöt – tapahtuman pääsponsoreista.

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Varainhankinnassa pitkäjänteisyys palkitsee – ei yksittäinen lahjoitus

/1 Comment/in /by

Viides Menestyvät järjestöt -tilaisuuteen linkittyvä kirjoitus keskittyy varainhankintaan – lahjoitus on päivän sana. Menestyvät järjestöt – tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Mitä lahjoitus oikeastaan tarkoittaa?

Lähes aina lahjoitus mielletään rahana, mutta sen ohella hyvin arvokkaita lahjoittamisen muotoja ovat oman ajan, osaamisen tai kontaktiverkoston tarjoaminen järjestön käyttöön. Lahjoitusten vastaanottamisen voi aloittaa helposti: ilmoittamalla ottavansa lahjoituksia vastaan. Mutta sekä brutto- että nettotuotoltaan tehokas lahjoitusprosessi vaatii suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Jo aiemmin käsitelty asiakkuusajattelu tarjoaa viitekehyksen, jonka perustalle lahjoitusprosessi on rakennettavissa.

Lahjoittajan polku tuntemattomuudesta järjestön kuukausilahjoittajaksi

Myyntisuppilo etenee tietoiuudesta preferenssiiin ja ostopäätökseen, joka onnistuessaan luo parhaassa tapauksessa suosittelijan ja kanta-asiakkaanSopimus kuukausilahjoituksesta on järjestön jackpot: useimmiten se on kertalahjoitusta karttuisampi ja vieläpä osittain budjetoitavissa. Mutta ani harvoin kuukausilahjoittaja tekee päätöksensä järjestön kannalta ”out of the blue”: kuukausilahjoitus on äärimmäinen luottamuksen ja arvostuksen osoitus. Ihminen suo sen järjestölle, johon hänellä on suhde. Kuukausilahjoittajat ovat keskuudessamme; mistä tiedämme keitä he ovat? Otetaan askel takaisin.

Yritysten myynnin ja markkinoinnin käyttämä ostoprosessin suppilo soveltuu liki sellaisenaan käytettäväksi. Alkuvaiheessa ihminen on tuotteesta tai yrityksestä tietämätön. Siitä hän voi edetä tietoisuuden kautta myönteiseen preferenssiin, siitä ostopäätökseen ja viimein suosittelijaksi sekä kanta-asiakkaaksi. Järjestössä nämä askeleet eroavat vain termeinä: tavoiteltava konversio on lahjoitus, ei tuotteen ostaminen. Kanta-asiakas on yhtä kuin kuukausilahjoittaja, järjestön kultakimpale.

Kehitä omaa kontaktivarastoasi muistijäljen luomiseksi

Kaikkein tunnetuimmilla järjestöillä on selkäytimissämme jo paikka: tunnemme ja osaamme arvostaa heidän työtä, joten voimme hyvinkin tehdä lahjoituksen suorakampanjan seurauksena. Vain kaikkein tunnetuimmat järjestöt hyötyvät suoraan ostetuista osoitteista. Useimmat järjestöt eivät ole meille niin läheisiä olkoonkin, että järjestön teema voi olla tuttu. Saadakseen riittävän vahvan muistijäljen, ihmiseen on oltava kontaktissa useita kertoja. Riittävään televisioon tai printtiin yleensä ei ole varaa – siispä on syytä kerätä kontaktivarasto itselle.

Jokainen kohtaaminen talteen

Tapahtumakävijällä, vapaaehtoistyöntekijällä ja uutiskirjeen tilaajalla on jo paikka mielessään järjestölle. Todennäköisesti se on myös positiivinen. He ovat hurjasti todennäköisempiä lahjoittajia kuin ostetun markkinoinnin kohdepoiminnan ihmiset. Siitä syystä järjestön kannattaa kerätä kaikki mahdolliset kontaktit talteen ja suhtautua ryhmän potentiaaliin suurella kunnioituksella. Voi tuntua oudolta miksi mainitsen vapaaehtoiset mahdollisina lahjoittajina: korrelaatio lahjoittamisen kanssa on vahva. Ne, jotka muutoinkin ovat mukana, he myös lahjoittavat – asia on heille tärkeä. Jos lahjoitusta ei suoraan pyydetä, tehtäköön lahjoittaminen ainakin mahdollisimman helpoksi.

Polku lahjoittajaksi

Lahjoittajan polku on asiakkuuden kehittämisen polku. Houkuttele muodostamaan kontakti ja yhteyden synnyttyä, kuuntele mitä juuri kyseinen ihminen haluaa. Viesti hänen intressiensä mukaisesti ja kun sen aika, pyydä osaamista, aikaa tai rahalahjoitusta. Kun olet saanut pyytämäsi, huolehdi, että ihmistä kiitetään. Hoida asiakassuhteitasi ja tee arvokkaista kontakteista vielä arvokkaampia. Ihminen, joka on jo lahjoittanut muutaman kerran, on aika todennäköinen kuukausilahjoittaja. Ehdota sitä hänelle.

Kuten sanomme, lahjoittajan kuuluu olla ytimessä, mutta järjestön ei tarvitse läkähtyä. Lahjoittamisen prosessi vaatii tietotekniikkaa automatisoimaan työvaiheita ja taustalla on oltava ehjä tietorakenne hallintamalleineen, paikalliselle tasolle hajautettu tiedon hyödyntäminen ja siihen liittyvä osaamistietopankki. Monessa kohdassa vaaditaan rohkeutta ja ennakkoluulotonta asennetta. Mutta olemme nähneet sen moneen kertaan: pitkäjänteinen työ – se kannattaa.

Tässä kohdin suosittelemme kertausta: TietoPiirillä on monta blogitekstiä aiheen ympäriltä, myös ennen tätä viiden kirjoituksen sarjaa. tutustu Viimeisimmät Pohdinnat-blogiin. Seisomme sloganimme takana: lahjoittaja ansaitsee huomion – järjestö lahjoittajan sitoutumisen

Edelliset Menestyvät järjestöt-sarjan kirjoitukset

Autamme mielellämme järjestöjä pitkäjänteisen ja tuloksellisen varainhankinnan mahdollistamisessa  ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä – olkoon se heidän osaamistaan, sitoutumistaan, aikaansa tai rahallista tukea. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

4.2.2018

Ps. Saattaisit olla kiinnostunut aiemmasta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa -blogi kirjoituksesta

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Luo osaamispankki – tiedä mitä jäsenet ja vapaaehtoiset osaavat ja haluavat

/6 Comments/in /by

Neljäs Menestyvät järjestöt -tilaisuuteen linkittyvän blogin aiheena on osaamispankki – tai usein sen puute. Menestyvät järjestöt – tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Viimeksi eilen järjestön vapaaehtoistyötä tekevänä törmäsin juuri tähän: emme järjestössä tiedä kuka meistä osaa mitäkin ja miten ihmiset ovat valmiita osallistumaan toimintaan. Työt kasaantuvat muutamille ja palveluita joudutaan ostamaan ulkoa, vaikka omassa porukassa luultavasti olisi ihmisiä, joilla on sekä sopivaa osaamista että innostusta lahjoittaa aikaansa. Tarvitsemme hallitusti kootun tietovaraston kompetensseista; toisella termillä se on osaamispankki. Lahjoituksissa painottuu raha, mutta lopulta aika on kaikkein niukin ja arvokkain asia mitä ihminen voi järjestölle antaa.

Yrityksissä henkilöstön osaamistietoa kerätään – miksi niin ei tehtäisi järjestöissä?

Monissa yrityksissä intranetissä on vapaamuotoisempi osio, jossa ihmisiä kannustetaan kertomaan itsestään: mitä he harrastavat ja osaavat työroolinsa ulkopuolella. Kun pikkujouluja varten tarvitaan vapaaehtoisia valokuvaajia, on heidät helppo tavoittaa. Tai kun kollega tarvitsee vinkkejä miten av-vahvistin pitäisi kytkeä, tietää hän keneen ottaa yhteyttä. Yhtä lailla formaalimmin kartoitetaan eri kielien osaamisia sekä muita kyvykkyyksiä, joita yrityksen toiminnassa saatetaan tarvita. Yrityksessä osaamispankki toisaalta mahdollistaa työyhteisölle pääsyn kaikkeen siihen osaamiseen mitä yrityksessä on ja työntekijälle tilaisuuden saada osaamisensa näkyviin ja käytettäväksi.

Järjestössä moni järjestön keskeinen tehtävä on täysin riippuvainen vapaaehtoistyöskentelystä. Jos ”reservissä” vapaaehtoisia on 300 mutta korkeintaan 30 osallistuu, se on dramaattinen menetys järjestön potentiaalille. Nuo 270 tuskin nukkuvat tai ovat ihmisiä, jotka nimenomaan eivät halua osallistua. Moni osallistuisi – jos joku pyytäisi.

Tuumasta toimeen – perustetaan osaamispankki

Sähköinen viestintä paperin sijaan on perusta, mistä lähteä. Jäsenien, vapaaehtoisten ja potentiaalisesti toimintaan osallistuvien sähköposti-osoitteiden talteen kerääminen on ehdoton edellytys. Mutta osaamisten pyytäminen sähköpostiviesteillä ihmisiltä on ongelmien hakemista! Järjestön kontaktien tulee saada sähköpostiviestissään linkki, jonka kautta he voivat tarkistaa ja päivittää yhteystietonsa – ilman tarvetta muistaa salasanoja. Samalla kannattaa kysyä kiinnostuksen kohteita ja osaamisia sekä miten ja milloin kukin voi ja haluaa osallistua. Moderneissa ympäristöissä tämä kaikki tieto menee suoraan tietokantaan. Sisältö pysyy näin automaattisesti kohtuullisen hyvin ajan tasalla ja järjestötyöntekijä voi tehokkaasti poimia vaikkapa seuraavia ryhmiä (jossa toisinaan yksikin jäsen riittää):
– pääkaupunkiseudulla asuvat ihmiset, jotka voivat pitää kanttiinia lauantaiaamupäivisin
– ihmiset, jotka ovat ilmoittaneet halukkuutensa jakaa järjestön some-päivityksiä
– sopimusjuridiikaa tuntevia auttamaan järjestön uuden rekisteriselosteen laatimisessa

Osallista järjestöihmisiä, mutta älä työllistä itseäsi rutiineilla

Tämä on tyypillinen teema, jossa tietotekniikkaa tosiaan kannattaa käyttää apuna. Ihmisiä voidaan osallistaa ja järjestöä voimaannuttaa ilman, että ne toistaiseksi harvat vapaaehtoistyöntekijät kuormittuvat entisestään. Sen verran valmista ja koeponnistettuakin tämä tekniikka on, ettei juuri rohkeutta starttaamiseen tarvita.

Edelliset Menestyvät järjestöt-sarjan kirjoitukset

Autamme mielellämme järjestöjä automatisoidun osaamispankin luomisessa ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai rahat.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

22.1.2018

Ps. Saattaisit olla myös kiinnostunut aiemmasta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa -blogi kirjoituksesta

 

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Yhteistyö järjestön rajojen yli – portti parempaan näkyvyyteen

/3 Comments/in /by

Sarjassaan kolmas blogi teemalla Menestyvät järjestöt käsittelee aihetta, joka kenties eniten vaatii siviilirohkeutta. Järjestön rajat ylittävä yhteistyö voi olla portti varainhankinnan näkyvyyteen, kumppanirahoitukseen / sponsorirahaan ja jopa STEA:n tukeen.

Menestyvät järjestöt – tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Joskus yhteistyö järjestön sisälläkin takkuaa, miten se onnistuisi järjestöjen välillä?

Vastaus kysymykseen: hyvin ennakkoluulottomalla ajattelulla. Järjestö on luultavasti viestinnällisesti vahvempi toimiessaan yhtenäisesti verrattuna tilanteeseen, jossa järjestön omat brändit toimivat itsenäisesti ja jopa toisistaan tietämättä. Järjestön kannattaa hakea viesti, johon kaikki organisaatiossa voivat sitoutua. Sekin on mahdollista, että viesti on löydettävissä järjestön rajojen yli – yhteistyössä muiden kanssa – uutisoimisen arvoisella lopputuloksella. Kannattaa miettiä, miten järjestöt voivat yhdessä tuottaa ainutkertaista lisäarvoa – palvelua – viestin vastaanottajalla ehkäpä potentiaaliselle lahjoittajalle tai vapaaehtoiselle.

Esimerkki rajoja rikkovasta kampanjoinnista: Maanpuolustusjärjestöjen yhteinen viesti

Maanpuolustuksen Tuki ry on maanpuolustusjärjestö, jonka tärkein tehtävä on keskeisten vapaaehtoista maanpuolustustyötä tekevien valtakunnallisten järjestöjen taloudellinen ja aatteellinen tukeminen. Toiminnan painopistealueena on vapaaehtoisen maanpuolustustyön keskitetty varainhankinta. Järjestöön kuuluu viisi jäsenjärjestöä, jotka ilmeisesti ovat kampanjoineet aiemmin melko itsenäisesti. Juhliakseen 100-vuotiasta Suomea he yhdistivät viestinnälliset voimansa ja toteuttivat kampanjan, jonka otsikon alle kaikkien järjestöjen toiminta kuuluu. Syntyi turvallisuustoimijoiden ”NUKU RAUHASSA Kokonaisturvallisuuden Suomi 100 -juhlahanke” Kampanjan pääkuva kuuluu herättäneen suunnitteluvaiheessa keskustelua, mutta sitä se on tehnyt kampanjan toteuttamisen jälkeenkin – ja ihan pelkästään positiivisessa mielessä. Yritysyhteistyön kumppaneiden löytyminen on ollut merkittävästi helpompaa, mainitsi Jari Anttalainen Maanpuolustuksen Tuki ry:stä. Ja myös raha on liikkunut uudella tempolla.

Järjestöjen yhteistyö STEA:n intressissä

Olemme lukeneet, että STEA näkee positiivisena sen, että tukihankkeessa on mukana useampi kuin yksi järjestö. Tämä on järkevää sekä järjestön itsensä että Veikkauksen pelituottojen käytön näkökulmasta! Työskentelytapojen kehittäminen tehokkaampaan suuntaan, järkevä työvälineiden hyödyntäminen ja saatujen kokemusten jakaminen – siinä muutamia tavoittelemisen arvoisia maaleja. Miksei myös resursseja voisi jakaa: yksi pieni järjestö voi vain haaveilla täysipäiväisestä viestintä- tai varainhankinnan kampanjaihmisestä, mutta kolmen pienen järjestön toimiessa yhdessä tämä voi olla realismia.

En erityisesti ole raportoinnin puolesta, mutta tässä kohdin tulee se poikkeus. STEA toivottavasti edellyttää, että mahdollisissa yhteishankkeissa jaetaan varsin yksityiskohtaisesti niin sanotut ”lessons learned” -asiat. Missä aikaa oli sittenkin varattu liian vähän, minkä asioiden sitouttaminen omalle väelle olisi vaatinut kenties toista lähestymistä jne. Kaikkien positiivisten lopputulosten ohella informoitakoon julkisesti kuopat, jotka seuraavat vastaavia hankkeita toteuttavat osaavat väistää.

Edelliset Menestyvät järjestöt-sarjan kirjoitukset

Autamme mielellämme järjestöjä yhteistyötapojen löytämisessä, parhaiden ratkaisujen käyttöönotossa ja kokemusten vaihdossa. Yhteistyössä voimme ylittää esteitä, jotka kullekin yksin olisivat ylitsepääsemättömiä. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

22.1.2018

Ps. Saattaisit olla myös kiinnostunut aiemmasta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa -blogi kirjoituksesta

Kuva: www.pixabay.com

Ehjä tietorakenne: asiakkuusajattelun toteuttamisen edellytys

/5 Comments/in /by

Menestyvät järjestöt – tapahtumaan liittyvän kirjoitussarjan toinen osa on aavistuksen teknisempi. Ehjä tietorakenne ja menetelmä tietosisällön ehjänä pitämiseksi on aivan välttämätön asia jo pelkästään lainsäädännön kannalta (katso blogi liittyen GDPR-asetukseen). Mutta asiakkuusajattelun toteuttaminen on mahdottomuus, ellei sovita tietosisällöstä ja sen ylläpitämisen tavasta (Asiakkuutta järjestössä käsiteltiin kirjoitussarjan ensimmäisessä osassa). Datasta muodostuu informaatiota ja edelleen hyödynnettävää tietämystä vain silloin, kun sisältö ja tietorakenteet ovat kunnossa.

Ehjä tietorakenne sopii maalaisjärkeen

Ehjällä tietorakenteella tarkoitamme mm. sitä, että tietosisältö henkilötietojen osalta on ajantasaista eikä rekistereissä ole duplikaatteja samasta ihmisestä tai organisaatiosta. Kontaktiin (ihminen tai organisaatio) liittyvät tiedot kuten onko kontakti jäsen, lahjoittaja, vaikutettava tai lehtitilaaja, löytyvät hallitusti samasta näkymästä. Kaiken tietosisällön ei välttämättä tarvitse sijaita samassa järjestelmässä, riittää kunhan siihen on vaivaton ja tietoturvallinen pääsy. Mutta vain niillä keille tieto kuuluu. Varainhankinta ja lahjoitusten hallinta – tästä tulee sarjassa oma erillinen blogiteksti –  on usein puuttuva toiminto. Jos kaikki muu on jo hyvin järjestetty, kannattaa varainhankinnan osio integroida nykyisen jäsenrekisterin kylkeen. Kunhan huolehditaan, että päivitetty tieto menee kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin ja toteutus on muutoinkin osaavasti ja vastuullisesti hoidettu.

Tietosisällön hallintamalli

Hallintamallissa kyse on siitä, että sovitaan ja sitoudutaan mitä tietoa kerätään, mihin sisältö tallennetaan ja kuinka varmistetaan, että ne joille asia kuuluu, saavat tiedon käyttöönsä. Lisäksi sovitaan miten varmistutaan, että kerran puhdistettu tietosisältö ei pian uudelleen ole ”epäkuranttia”. Vaikeinta tässä tuntuu olevan vastuuttaminen ja vastuullisten resursointi. Kuka on homman hoitaakseen ottanut, hänellä päävastuullisena on oltava tähän aikaa. Ilman selkeää velvoitetta muiden tehtävien ohella tämä asia ei ole mahdollista. Voi tuntua työläältä, mutta jatkuva sisällön ylläpito kuluttaa resursseja merkittävästi vähemmän kuin mitä huonoon kuntoon päästetyn tietosisällön kunnostus vaatii. Viime kädessä tietosisältö – yhteystiedot – ovat järjestön arvokkaimpia resursseja ja samalla lähes arvottomia, jos niiden oikeellisuuteen ei voi luottaa.

Varjo-IT

Järjestöt voivat olla varsinainen varjo-IT:n villi länsi: jokin yhdistys tai piiriorganisaatio voi ilmoittaa, että me toimimme kuten ennenkin, ottakaa te muut uusia konsteja käyttöön; työntekijöillä saattaa olla omia rekistereitä, joskus koska yhteiset työvälineet eivät palvele tai niitä ei ole; jokin osasto kokee omistavansa mustasukkaisesti kontaktien tiedot tms. Tämä voi vahingoittaa järjestön brändiä ja varmuudella se heikentää mahdollisuutta viestiä kokonaisvaltaisesti kontaktille ja tarjota hänelle juuri sitä mitä hän odottaa tai toteuttaa kohderyhmäpoimintaan perustuvia kampanjoita. Rikkinäinen tietorakenne vaikeuttaa edellytyksiä arvioida järjestön toimenpiteiden vaikuttavuutta. Viritelmien kitkemiseen kannattaa tosiaankin panostaa. Näin järjestössä voidaan varmistua siitä, että toiminta on tavoitteiden mukaista ja järjestö näkyy ulospäin suunnitellulla ja yhdenmukaisella tavalla. Kitkentä ei kuitenkaan tulisi olla ylhäältä alas annettu mahtikäsky vaan yhdessä ruohonjuuritasolla tapahtuva suunnittelu ja uusien toimintatapojen käyttöönotto, jotka tuovat konkreettista hyötyä käyttäjille.

Rohkeus

Mutta miten rohkeus liittyy tähän arkiseen teemaan? Sisällönhallintahankkeen käynnistävä ja yhtenäisiä ”business-like” -työskentelytapoja ajava järjestöjohtaja tullee kohtaamaan vastarintaa monilla luovasti löydetyillä argumenteilla. Onhan se rohkeutta, kun tekee mitä järjestön pitää, vaikkei häntä siitä kiitetäkään …vasta kuin jälkikäteen.

 

Autamme mielellämme järjestöjen tietorakenteen jäsentämisessä ja hallintamallin rakentamisessa, jossa automatisoitujen ratkaisujen avulla asiakas – jäsen, lahjoittaja jne. – kohdataan kuten hän itse haluaa ja hän pääsee kuulemaan asioista, joita hän on kiinnostunut. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

13.1.2018

Kuva: www.pixabay.com

Asiakkuus järjestössä on enemmän kuin jäsenyys

/9 Comments/in /by

’Asiakkuus’ on ensimmäinen aihealue seuraavien viikkojen blogi-kirjoitusten sarjassa. Taustalla on Menestyvät järjestöt – tapahtuma, jonka teemana on ’Rohkeus’. Oivallinen valinta! Tapahtuma järjestetään 14-15. helmikuuta Helsingissä. TietoPiiri Oy yksi tapahtuman pääsponsoreista. Tule mukaan!

Määritä jäsenyys järjestössäsi uudelleen

Jäseneksi sitouttaminen käy vuosittain vaikeammaksi, vaikkei ihmisten osallistuminen ja halu auttaa ole mihinkään kadonnut. Väki harmaantuu ja avustusrahan hakeminen ei sekään ole ainakaan helpommaksi tullut. Omaan varainhankintaan kannustetaan vahvasti, eiköhän omarahoitusosuus ole joskus vielä edellytyksenä julkisen rahan saamiselle lähes kaikille. Tässä on hyviä syitä rohkealle ja vanhat tavat kyseenalaistavalle toiminnalle ja sille, että uusia tapoja mietitään yhdessä –  Kun ajattelevat ihmiset on kerrankin saatu samaan paikkaan! Asiakkuus on kantava teema, sitä käsittelemme eri kanteilta.

Seuraavien viikkojen aikana kirjoitamme teemoista, joiden uskomme olevan pohtimisen arvoisia. Mitä  esitetyt ajatelmat merkitsisivät ja kuinka muutoksen saisi aikaan. Olemme ilahtuneita, jos saamme oivaltamisen lamppuja syttymään, mutta erittäin mielellämme kuulemme mitä tahansa muutakin palautetta. Emme teoretisoi vaan olemme tiukasti jalat maassa: olemme joka päivä non-profit organisaatioiden kanssa tekemisissä ja tiedämme käytännön hankaluudet, joita järjestön toimintaan liittyy. Muutosten toteuttaminen järjestössä on useimmiten paljon vaikeampaa kuin liikeyrityksessä ja sitä ei saa unohtaa. Ja sitten vihdoin asiaan, tässä ensimmäinen stoori.

Asiakkuus: entäpä jos jokainen kontaktisi on Asiakas ?

Niin monesti on tullut esille, että järjestössä tunnetaan tarvetta laventaa asiakkuuden käsitettä. Mutta ne vakiintuneet tavat ja tietojärjestelmien rasitteet jarruttavat tehokkaasti. Perinteisesti järjestössä jäsenyys on ollut keskeisin, jopa ainoa osallistumisen muoto ja sen taakkana tietojärjestelmät tuntevat poikkeuksetta jäsenyyden, mutta vain poikkeuksellisesti muita osallistumisen tapoja. Mutta nyt ei jäädä voivottelemaan vaan mietitään mitä kaikkea asiakkuus voi olla. Vapaaehtoiset, vaikutettavat, lahjoittajat, potentiaaliset lahjoittajat, lehtitilaajat, uutiskirjeen vastaanottajat, suosittelijat ja niin edelleen. Tietojärjestelmän kannalta kyse on ihmiseen tai organisaatioon liittyvistä ”tägeistä”, mikä antaa mahdollisuuden kohdentaa toimenpiteitä. Mutta mitkä ovat kullekin järjestölle ne tärkeimmät tavat ryhmitellä kontakteja, ne löytyvät järjestön vuosikertomuksesta, kulloistenkin tärkeimpien tavoitteiden kohdasta. Markkinoinnin puolella puhutaan konversiosta: tavoitellun toimenpiteen aikaansaamisesta. Toiselle järjestölle vapaaehtoisten rekrytointi on se kaikista tärkein, toinen hakee toimintansa mahdollistamiseksi lahjoituksia ja kolmas on yhteiskunnallinen vaikuttaja, jolloin päätöksentekijöihin vaikuttaminen on listan kärkipäässä. Nämä kaikki ovat asiakkuuteen liittyviä ominaisuuksia ja niin päätöksentekijä kuin lahjoittaja ovat asiakkaita.

Kehitys alkaa asiakkuuden monimuotoisuuden hyväksymisestä

Lepokitka on suurempi kuin liikekitka. Kun yllä esitetty ajatus on puraistu ja nielaistu, alkaa kontaktien systemaattiseen kehittämiseen tähtäävä toimenpiteiden sarja, joka ei ole projekti vaan jatkuva prosessi. Bisneksen puolella tämä on tuttua, mutta kaikissa järjestöissä ajatusta ei ehkä ihan vielä ole saatu koko toimintaa leimaavaksi metodiksi.

Katastrofien uhreja auttavan järjestön fokus on autettavassa, luonnollisesti. Mutta ilman lahjoittajia ei kenties ole millä uhreja auttaa. Menestyvää poikakuoroa Cantores Minoresta ei toiminnanjohtaja Jukka-Pekka Mäki-Luopan mukaan olisi olemassa ilman vanhempainyhdistystä, joka vapaaehtoisvoimin pyörittää poikien muonitusta ja monta muuta tehtävää. Nämä molemmat ryhmät, lahjoittajat ja vapaaehtoiset ovat järjestön toiminnan kannalta kriittisen tärkeitä ja ne todella ansaitsevat tärkeiden asiakkaiden kohtelun.

Asiakas on paljon muutakin kuin palvelutuotannon kohde tai verkkokaupan asiakas. Kaikki ovat asiakkaita ja pärjätäkseen, ollakseen vaikuttava ja pysyäkseen olemassa, järjestön kannattaa viestiä eri ryhmille eri tavoin ja myöntää, että on kahdenlaisia asiakkaita: tärkeitä ja sitten vieläkin tärkeämpiä.

Tee vielä uudenvuoden lupaus: tänä keväänä asiakkuudet kuntoon.

Autamme mielellämme järjestöjen asiakkuuden jäsentämisessä ja automatisoitujen ratkaisujen luomisessa, jossa asiakas – jäsen, lahjoittaja jne. – voi itse määritellä mitä hän on, mistä hän on kiinnostunut kuulemaan lisää ja mitä hän ajastaan, osaamisestaan tai varoistaan haluaa antaa. TP FONS järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.

Ota rohkeasti yhteyttä!

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

7.1.2018

Kuva: www.pixabay.com

GDPR mahdollisimman selkeästi

/4 Comments/in /by

Olemme huomanneet, että jotkin EU GDPR (General Data Protection Regulation)-tietosuoja-asetuksen yksityiskohdat ovat vaikeaselkoisia. Koetan tässä selventää keskeisimpiä asioita. Mutta pitää ehdottomasti lukiessa pitää mielessä, etten ole tietosuojajuristi enkä voi ottaa vastuuta tulkinnoista.

Kyseessä ei ole direktiivi, joka on tavallaan ohje tai raamitus normin rakentamiseksi vaan asetus, joka on lain kaltainen ja suoraan sovellettavaa oikeutta. Noudattaminen on siis välttämätöntä eikä non-profiteille ole mitään erillistä määritystä mikä on henkilötietoa ja mikä on rekisteri.

Voi olla yllätys, että nyt myös kuva pääsääntöisesti on henkilötietoa: kuvantunnistusohjelmat ovat kaikkien käytettävissä ja niinpä kuva voi kertoa paljon enemmän kuin 1000 sanaa.  Mapissa oleva, tietojärjestelmän sisältämä sekä verkkolevyjen ja taulukoiden sisältämä henkilötieto on rekisteriä. Sisältö ratkaisee, ei formaatti. On myös huomioitava, että henkilötietojen säilyttäminen on tietojen käsittelyä. Kun liitto tai järjestö pitää yllä yhdistystensä jäsenrekisteriä, pitää kullakin yhdistyksellä olla sopimus liiton kanssa. Tämä siis siinä tapauksessa, että jäsenjärjestöt ovat juridisesti itsenäisiä eli niillä kullakin on oma y-tunnuksensa.

GDPR yleisperiaatteet henkilötietojen käsittelylle

1.            Osoitusvelvollisuus

On pystyttävä osoittamaan, että asetuksen periaatteita on noudatettu. Ei siis riitä, että jonkin asian toteuttamisesta on sovittu vaan on voitava näyttää, että näin on tosiaan toimittu. Ei ole vaikkapa vaan sovittu, että mapeissa olevat rekisterit tuhotaan ja siirretään tietoturvalliseen sähköiseen paikkaan. On tärkeää dokumentoida, että näin on tapahtunut.

 2.            Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys

Henkilötiedon käsittelyyn on oltava laillinen peruste. Henkilötiedon säilyttäminen ja käsittely voi perustua suostumukseen, oikeutettuun etuun tai sopimukseen. Non-profitin kannattaa kiinnittää huomiota suostumukseen sekä sopimukseen. Suostumus on ylivoimaisesti yleisin – ja järjestön kannalta huonoin vaihtoehto. ”Suostun, että tietojani säilytetään rekisterissä Y”. Kun ihminen ottaa rastin pois, ei järjestöllä ole mitään edellytyksiä pitää tietoja. Suostumuksen sijaan sopimuksellisuus antaa järjestölle enemmän liikkumavaraa. Kun ihminen tilaa uutiskirjeen ja järjestö toimittaa palvelun, on syntynyt sopimus. Sopimusperusteista henkilötietoa ei niin vaan tarvitsekaan poistaa. Tämä on juristikikkailua, mutta se kannattaa tehdä, jotta voi myöhemmin kontaktoida ihmisiä esimerkiksi heidän houkuttelemiseksi uudelleen toimintaan.

 3.            Käyttötarkoitussidonnaisuus

Tietoa kerätään ja käytetään juuri siinä tarkoituksessa mitä rekisteriselosteessa on ilmoitettu.

 4.            Tietojen minimointi

Tiedon on oltava asianmukaista ja oleellista.  Tietoa saa kerätä vain sen verran mikä on tarpeellista. Tässäkin otsikko kertoo kaiken oleellisen.

 5.            Täsmällisyys

Tietosisällön tulee olla täsmällistä, päivitettyä ja virheetöntä. Täydellistä virheettömyyttä ei voi vaatia, mutta esimerkiksi monien rekisterien ongelma, duplikaatit, eivät ole sallittuja. Jotkut tietojärjestelmät eivät juuri piittaa onko henkilön tiedot jo valmiiksi rekisterissä vaan perustavat uuden kontaktikortin jäsenen tilatessa lehden tai ilmoittautuessa tapahtumaan. Samoin ihmisten muuttaessa rekistereihin jää helposti vanhentuneita kontakteja väärillä tiedoilla – tätä voi taklata automatisoimalla osoitteiden päivityksen suoraan Postin tietojärjestelmästä.

 6.            Säilytyksen rajoittaminen

Tietoa on lupa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tässäkin kohdin rekisteriseloste kannattaa laatia huolella, jotta esimerkiksi historiankirjoitus ei käy mahdottomaksi.

 7.            Eheys ja luottamuksellisuus

Kohta viittaa periaatteista eniten tietosuojan teknisiin ja organisatorisiin toimiin tietojen suojaamiseksi.

 Rekisteröityjen oikeudet

1.            Oikeus päästä tietoihin määräajassa

Rekisteröidylle on järjestettävä pääsy häntä koskeviin tietoihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa tietopyynnöstä. Hyvällä syyllä kaksi kuukautta sallitaan mutta ei enempää. Samalla on syytä kuitenkin varmistua, että tietoja pyrkii näkemään juuri rekisteröity, eikä joku hänenä esiintyvä.

 2.            Oikeus tulla unohdetuksi

Laillisuuden ohella tähän liittyy mahdollisesti työllistävä seikka: kun henkilö haluaa, että hänen tietonsa poistetaan, voi olla suuri työ löytää duplikaatit, joissa kenties on eri osoite tai vaikka sukunimi. Yhdelläkään järjestöllä ei ole aikaa moiseen tietojen metsästykseen.

 3.            Oikeus siirtää tiedot koneluettavassa muodossa järjestelmästä toiseen

Nyt menee vahvasti maallikkotulkinnan puolelle mutta oletan, että tämän kohdan noudattamisessa haetaan linjaa vielä jonkin aikaa. Mikä katsotaan tarkoituksenmukaiseksi ja kohtuulliseksi niin rekisteröidylle kuin rekisterinpitäjälle, sitä emme vielä tiedä.

 Osa asetuksen vaatimuksista on täysin selviä, osassa haetaan vielä linjaa. Kiistatonta on, että järjestöjen tulee toimia asiassa. Sekä laillisuuden täyttämiseksi että oman ylimääräisen työn välttämiseksi järjestön kontaktit on syytä koota siten, että pääsynhallinta on keskitetty ja ammattimaisesti hoidettu. 

Lisätietoa

Ole vain rohkeasti yhteydessä – autamme mielellämme

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

2.1.2018

 

Kuva: Modifioitu www.pixabay.com

Soita lahjoittajillesi ja kiitä juuri nyt!

/2 Comments/in /by

Ehdottomasti useimmat järjestölle rahaa lahjoittavat ihmiset arvostavat sitä, että heidät huomioidaan kiittämällä lahjoituksesta. Jossain tutkimuksessa oli havaittu, että merkittävin syy lahjoittamisen lopettamiselle on se, ettei heitä ollut koskaan kiitetty. Eräs järjestö saatuaan testamenttilahjoituksen oli kysynyt lahjoittajan omaisilta, miksi juuri heidän järjestönsä sai kunnian. Ikäihminen oli kuulemma lahjoittanut monelle järjestölle, mutta juuri tämä järjestö oli häntä kiittänyt, siinä oli valinnan syy.  Kiitä!

Kiitos on paikallaan mihin aikaan vuodesta tahansa, mutta juuri näinä päivinä on hyvä hetki tarttua puhelimeen ja soittaa ainakin merkittävimmille lahjoittajille. Kiitos arvokkaasta panostuksesta, muutama sana tulevan vuoden tavoitteista ja hyvän uuden vuoden toivotus – Pyytämättä mitään! Kokemus osoittaa, että aika usein tammikuussa samoilta ihmisiltä tulee ylimääräinen lahjoitus, hyvän mielen osoituksena. Tällainen VIP-lahjoittaja haluaa viedä järjestön missiota eteenpäin ja kokea merkityksellisyyttä ja osallisuutta. Soita ja kiitä! 

Meillä useimmat asiakkaat käyttävät kiittämisessä eri metodeja riippuen lahjoituksen koosta – tyypillisesti kolme portaisena.

  1. Tiettyyn euromäärään saakka lahjoittajalle lähetetään automaattisesti personoitu kiitos-tekstiviesti tai sähköposti. Viesti tulee oikean järjestössä työskentelevän ihmisen osoitteesta ja lahjoittaja voi vastata siihen. Koska automaattisen sähköpostin tai tekstiviestin lähettäminen on varsin kustannustehokasta, tämän kiittämisen muodon voi ulottaa aivan pienimpiinkin lahjoituksiin.
  2. Kun lahjoitussumma on hieman suurempi, lähetetään kiitoksena henkilökohtaisesti allekirjoitettu kortti tai kirje. Lue Susan Fishin vinkit kiitos-kirjeen kirjoittamisesta
  3. Kun lahjoitus ylittää esimerkiksi 950 €, luodaan johtoryhmän jäsenille automaattisesti soittotehtävä. Soittamista ei tarvitse tehdä sokkona vaan soittaja saa ruudulle 360-näkymän lahjoittajaan liittyvään tietoon, joka mahdollistaa VIP-lahjoittajan henkilökohtaisen palvelun. Tämä tietysti sillä edellytyksellä, että lahjoittajan yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet ja aktiviteetit on talletettu tietojärjestelmään.

Varainhankinnan tietojärjestelmää siis voi käyttää tehokkaana apuna lahjoittajien huomioimisessa.

Olemme sitä mieltä, että kiittämisen tulee tapahtua heti. Ikäihmiset tuntuvat hermoilevan menikö siirto oikein. Selkeä ja kohtelias kiitos antaa varmuuden, että lahjoitus hoitui kuten oli tarkoitus. Siispä kipin kapin kiittämään, siitä saa sitä paitsi hyvän mielen itsekin.

Soita ja kiitä – juuri nyt!

Kiitos ja hyvää uutta vuotta myös minun puolestani!

Ilkka Harjula

 

 

Ilkka Harjula

28.12.2017

Ps. Saattaisit olla kiinnostunut aiemmasta varainhankinnan blogi-kirjoituksesta Neljä vinkkiä, joilla toiminnanohjausjärjestelmä hyödyttää järjestön varainhankintaa

GDPR – check! Entä e-Privacy Regulation?

/1 Comment/in /by

EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR velvoittaa 25. toukokuuta 2018 – oletko valmis?

Moni on todennut, että EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation) eli henkilörekistereitä koskeva säännöstö teettää paljon työtä. Arvelen, että aika harva järjestö on kovinkaan lähellä ollakseen ”compliant” 25.5.2018, kun sen noudattaminen on pakollista. Soveltamistavassakin on vielä kysymyksiä. Kuinka pilkuntarkka esim. hyväntekeväisyysjärjestön tulee olla verrattuna suureen EU-alueella toimivaan verkkokauppaan? Aika hyvä kysymys.

Sähköisen viestinnän tietosuoja-asetus (e-Privacy Regulation) tulee

Kovin vähälle huomiolle on jäänyt, ettei GDPR ole aihealueen viimeinen työllistävä tekijä: toinen asetus, joka ei siis ole direktiivi vaan sellaisenaan velvoittavaa lainsäädäntöä, tulee pikapuoliin perässä. Sähköisen viestinnän tietosuoja-asetus (e-Privacy Regulation) on yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR:n ”sisarasetus” ja aiheuttaa nyt valmisteluvaiheessaan suurta pärskyntää. Se vaikuttaa järjestöjen toimintaan, mutta on kuitenkin liike-elämälle merkittävästi suurempi asia kuin kolmannen sektorin toimijoille.

GDPR on enemmän rakenteellinen ja vaikutukseltaan työllistävämpi. GDPR määrittää mm. sitä missä ja miten henkilötietoa säilytetään, kuka tietoon pääsee ja kuinka eheää se on. Myöhemmin tuleva sähköisen viestinnän tietosuoja-asetus puolestaan säätelee miten tietoa käytetään esimerkiksi markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Järjestön nimenomaan kannattaa suhtautua viestintäänsä systemaattisena kontaktin kehittämisen prosessina – kaupallisella puolella tavoite on tuotteen myyminen, non-profitin haluttu tulos voi olla vapaaehtoisten sitoutumisen vahvistaminen tai vaikkapa jäsenen osaamispanoksen lahjoittaminen. Mutta viestinnän kannalta asia on sama ja asetus tosiaankin koskee rekisteröidyn yhdistyksen toimintaa. Kirjoitan asetusten sisällöstä erillisen tiiviin blogin pikapuoliin.

… marraskuussa tai ehkä vasta 2019

Sähköisen viestinnän tietosuoja-asetuksen piti tulla voimaan toukokuussa 2018 mutta sitä on viivästetty ainakin marraskuuhun 2018. Asetuksen sisältö aiheuttaa vahvoja tunteita ja kriittisimpien mielestä se nykyisen valmisteluvaiheen mukaisena pysäyttäisi suoramarkkinoinnin liiketoiminnan kokonaan. On mahdollista, että asetus on täällä vasta vuoden 2019 puolella, mutta viisasta on ottaa sen keskeisestä sisällöstä selvää jo nyt. Hienosti jalostettua ja ymmärrettävää tietoa on tarjolla esimerkiksi Ohjelmistoyrittäjät ry:n ylläpitämällä sivustolla www.gdpr.fi

Työtä on tiedossa, mutta hyvää tässä on se, että asetukset korvaavat kansalliset lakiviritelmät ja kun asetuksia osaa noudattaa kotimaassa, pärjää samalla metodiikalla muuallakin EU-alueella.

Suosittelemamme askel oikeaan suuntaan

Vahva suosituksemme on, että vähintäänkin taulukkotiedostoista, verkkolevyille talletetuista listoista ja varsinkin mapeissa säilöttävistä rekisteritiedoista hankkiudutaan välittömästi eroon. Kun kaikki kontaktitieto on hallitusti samassa tietojärjestelmässä, on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn paljon helpompi hengittää vapautuneesti.

Ilkka Harjula

 

 

 

Ilkka Harjula

10.12.2017

Artikkeli kuva: www.pixabay.com

Tutkimus: Lahjoittaminen – pienillä parannuksilla suuria tuloksia

/0 Comments/in /by

Tuore Nonprofit Tech for Good -raportti keskittyy tällä kertaa lahjoittamisen tapojen ohella järjestön lahjoittajalleen tarjoamaan asiakaskokemukseen. Millaiset valmiudet järjestöillä on ottaa vastaan lahjoituksia tai oikeastaan kääntäen: onko potentiaalisen lahjoittajan polulla kiviä ja kantoja? Kilpistyykö hyvä aikomus ennen kuin on päästy painamaan kultaista nappia, viimeistä enteriä lahjoituksen toteuttamiseksi? Kyllä, niitä kantoja on, mutta onneksi aika moni niistä on siirrettävissä ilman puskutraktoria. Niistä seuraavassa muutama poiminta. 

1.      Vain aniharva järjestö pyrkii konvertoimaan lahjoittajiaan uutiskirjeidensä tilaajiksi ja some-kanaviensa seuraajiksi. Tehtyään lahjoituksen ja saatuaan siitä personoidun kiitoksen, lahjoittaja on vastaanottavassa moodissa. Miksi jättää ”call to action” tässä kohdin tekemättä. Tapauksesta riippuen uudelle lahjoittajalle voi ehdottaa kuukausilahjoittamista, mutta lahjoituskohteeseen liittyvän uutiskirjeentilaus ja some-kanavan seuranta sopii kaikille. Ne antavat sekä mahdollisuuden tavoittamiseen usein mutta myös viestinnän levittämisen edelleen.

2.      Kuukausilahjoittaminen on etenkin Yhdysvalloissa yleistymässä ja useimmat tarjoavat mahdollisuuden, muutamat rohkelikot jopa oletusarvoisena lahjoitusmuotona. Kotimaisten tutkimusten perusteella meillä kipuillaan nimenomaan kk-lahjoituksen kanssa ja työvälineiden puuttuessa fokusoidaan kertalahjoituksiin. Kk-lahjoitus kuitenkin olisi karttuisampi ja budjetoitavampi, järjestön kannalta tavoittelemisen arvoinen.

3.      Mobiililahjoittaminen samoin kuin vaihtoehtoisten maksutapojen käyttäminen yleistyy. Eksoottisempien maksutapojen suhteen kuten Apple Pay tai Visa Checkout olemme Suomessa toistaiseksi turvassa mutta mobiililahjoittamisen nopeaan yleistymiseen on syytä varautua. Mobiililahjoitus on hankala tapaus siitä syystä, että lahjoittajan tietojen saaminen tietokantaan asiakassuhteen kehittämistä varten on vaikeampaa. Raha voitelee järjestön rattaita tulipa se mitä kanavaa tahansa. Jotta tiedot saadaan talteen, voi tekstiviestillä lähettää kiitoksen lahjoituksesta sekä linkin, jota kautta tietojaan voi täydentää suoraan tietojärjestelmän kantaan.

Oletko huomannut, että itse kirjoittamasi tekstin virheitä on vaikeaa huomata? Voihan olla, ettei isolla vaivalla rakennetun lahjoitussivuston mahdollisia hankalasti toimivia osia yksinkertaisesti havaitse. Kannattaa pyytää ”tuoreita silmiä” apuun kokeilemaan ja antamaan palautetta. Tämän ohella hyvä, paljon systemaattisempi tapa on hiljattain VaLa:n tilaisuudessa (Vastuullinen Lahjoittaminen ry) tutustumani Donor Journey Mapping, nonprofit järjestöille vapaaseen käyttöön kehitetty asiakaskokemuksen hahmottamisen malli. Siinä käydään erittäin käytännönläheisesti ja kronologisesti läpi kaikki se mitä lahjoittaja näkee, tekee ja kokee alkaen lahjoitusaikomuksesta ja päätyen lahjoittajan järjestöltä saamaan palautteeseen. Kirjoitan aiheesta seuraavassa blogissa tarkemmin. Brian Walsh metodistaan Slidesharessa

Latauslinkki blogin aiheena toimineeseen raporttiin 2017 Global NGO Online Technology Report

Ilkka Harjula

Ilkka Harjula

1.8.2017

Artikkeli kuva: www.pixabay.com