Lahjoittajan polku ja miten järjestön CRM on avuksi – osa 1
Erityisesti yksityisvarainhankinta vaatii lahjoitusprosessia varten laaditut tietotyövälineet. Yrityksessä puhuttaisiin asiakkuudenhallintajärjestelmästä (CRM). Järjestön CRM on käytännössä sama: ihmisiä palvellaan heidän potentiaalinsa, kiinnostuksensa ja osallistumisensa perusteella – mikä sitten konversiotavoite onkaan. Tietopiirillä on tarjolla täsmätyökalut ja tuhti osaaminen, niistä tässä muutaman kappaleen verran.
Lahjoittamisen kuusi askelta
Analogia yrityksen toimintatapaan on sama: tuntemattomasta vaihe vaiheelta kohti sitoutunutta ihmistä. Järjestön ja lahjoittamisen kannalta näemme asian kuten tässä blogissa se on esitetty. Tällä kertaa asiaa pohditaan myös Tietopiirin työvälineiden, TP FONSIN näkökulmasta mikä toivottavasti palvelee niin asiakkaitamme kuin sellaiseksi ryhtymistä harkitsevia. Koska aihe on laaja, kuusi askelta on jaettu kahden blogin tarinaksi. Jälkimmäinen blogi käsittää askeleet: pyydä, kiitä ja hoida.
1. Muodosta kontakti
Mitä pienempi järjestö, sitä tärkeämpi asia. TP FONS helpottaa kontaktien hallittua tallentamista monessa käänteessä. Verkkosivun lomakkeet lahjoittamista varten lienevät tärkeimmästä päästä. Tieto tallentuu lomakkeelta tietokantaan. Jos ihmisen tiedot on jo tallennettu, kukin tapahtuma täydentää kyseisen kontaktin tietoja. Jos kontakti on uusi, TP FONS perustaa kantaan paikan kyseiselle ihmiselle. Tapahtumakävijät – erittäin potentiaalisia myös lahjoittajina, todellakin kannattaa tallentaa. Someseuraajien houkuttelu omaan pooliin, ehdottoman suositeltavaa. Kontaktien oikea koti on järjestön CRM, ei somejätin tallelokero. Kuinka kävikään niille, jotka olivat rakentaneet kampanjointinsa Facebookin keräysten varaan, lue varoittava tarina.
Nyt siis puhutaan jostain aivan muusta kuin jäsenyyskeskeisestä ajattelusta. Ihminen on TP FONSIN kannassa vain kerran mutta hänellä voi olla monta ominaisuutta: jäsen, vapaaehtoinen, lehtitilaaja, tapahtumakävijä, lahjoittaja, potentiaalinen lahjoittaja tai vaikka kaikki yhteensä. Mitä enemmän ihmisestä on tietoa, sitä tarkemmin häntä voidaan puhutella joko ryhmäkohtaisesti tai yksilöllisesti. Kun pyytää kontaktia tarkistamaan yhteystietonsa, kannattaa aina kysyä jotain ohessa. ”Aloitamme toimintamuodon X, oletko kiinnostunut osallistumaan?” Jos rasti tulee ruutuun, ihminen kuuluu kyseiseen ryhmään ja tämä toimii poimintakriteerinä. Mutta kovin montaa kysymystä ei kannata esittää kerralla ettei vastaaminen jää kokonaan tekemättä.
2. Kuuntele
Ollaan kohdassa, jossa suurin osa järjestöistä ei ota täysiä pisteitä. Jos toimitaan kovin manuaalisesti, on jokaisen jäsenen tai vapaaehtoisen yksilöllinen kuuleminen toteuttamiskyvyn ulkopuolella. TP FONSIN avulla asia hoituu ja tieto säilyy sekä hallittuna että käytettävänä. Mieti keskeisimmät osallistumismuodot, jotka järjestöllä on tarjolla. Mieti lisäksi kaikkein tärkeimmät kompetenssit, joita järjestön tehtävien hoitamiseksi tarvitaan. Toteuta TP FONSILLA lomake, johon sopivat tiedot voi täyttää.
Lähetä sähköpostilla linkki, jonka avaamalla jäsen/vapari/lahjoittaja pääsee itseään koskeviin tietoihin. Samalla kun tarkistaa ovatko yhteystiedot oikein, hän voi vastata kysymyksiin josko on kiinnostunut osallistumaan järjestön toimintaan ja millä tavoin. Lisäksi jos osuu kohdalle, rastit ruutuun niihin kompetensseihin, jotka tuntuvat omilta. Ja kappas, meillähän onkin järjestön kontaktien osaamispankki käsissä. Tarkemmin aiheesta voit lukea tästä blogista.
Järjestön kontaktit kuuluvat arvostavan tätä. Heiltä kysytään ja he saavat vastata. Järjestöllä on tieto kuka haluaa mitenkin olla mukana ja kenellä on tarvittavaa erityisosaamista. Tämä motivoi ihmisiä, edistää konversiotavoitteiden toteutumista ja voi kaiken lisäksi olla kustannussäästö jos jokin ammattilaistehtävä on hoidettavissa pro bono, omien toimesta.
Avainroolissa TP FONSISSA on lomakkeiden käyttäminen sekä ryhmät. Ryhmät toimivat poimintakriteereinä ja poimitulle ryhmälle voidaan lähettää viesti. Tämä jos jokin on jotain muuta kuin uutiskirjeen toimittamista. FONS mahdollistaa erittäin vapaan, jopa hierarkisten ryhmien muodostamisen. Ihminen on tietokannassa kerran mutta hänellä voi olla tukku ominaisuuksia ja ryhmäjäsenyyksiä. Kaikkia noita voi ja kannattaa hyödyntää kohdennetussa viestinnässä.
3. Viesti kohdennetusti
Aiheeseen jo johtateltiinkin. Geneerinen viestintä on lahjoitusten keräämisen kannalta suhteellisen tehotonta. Täydennä ihmiseen liittyvää tietoa – viesti sen mukaisesti. Haluat sitten sitouttaa ihmisen viestinviejäksi, vapariksi tai lahjoittajaksi, kaikkein tärkeintä on tietää mitä hän osaa ja haluaa. Ja sitten muodostamaan mielekkäitä viestinnän kohderyhmiä.
Sähköpostiviestintä on edelleen tehokas, edullinen ja toivottu tapa toimittaa informaatiota järjestön kontakteille. Metodiksi ensisijaisesti siis sähköposti. Jos järjestö toimii liittotasolla, maakunnallisesti mutta myös paikallisesti, maantieteellä on merkitystä. Rovaniemen tapahtumien lobbaaminen lappeenrantalaisille, kannattaakohan. Poimi FONSISTA ihmiset, jotka ovat tehneet kertalahjoituksen vähintään kahdesti ja ovat Keski-Suomesta, sikäli kun satut edistämään Jyväskylän yhdistyksen asioita.
Hyvin voisit lisätä poimintakriteeriksi aiemmin mainitun osaamispankin sisältöä: jos ihminen on ilmoittanut olevansa kiinnostunut juuri siitä aiheesta, jota tapahtuma koskee, voit olla varma, että viesti menee perille. Kaupallisella puolella sanotaan, että ihmiset inhoavat myymistä mutta rakastavat ostamista. Järjestöversio voisi kuulua vaikkapa näin: järjestöaktiivit eivät pidä uutiskirjeistä mutta arvostavat sitä, että heille kerrotaan heitä kiinnostavista asioista.
Huomataan, että vaihe 1, muodosta kontakti on yleisavain lahjoittajasuhteen muodostamiseen. Ja siihen tarvitaan työvälineet, järjestön CRM – taulukkolaskennalla tästä ei suoriudu. Mutta johan tiedättekin mistä näitä työvälineitä ja aiheen osaamista on saatavissa.
_________________________________________________________________________________________________________________
Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.
Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi
