Tag Archive for: varainhankinnan konsultointi

Kansainvälisesti toimivat suuret järjestöt rahankerääjinä – mihin keskittyä kehittämistoimissa?

Johdanto

Tämä dokumentti on artikkelisarjassaan neljäs ja viimeinen, järjestön varainhankinnan kehittäminen tässäkin aiheenaan. Sarjassa pohditaan millaisiin asioihin missäkin rahankeräystoiminnan kypsyysvaiheessa tulisi keskittyä. Tämä artikkeli keskittyy kansainvälisen tason järjestöihin, jotka tyypillisesti ovat suuria. Tässäkin dokumentissa esitetyt asiat perustuvat kirjoittajan kokemukseen ja näkemykseen ja ovat siten subjektiivisia. Kommentteja otamme mielellämme vastaan.

Artikkelisarja julkaistaan pian myös SOSTE ry:n (Suomen sosiaali ja terveys) Järjestöoppaassa.

Leimallisia piirteitä

Kansainväliset järjestöt ovat useimmiten kovan tason ammattilaisia ja osaavia rahankerääjiä. Varainhankinta on omana hyvin resursoituna funktionaan ja työvälineet ovat monipuolisia. Nämä järjestöt hyödyntävät liiketoiminnan oppeja ja logiikoita toiminnassaan ja ovat hyvin analyyttisiä tulosten seuraamisessa. Tunnettuudessa ja brändin vahvuudessa kansainväliset toimijat ovat tyypillisesti omilla lukemillaan, mikä tuo niille huomattavia etuja viestinnän mahdollisuuksissa verrattuna pienempiin verrokkeihinsa. Näkokulma rahankeräysten kehittämisessä on viestinnällinen sekä työprosessia edelleen hiova, automatisoiva sekä rutiineja karsiva.

Keskity näihin aiheisiin

1. Analytiikka, automatiikka ja tekniikka

Voi tuntua yllättävältä, että tekniikka tulee mainituksi ensin. On syytä uskoa, että kansainvälisillä toimijoilla työvälineistö ja analyysikeinot ovat jo hallussa. Mutta johtuen tekniikan ripeästä kehittymisestä ja suuren organisaation mittavista resursseista, aihetta on pidettävä silmällä erityisen tarkasti. Valinnat tärkeimmistä työskentelyvälineistä tehdään usein muualla kuin Suomessa ja organisaatioiden koosta johtuen, järjestelmät voivat olla aivan yhtä laajoja kuin suurilla yrityksillä. Muutosten tekeminen ja paikallisuuden huomioiden esimerkiksi suomalaisen pankkijärjestelmän yhteensopivuuden varmistamiseksi saattavat vaatia ponnistuksia.

Kv-tason rahankerääjien fokus tekniikassa on tehokkuuden parantaminen, rutiinitehtävien karsiminen, yhä tarkempi analytiikka ja markkinoinnin automaatio. Nämä ovat aiheita, jotka toteutuvat IT-hankkeiden kautta – toteuttajakumppanien ammattitaidosta ja omasta hyvästä sopimusosaamisesta kannattaa huolehtia.

2. Lahjoittamisen trendien ennakointi

Järjestön on välttämätöntä seurata toimintaympäristöään raportteja ja hiljaisia signaaleita tulkiten. Jos uusi maksutapa näyttäisi olevan yleistymässä ja järjestelmämuutokset ovat hitaita, ennakointi antaa kilpailuetua muihin nähden. Kilpailu ihmisten huomiosta ja rahasta, tunnettuimpienkin järjestöjen kohdalla kilpailutilanne on itsestään selvä asia.

Paikalliset eroavaisuudet antavat työlle haasteen: Yhdysvalloissa tuotettu ansiokaskaan raportti ei välttämättä ole lainkaan relevantti rahankeräyksen kannalta Suomessa. Jopa Suomen ja Ruotsin välillä on ollut nähtävissä merkittäviä eroja: Ruotsissa kuukausilahjoittaminen on ollut huomattavisti yleisempää kuin meillä ja myös mobiilimaksun siirtyminen valtavirraksi tapahtui paljon aiemmin. Suomessa taas on vertaansa vailla oleva viitenumerojärjestelmä.

3. Toimialan priimusten seuraaminen

Kärkitoimijoiden huolellinen seuraaminen on osa ennakointia mutta ansaitsee tulla mainituksi erikseen. Toisten verkkosivustojen seuraaminen niin paikallisesti, mutta myös kansainvälisesti kuuluu varainhankinnan päivittäiseen työhön. Vetoomusviestien tyyli, mediavalinnat, nousevat somepalvelut, rekrytoinnit, mobiiliystävällisyys – luova kopiointi tai ainakin ideoiden napsiminen on sallittua. Omiin valintoihin saa lisää näkökulmaa vertaamalla niitä toisten tekemiin ratkaisuihin. Luonnollisesti somessa ollaan toisten toimijoiden tekemisistä ja ilonaiheista tietoisia.

4. Business-like -käytännöt

Johtuen tarpeesta olla kustannustehokas ja toimintatavaltaan trimmattu, on työskentelytavoissa monia liiketoiminnasta suoraan tai soveltaen lainattuja metodiikkoja. Asiakkuusajattelu, kohderyhmien segmentointi ja kohdistettu viestintä, jonka purevuutta seurataan, ovat itsestään selviä asioita. Tavoitellut konversiopolut on mietitty tarkoin ja keinovalikoima ei ole kevyin peruistein valittu. Brändin varjeleminen vaikkapa ei toivottuja mielleyhtymiä tuovilta kumppaneilta, erittäin tärkeää – ja pohdittava etukäteen sekin. Tietämyksenhallinta ja tietoturva, tietosisältöjen elinkaariajattelu, tämä kaikki kuuluu suurien toimijoiden, miksei vähän pienenpienkin arkeen.

On helppo ymmärtää, että voidakseen tehdä arvokasta työtään, on järjestön työntekijöiltä karsittava kaikki koneiden tehtäväksi kelpaavat rutiinit. Monien ammattiryhmien työn korvaaminen koneella on tulevaisuudessa mahdollista. Mutta useimpien järjestöjen ydintehtävän suorittamiseen ei kelpaa kuin ihminen.


5. Kansainvälisen konserni-IT:n ja taloushallinnon jäykkä muotti

Kansainvälisillä orgnisaatioila on korporaatiotyyppisiä haasteita monikansallisen raportoinnin ja organisaatiorakenteiden suhteen. Niistä muodostuu haasteita, joita kansallisesti järjestäytyneillä järjestöillä ei ole.

Seurauksena voi olla esim. kansallisen varainhankinnan jäykistyminen kansainvälisen konserni IT:n ja taloushallinnon muottiin. Muutoksiin syntyy massiivinen hitaus, koska muutokset pitää toteuttaa kaikkia lakeja noudattaen useassa maassa yhtä aikaa. Samalla ymmärrys ja palvelutuki saattavat olla hyvinkin kaukana rajoitetun varainhankintamarkkinan – Suomen – työntekijöiden arjesta.

Tällöin on hyvä pohtia, jos Suomessa varainhankinnan työkalut kuitenkin olisivat kansallisia – kansallisiin tapoihin ja järjestelmiin sovitettuja – ja järjestöt raportoisivat rajapintojen kautta kv-organisaation suuntaan siltä osin kuin tarpeellista.

Neljän aihetta käsittelevän artikkelin sarja

Tämän artikkelin ohessa voit lukea seuraavat julkaisut:

Rahankeräyksen aloittaminen – mihin keskittyä ellei keräyslupaa vielä ole

Keskisuuret järjestöt, joilla rahankeräys alkuvaiheessa – mihin keskittyä

Keskisuuret järjestöt, jotka jo edistyneitä rahankerääjiä – mihin keskittyä toimenpiteissä?

 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Keskisuuret järjestöt, jotka jo edistyneitä rahankerääjiä – mihin keskittyä toimenpiteissä?

Johdanto

Tämä dokumentti on artikkelisarjassaan kolmas. Sarjassa pohditaan millaisiin asioihin järjestön missäkin rahankeräyksen kypsyysvaiheessa tulisi keskittyä – miten kehittää varainhankintaa. Tämä artikkeli keskittyy keskisuuriin järjestöihin, jotka ovat lahjoitusten vastaanottamisessa jo suhteellisen pitkällä. Kuten muissakin artikkeleissa, esitetyt asiat perustuvat kirjoittajan kokemukseen ja näkemykseen ja ovat siten subjektiivisia.

Artikkelisarja julkaistaan pian myös SOSTE ry:n (Suomen sosiaali ja terveys) Järjestöoppaassa.

Leimallisia piirteitä

Tyypillisesti rahankeräyslupa on ollut voimassa jo vuosia ja rahankeräys ei ole enää uusi asia. Monia keinoja on kokeiltu – vaihtelevalla menestyksellä. Moni on kokeillut kaupallisten rekisteripalveluiden tarjoamia kohderyhmiä kampanjoissaan, mutta useat ovat näistä luopuneet, koska ainakin ensimmäisen kampanjan tulokset ovat olleet vaatimattomia. Rahankeräykseen on osoitettu henkilöresursseja mutta hieman enemmän tarvittaisiin. Yhteistyö johdon, varainhankinnan ja viestinnän välillä on tiivistä. On havahduttu, että tietämyksenhallinnan kehittämiselle on tarvetta ja vähintäänkin on harkittu rekisteriä, jossa mm. jäsenten ja vapaaehtoisten ohella kaikki muutkin kontaktit olisivat samassa paikassa. Näkökulma on kehittävä, uutta oppiva.

Keskity seuraaviin aiheisiin

1. Keskusliiton rahankeräysluvan hyödyntäminen paikallisesti

Toisinaan sekä keskusliitto että itsenäiset paikallisyhdistykset suorittavat rahankeräystä. Huonoimmassa tapauksessa kaikilla on oma keräyslupansa, erilaiset tekniset välineet ja työnkulut asian hoitamiseksi. Kaikkialla keksitään pyörää uudelleen. Tämä on huimaa voimavarojen tuhlaamista.

Mielestämme keskusliiton kannattaa tarjota rahankeräyksen metodiikka palveluna – laskuttaa siitä yhdistyksiä tai ei. Yhdistys voi liittää keskusliiton keräyslomakkeet (tyypillisesti kerta- ja kk-lahjoitus) omalle verkkosivulleen. Liiton keräyslupa on näkyvissä. Keräyskohde voi silti olla täysin paikallinen, mikä yleensä edistää lahjoitusten kertymistä paikallisyhdistyksissä. Keskusliitto tilittää kertyneet varat sovituin väliajoin ja tarjoaa lisäksi pääsyn tietojärjestelmään, jossa paikallisyhdistykset voivat tarkastella lahjoituskertymää, lahjoittajia, verrata mikä lahjoituskanava oli tehokkain jne.

2. Yhteistyö järjestöjen välillä

Sen sijaan, että kaikki tehdään ja opitaan itse, voi olla erittäin hyödyllistä tarkastella mahdollisuutta yhteistyöhön jonkin toisen järjestön kanssa. Sisarjärjestöt ovat luonnollisia valintoja mutta asiaa voinee ajatella luovemminkin: kumppani voisi olla järjestö, joka joka tapauksessa kilpailee samasta huomiosta ja rahasta. Viestinnän näkyvyyden ja vaikuttavuuden kannalta tässä voi olla avaimia onnistumiseen mutta myös resurssienkäyttö puoltaa aihetta. Yhdellä pienellä järjestöllä ei  kenties ole mahdollisuuksia viestintäammattilaisten käyttöön tai mainontaan mutta kaksi tai kolme pientä yhdessä on toinen asia.

Järjestöjen välisestä yhteistyöstä on kirjoitettu blogi, joka löytyy Tietopiirin sivulta, tämän linkin kautta.
Toinen Tietopiirin blogi käsittelee aihetta konkreettisemmin, pääaiheenaan Maanpuolustuksen tuki ry:n Nuku rauhassa -kampanja, joka oli kokonaisturvallisuuden Suomi 100 -juhlahanke. Tämän blogin löydät tästä.

3. Tietosiilot kumoon – tietämyksenhallinnan kehittämisen aika

Pääsääntöisesti järjestön kannattaa tuntea lahjoittajansa – siinä missä kaikki muutkin kontaktinsa. Tämä edellyttää suunnitelmallista lähestymistä tietämyksenhallintaan: kuinka lahjoittajien tiedot kerätään, mihin ne tallennetaan ja miten asianmukaisesti huolehditaan, että GDPR:n (tietosuoja-asetus) edellyttämiä säilytysaikavaatimuksia noudatetaan. Tähän toisin sanoen liittyy sekä teknisiä rakenteita että työnkulkujen määrittämistä. Tässä vaiheessa järjestöllä usein on erillisiä tietovarastoja ja nyt on aika tarkastella miten varastot saadaan yhdistettyä. Osa rekistereistä voi sisältää paljonkin vanhentunutta tietoa: puhdistaminen on syytä tehdä aivan ensimmäisenä. Se on myös tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoittava edellytys.

Lahjoittaja voi olla vain satunnainen kertalahjoittaja. Monesti lahjoittaja on muutenkin sidoksissa järjestöön: jäsenenä, vapaaehtoistyöntekijänä tai somen viestien jakajana. Jotta kohderyhmiä viestinnän toimenpiteille voi järkevästi toteuttaa, tulisi ihmisen olla järjestön kirjoissa ja kansissa vain kerran. Sen sijaan hänellä voi olla samaan aikaan useita ”rooleja”, ominaisuuksia.

Ellei järjestöllä ole itsellään osaavaa IT-joukkuetta käytössään, tässä kohdin ulkoisen ammattilaisen käyttäminen on perusteltua.

4. Työntekijöiden ja vapaaehtoisten sitouttaminen – asiakkuusajattelu

Asiakkuusajattelun voi mieltää tarkoittavan ainakin seuraavia asioita:

  • Järjestön kaikki kontaktit ovat asiakkaita. On tärkeitä ja vielä tärkeämpiä
  • Lahjoittaja on asiakas – merkityksellinen järjestölle
  • Jokaisella on velvollisuus edistää järjestön tavoitteiden saavuttamista myös varainhankinnassa
  • Varainhankinta on asenne
  • Tunnetaan kontaktit ja ryhmitellään heitä
  • Puhutellaan ihmisiä ryhmäkohtaisesti heille mielekkäällä tavalla, tavoite palvella yksilöllisesti
  • Sitoudutaan käyttämään samoja tietotyön välineitä, jotta järjestön kaikki tekemät toimenpiteet löytyvät yhden luukun takaa

Kaikille kannattaa kertoa millaisia konversiotavoitteita järjestöllä kullekin ryhmälle on. Kaikkia kannattaa myös kannustaa kertomaan niistä edelleen, mahdollisuuksiensa mukaan. Tässä some osoittaa voimansa: jos järjestöllä on 10 000 seuraajaa tärkeimmässä somepalvelussaan, ei tilanne ole lainkaan hassumpi. Mutta jos tämän ohella järjestö saa 300 ihmistä jakaamaan järjestön vetoomusviestin omassa verkostossaan esim. 200 ihmiselle – jopa 60 000 silmaparia tulee sen näkemään. Järjestön lähettämän vetoomusviestin sijaan tämä viesti tulee tutulta ihmiseltä ja on ainakin periaatteessa vaikuttavampi. Näemme, että viestintä ei kuulu pelkästään järjestön viestintäammattilaisille vaan ihan kaikille.

4. Toimenpiteiden vaikuttavuuden analysointi

Jotta vaikuttavuutta voi arvioida ja havainnoida muutoksia aiempiin toimenpiteisiin, yhteistyön toimintojen välillä, dokumentaation ja tietämyksenhallinnan on oltava kunnossa. Analysointi koostuu useasta asiasta kuten lahjoittaja-analytiikasta, verkkosivuston kävijäanalytiikasta, kanavakohtaisesta seurannasta (mikä viestintäkanava oli tehokkain) ja onnistuneiden konversioiden kustannuslaskennasta. Liiketoiminnan puolella aina läsnä oleva kustannustietoisuus on nyt myös järjestön asia. Vaikuttavuuden analysoinnissa luultavasti toimintatavoissaan etevilläkin järjestöillä on petrattavaa.

Analysointi tähtää siihen, että ensi kerralla onnistutaan vielä paremmin. Toimintaympäristö kuitenkin muuttuu: julkiseen rahoitukseen tulee linjamuutoksia, syntyy uusia rahoitustapoja, ilmiöitä ja trendejä. Syinä ja seurauksina näistä, ihmisten käytöskin muuttuu. Tämän vuoksi paraskaan menneen analyysi ei pelkästään riitä seuraavien toimenpiteiden valintaan vaan järjestön ihmisten kannattaa seurata alan raportteja niin kotimaasta kuin muualta sekä pitää tarkasti silmällä miten muut toimivat.

Neljän aihetta käsittelevän artikkelin sarja

Tämän artikkelin ohessa voit lukea seuraavat julkaisut:

Rahankeräyksen aloittaminen – mihin keskittyä ellei keräyslupaa vielä ole

Keskisuuret järjestöt, joilla rahankeräys alkuvaiheessa – mihin keskittyä

Kansainvälisesti toimivat suuret järjestöt rahankerääjinä – mihin keskittyä kehittämistoimissa?

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Keskisuuret järjestöt, joilla rahankeräys alkuvaiheessa – mihin keskittyä

Tämä dokumentti on artikkelisarjassaan toinen. Sarjassa käsitellään, millaisiin asioihin missäkin keräystoiminnan kypsyysvaiheessa tulisi keskittyä. Tämän artikkelin fokus: keskisuuret järjestöt, joilla rahankeräys alkuvaiheessa. Kuten muissakin artikkeleissa, esitetyt asiat perustuvat kokemukseen ja näkemykseen ollen siten subjektiivisia.

Artikkelisarja julkaistaan pian myös SOSTE ry:n (Suomen sosiaali ja terveys) Järjestöoppaassa.

Leimallisia piirteitä

Tavallisesti tämän ryhmän järjestöillä on rahankeräyslupa ja siten mahdollisuus rahankeräyksiin. Omaehtoinen varainhankinta lahjoitusten kautta on pienimuotoista eikä mitenkään systematisoitua. Varainhankintaa suoritetaan periodimaisina pyrähdyksinä ilman nimettyjä henkilöresursseja. Järjestön funktioiden kuten viestinnän ja taloushallinnon yhteistyö varainhankinnassa on vähäistä

Kiinnitä huomiota seuraaviin aiheisiin

1. Käy kaikki uudelleen läpi

Löytyyhän lahjoita-nappi etusivulta eikä valikoiden uumenista? Entä potentiaalisimmat lahjoittajat, ollaanko edelleen samaa mieltä, että kohderyhmä on oikein hahmotettu? Lahjoituskohteet, sopivatko ne järjestön luonteeseen ja kyseiselle kohderyhmälle? Onko tarinallistaminen ja lahjoituskohteiden visualisointi edelleen juuri kuten on tarkoituksenmukaista? Entä lahjoitustoiminnan tavoitteet suhteessa käytettäviin resursseihin? Onko hankkeen aikataulutus ja vaiheistus realistinen? Tässä ketjukyselijän ohjeita, mutta kaikki todella kannattaa vielä käydä läpi terveellä tavalla kyseenalaistaen, mutta pienimpiin detaljeihin juuttumatta. On hyvä ajatus pyytää esimerkiksi sisarjärjestön ihmisiä tarkastelemaan lahjoitussuunnitelma ja -tilanne – uusin silmin voi löytyä uusia oivalluksia. Joko Facebookin varainhankintatyökalut on saatu käyttöön, ellei, nyt kannattaa pistää toimeksi.

2. Tietotyön välineet – lahjoittajatiedon systemaattinen kerääminen

Tietotekniikalla ja tietotyön välineillä voi olla merkittävä rooli rutiinitehtävien karsimisessa sekä uudenlaisten työskentelytapojen mahdollistamisessa. Esimerkkinä toimii vaikkapa verkkosivulla oleva lahjoituslomake. Se voi tuottaa sähköpostin, jonka joku järjestössä joutuu siirtämään johonkin muualle. Tieto on jo ollut digitaalista, mutta sitä on kopioitava manuaalisesti johonkin muualle. Paremmassa tapauksessa lahjoituslomakkeen tieto siirtyy suoraan tietokantaan kyseisen lahjoittajan tietoja täydentämään. Lahjoitusten kirjanpitoon merkitseminen voi olla manuaalista kohdistamista tai tietotekniikan avustamaa, automaattista tai puoliautomaattista. Myös jo käsitellyssä kiittämisessä tekniikka voi olla avuksi.

Lahjoittajien kontaktitietojen systemaattinen kerääminen on tärkeää. Edellä mainittu manuaalinen vaihe tuottaa lisätyötä ja myös tallennusvirheitä. Jos kontaktitieto on järjestön omassa järjestelmässä, kontaktien ryhmitteleminen ja lähestyminen ryhmäkohtaisesti on mahdollista. Lahjoittajasuhteen syventäminen hyvin tyypillisesti vaatii yhteydenpitoa lahjoittajaan ja tämä on mahdollista vain sikäli kun järjestö tuntee lahjoittajansa.

3. Liikennettä lahjoitussivulle

Järjestön viestinnän tavoitteena on ajaa verkkoliikennettä, eli kävijöitä, järjestön omalle lahjoitussivulle. Some on erittäin tärkeä viestinnän ja jopa lahjoitusten keräämisenkin väline, mutta some on pääasiassa markkinoinnin väline: someviestin tulisi houkutella ihminen järjestön lahjoitussivulle. Omalla verkkosivulla tapahtuu kontaktin ”kiinniotto”, tietojen tallentaminen ja lahjoituksen maksaminen. Omalla sivulla talletettu tieto on järjestön omaisuutta ja käsiteltävissä – somessa kontakti kuuluu palveluntarjoajalle, ja mahdollisuudet hyödyntää lahjoittajien tietoja esimerkiksi kohderyhmäpoiminnoissa ovat rajalliset. Jos kaksi prosenttia lahjoitussivun kävijöistä tekisi lahjoituksen, on vaivatonta päätellä, että kävijöitä on oltava paljon, jotta rahaa kertyy.

4. Toimiva verkkosivusto

Järjestön verkkosivuston tarkempaa analyysiä kannattaa harkita, myös teknisen toteutuksen kannalta. Tarkoituksenmukaiset laskeutumissivut (landing page) kampanjoille tai lahjoituskohteille ja niiden helppo löydettävyys on tärkeää. Graafinen ja viestinnällinen selkeys, jotta haluttu viesti varmasti välittyy – asiaa ei voi painottaa liikaa. Hakukoneiden kannalta sivun sisällön on parempi uudistua: hakukoneet pitävät tiheästi uudistuvista sivuista. Haluamme saada ihmisen tulemaan sivuille uudelleen: jos kävijä tietää, että kiinnostavaa aineistoa on löydettävissä, hän palaa todennäköisemmin.

Myös sähköpostiviestinnällä voi  ohjata jo lahjoituksen tehneitä ihmisiä lahjoittamaan uudelleen sekä jakamaan järjestön viestejä.

5. Lahjoittamisen donor journey

Donor Journey, tunnetaan ehkä paremmin nimellä Service Blueprint, on palveluprosessin visuaalisen kuvaamisen malli. Käyttäjän kulkema polku kuvataan vaiheittain, ja eri palveluiden liittyminen toisiinsa tulee käytännöllisellä tavalla esitetyksi.

Tietopiiri Oy:n blogi tarkastelee asiaa asiakkuusajatteluun totuttelemisen kannalta:
https://www.tietopiiri.fi/donor-journey-mapping/

Asiasta voi lukea Innokylän artikkelin:
https://innokyla.fi/fi/tyokalut/service-blueprint.

Parhaimmillaan mallintaminen toimii siten, että samanaikaisesti lahjoittajan kulkeman polun rinnalla kuvataan se, mitä järjestössä samoissa vaiheissa tapahtuu. Näin voidaan havaita pullonkauloja, aikasyöppöjä työvaiheita, mahdollisesti puuttuvia vastuutuksia tai työvälineitä. Järjestön ideaali malli on järjestökohtainen riippuen niin järjestön toiminnan luonteesta ja tavoitteista kuin myös käytettävissä olevista resursseista.

6. Työnkulut, työnjako ja toimepiteiden vuosikello

Työnkulkujen tarkastelu on luonteva jatko edellisen kohdan donor journeylle. Onko palveluketju saumaton niin lahjoittajan kuin lahjoituksen vastaanottajan, järjestön kannalta? Kuka kantaa mistäkin asiasta vastuun ja onko tehtävä ylipäätään korvamerkitty jollekulle, yksittäiselle ihmiselle tai nimetylle ryhmälle?

Jotta lahjoitustoiminnan aktiviteetit varmasti ovat osa viestinnän kokonaisuutta, on suunnitellut toimenpiteet hyvä sijoittaa aikataulutettuina markkinoinnin/viestinnän vuosikelloon. Näin toimenpiteet ja kampanjat saavat ansaitsemansa huomion ja resurssit eikä järjestö kilpaile näkyvyydestä itsensä kanssa. Tämä helpottanee myös muistamaan, että toimenpiteiden tehokkuus, vaikuttavuus tulee mitata, ja tulokset merkitä talteen. Mitä opittiin ja miten toimenpiteitä korjattiin, toimivat vertailutietona seuraavaa kierrosta varten.

7. Konversiopolut – mihin toimintaan ihmisiä halutaan ohjata

Konversio on varsinaisesti digitaalisen markkinoinnin termi, jolla tarkoitetaan, että ihminen saadaan tekemään palveluntarjoajan haluama toimenpide. Termi on vierasperäinen, mutta kompakti ja lienee siksi niin yleisesti käytetty. Konversio voi olla esimerkiksi täytetty lomake, suoritettu lahjoitus tai sivustovierailu. Yhtä hyvin voitaisiin puhua vierailijan tai lahjoittajan aktivoinnista.

Lahjoittamisen yhteydessä konversio on yleensä toimenpide, joka kertoo syvemmästä sitoutumisesta järjestöön. Konversiopolku muodostuu vaikkapa seuraavasti: satunnainen järjestön sivulla kävijä –> palaava kävijä –> kertalahjoittaja –> kuukausilahjoittaja –> järjestön suosittelija –> testamenttilahjoittaja. Järjestön kannattaa määrittää tarkoituksenmukaiset, tavoiteltavat lahjoittajapolut. On paljon mahdollista, että konversiopolku vaihtelee kohderyhmän mukaisesti. Viestinnän toimenpiteet suunnitellaan vastaamaan konversiotavoitteita. Määrän mittaaminen on oleellista: kuinka moni informaation vastaanottanut lopulta tekee kuten järjestössä halutaan. Tässä puhutaan konversioprosentista.

Konversio voi liittyä muuhunkin kuin lahjoittamiseen. Useimmat järjestöt tarvitsevat vapaaehtoistyötä tekeviä ihmisiä. Tämä on oikein relevantti seurattava asia. Viestinviejät, some-tykkääjät, ovat toinen ryhmä. Viestinnän suunnittelu helpottuu, kun konversiotavoitteet on määritetty selvästi.

8. Lahjoittajien kiittäminen

Kiittäminen voi tuntua pieneltä asialta, mutta sillä voi olla suuri merkitys sen kannalta, lahjoittaako ihminen järjestölle uudelleen. Hyvän mielen lisäksi kiitos toimii kuittauksena siitä, että lahjoitustapahtuma on onnistunut. On järjestöjä, jotka aktiivisella päätöksellä nimenomaan eivät kiitä lahjoittajiaan – tämä heille sallittakoon. Useimmissa tapauksissa kiittämisellä on myönteinen vaikutus. Tulisi siis suunnitella, miten mahdollisimman monia lahjoittajia voidaan kiittää.

Tärkein asia on lahjoittajien tunteminen. Tilisiirtolahjoitus ja myös maksuoperaattorin kautta saapunut lahjoitus jättää lahjoittajan anonyymiksi: tilin ja nimen perusteella ei ole mahdollista ottaa lahjoittajaan yhteyttä – kiittämisen ohella kertoa, mitä varoilla on saatu aikaan. Sama asia koskee mobiilimaksamisella tehtyjä lahjoituksia; lahjoittajan identiteetti ei selviä. Lahjoituslomake, johon järjestö houkuttelee lahjoittajia täyttämään tietonsa, on keskeisessä roolissa.

Kiittäminen voi tapahtua esimerkiksi sähköpostilla, tekstiviestillä, kirjeitse tai soittamalla. Monet käyttävät soittamista, kun lahjoitus on ollut tavanomaista suurempi tai kun lahjoittaja on määritetty erityisen tärkeäksi.

9. Lahjoittajasta huolehtimisen prosessi – kuusi askelta

Siitä huolimatta, että tämän kappaleen aiheista osa on jo tullut mainituksi, ansaitsee lahjoittamisen kuusi askelta oman tilansa. Näin siksi, että kyseessä on asiakkuudenhallinnan perustavanlaatuinen metodi, jossa vaiheet seuraavat toistaan – tämän tulee toimia ketjussa.

9.1. Muodosta kontakti

Käytä useita kanavia tuodaksesi kävijöitä sivustollesi. Houkuttele sisällöllä. Kannusta potentiaalinen lahjoittaja antamaan tietonsa. Tee se helpoksi.

9.2 Kuuntele

Mitä juuri kyseinen ihminen osaa, miten hän on valmis osallistumaan ja mitä hän toivoo järjestöltä. Anna hänen kertoa itse. Huolehdi, että tieto tallentuu kontaktin tiedon yhteyteen.

9.3. Viesti kohdennetusti

Kerro juuri hänen kiinnostuksensa kohteista – haluttuja kanavia pitkin.

9.4. Pyydä

Pyydä konkreettisesti osaamista, aikaa tai lahjoitusta.

9.5. Kiitä

Huomioi lahjoitus – lahjoitussumman mukaisesti.

9.6. Hoida

Pidä lahjoittajasi tyytyväisinä ja konvertoi arvokkaista vielä arvokkaampia.

Neljän aihetta käsittelevän artikkelin sarja

Tämän artikkelin ohessa voit lukea seuraavat julkaisut:

Rahankeräyksen aloittaminen – mihin keskittyä ellei keräyslupaa vielä ole

Keskisuuret järjestöt, jotka jo edistyneitä rahankerääjiä – mihin keskittyä toimenpiteissä?

Kansainvälisesti toimivat suuret järjestöt rahankerääjinä – mihin keskittyä kehittämistoimissa?

 

 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi