Tag Archive for: järjestö

Pienkeräystunnus – lomake tunnuksen hakemista varten – VIIMEKSI PÄIVITETTY 11.4.2024

/in /by

Uusi rahankeräyslaki mahdollistaa ns. pienkeräyksen toteuttamisen ilmoitusmenettelyllä. Päivitys 11.4.2024: kaikki tapahtuu poliisin sähköisen asiointipalvelun kautta, täältä. Eilen julkaistu blogi opasti pienkeräysilmoituksen tekemisessä käyttäen pohjana varsinaisen rahankeräyluvan hakemuslomaketta – se ohje kannattaa unohtaa. Toivottavasti emme ehtineet johtaa harhaan – tietoa on haettu aktiivisesti ja nyt sitä on myös saatu.

Koska hakulomake pienkeräystunnuksen saamiseksi puuttui, teimme sen itse. Latauslinkki artikkelin lopussa.

Tärkeää, blogin päivitys 19.3.2020 – poliisin sähköisessä palvelussa on lomake!

Saimme yksityiskohtaiset kommentit ja tarkennuspyynnöt laatimaamme lomakkeeseen Poliisihallitukselta. Teimme muutokset lomakkeeseen kommenttien mukaisesti. Edelleenkään, se ei ole poliisin laatima eikä virallisesti hyväksymä mutta sisällön pitäisi olla kunnossa. Sama lomake palvelee sekä järjestöä että yksityishenkilöiden ryhmää pientunnuksen hakijana. Ellei varsinaisesti tunnusta haettaessa mutta vähintäänkin työpaperina sähköisen lomakkeen täyttämiseen valmistautuessa.

Sittenkin, poliisi on laatunut lomakkeen mutta sitä ei ole tarjolla muutoin kuin poliisin sähköisessä palvelussa, jonne yhteisöhakijoiden kirjautuminen tapahtuu Katso-tunnistuksen avulla. Yksityishenkilöt käyttävät kirjautumisessa pankkitunnuksia.

HUOM 11.4.2024. Katso-tunnusten käyttö on päättynyt. Sen ovat korvanneet Suomi.fi-tunnistus ja Suomi.fi-valtuudet.

Poliisi toivoo saavansa tunnushakemukset sähköisesti. Tätä perustelee niin työajan säästäminen, kopiointivirheiden välttäminen mutta myös mahdollisen rikollisuuden torjuminen. Käsittääksemme rahankeräyslain uudistuessa olisi samalla pitänyt avautua palvelu, josta kuka tahansa voisi tarkistaa onko kerääjän ilmoittama pienkeräystunnus todellakin poliisin antama ja voimassa. Ymmärryksemme mukaan palvelua ei ole olemassa, joten tuo sähköisen asioinnin vahva preferenssi on ymmärrettävä. Mutta lomake on tarpeen: ennen kuin tiedot on asiointipalveluun syötetty, on monta kertaa juostu kirjoituspöydän äärestä hakemaan mitä erilaisinta tietoa. Jos lomake on valmiiksi pöydällä, on varsinaiseen sähköiseen täyttämiseen paljon helpompi valmistautua. Ja kyllä se paperinenkin hakemus kaiketi vielä toistaiseksi kelpaa. Itse kyllä tämän informaation perusteella käytän sähköistä palvelua, vaikkei ”omalla” järjestöllä vielä Katso-tunnuksia olekaan.

Tarja Ranta Poliisihallituksesta vastaili todella ripeästi ja perusteellisesti. Hän mainitsi mm. seuraavaa:
”Ja jos sähköinen asiointi poliisin palvelun kautta ei jostain syystä ole mahdollinen (vaikka pankkitunnukset nykyään onkin melkein kaikilla), voi tämän (lomakkeen) toimittaa myös sähköpostin liitteenä oman poliisilaitoksen kirjaamoon. Silloin tämä toimii hyvin vapaamuotoisena ilmoituksena tätä asiointikanavaa varten.”

Lisäksi hän muistutti, että ilmoitus maksetaan aina asioinnin päätteeksi, sähköisiä ilmoituksia ei voida laskuttaa.

Korona iskee suonta, nyt on aika vedota lahjoitusten saamiseksi

Korona iskee suonta ankaralla tavalla. Järjestössä, jossa itse teen vapaaehtoistyötä, eilinen uutinen aiheutti välittömästi radikaalin vajeen vuoden odotettavissa oleviin tuloihin. Toiminta käy käytännössä mahdottomaksi ja taloudelliset seuraamukset tulevat näkymään kauan epidemian laannuttua. Järjestöön sitoutuneet ihmiset ovat valmiina auttamaan, mutta heille täytyy esittää nimenomainen pyyntö.

Uuden rahankeräyslain ajoitus oli onnekas

Kun jotain hyvää tästä haeskelee, niin se on uuden rahankeräyslain astuminen voimaan. Ne, joilla keräyslupaa ei vielä ole, saavat sen vaivattomasti eikä enää tarvitse rajautua keräämiseen paikallisen poliisilaitoksen alueella. Esimerkiksi Helsigissä ei saanut vedota Espoon tai Vantaan puolella mutta tämä on onneksi historiaa.

Pienkeräystunnus poliisilta ja työvälineet Tietopiiriltä

Pienkeräyksestä pitää ilmoittaa viimeistään viisi päivää ennen keräämisen aloittamista. Poliisi käsittelee hakemuksen viiden arkipäivän kuluessa ja toimittaa pienkeräystunnuksen. Tietopiiri voi auttaa nopeastikin lahjoitusten keräämisen aloittamisessa. Toimitamme aiheeseen liittyvät TP-Fons – varainhankinta palvelun osat, konffaamme ne käyttöön ja sen jälkeen lahjoituksia voi ottaa vastaan online sekä kerta- että kuukausilahjoituksina.

Erittäin oleellista maksamisen mahdollistamisen ohella on se, että lahjoittajan kontaktitiedot saadaan hallitusti talteen. Tämä mahdollistaa lahjoittajien kiittämisen ja heidän informoimisen siitä, mitä lahjoituksilla saatiin aikaan. Lisäksi kontaktitieto on erittäin arvokas tulevien konversiopolkujen rakentamisessa:

  • kiinnostunut → vapaaehtoistyöntekijä
  • tietoisuus →  suosittelija
  • tykkääjä →  oman verkoston kautta järjestön viestiä jakava
  • kertalahjoittaja → kuukausilahjoittaja

Lomake pienkeräystunnuksen hakemista varten – olkaa hyvät

Voit ladata sen tästä

Vaikka toimittaisitkin poliisin toivomuksen mukaisesti pienkeräysilmoituksen sähköisenä, ota tämä työpaperiksi, jonka avulla valmistaudut varsinaisen ilmoituken täyttämiseen. Huomannet, että aika monta asiaa saat koota pöydällesi ennen kuin pystyt toimittamaan sähköisen ilmoituksen. Jos jokin tuntuu epäselvältä, ota viestiväline käyttöön ja anna kuulua!

2.4.2020 poliisin sähköinen palvelu ei ollut käytettävissä

Järjestössä, jossa vapaa-aikanani edistän yksityisvarainhankintaa, oli eilen aika toimittaa pienkeräystunnuksen hakemus. Jotta voimme vedota lahjoitusten puolesta pääsiäistä toivottaessamme, eilen oli viimeinen hetki hakea tunnusta. Käsittely max. viisi arkipäivää. Kirjautuminen poliisin sähköiseen asiointipalveluun Katso-tunnuksella onnistui mutta pienkeräyshakemus oli harmaana, palvelu pois käytöstä. Onneksi oli itse laadittu lomake käytettävissä! Sen tallennus pdf-muotoon ja henkilötunnusten takia toimitus turvapostilla poliisille. Kuittaus postin avaamisesta saapui, joten tunnuskin saapunee kiirastorstaihin mennessä.

Poliisi sitoutuu toimittamaan tunnuksen viidessä päivässä: elleivät he siinä onnistu, käsityksemme mukaan pienkeräyksen voi aloittaa! Silloin luonnollisesti kerääjän brändin on oltava erittäin kirkas ja luotettava, jotta lahjoittaja voi luottaa rahan menevän sinne minne kerääjä on ilmoittanut.

Kirjoitan tästä erillisen postauksen jahka näemme miten homman kanssa kävi. Stay tuned. And careful out there!

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Näin teet pienkeräysilmoituksen paikalliselle poliisilaitokselle

/in /by

Uudesta rahankeräyslaista on tässä blogisarjassa jo kirjoitettu mutta vielä pitää tarkentaa. Varsinaisen rahankeräysluvan hakeminen on helpottunut selvästi; pääsin tämän itse huomaamaan tehdessäni hakemuksen järjestölle, jossa teen vapaaehtoistyötä.  Mutta miten tarkkaan ottaen tapahtuu pienkeräyksen luvan hakeminen: näin teet pienkeräysilmoituksen, olkaapa hyvät.

Huom! Blogin asiavirheiden korjaus 20.3.2020

Poliisilla on kuin onkin lomake sähköisessä asiointipalvelussaan! Mutta se on käytettävissä vasta poliisin asiointipalveluun kirjautumisen jälkeen.  Yhteisöjen kirjautuminen tapahtuu käyttäen Katso-tunnistetta. Yksityishenkilöt käyttävät kirjautumisessa pankkitunnisteita.

Tarja Ranta Poliisihallituksesta vastaili todella ripeästi ja perusteellisesti. Hän mainitsi mm. seuraavaa:
”Ja jos sähköinen asiointi poliisin palvelun kautta ei jostain syystä ole mahdollinen (vaikka pankkitunnukset nykyään onkin melkein kaikilla), voi tämän (lomakkeen) toimittaa myös sähköpostin liitteenä oman poliisilaitoksen kirjaamoon. Silloin tämä toimii hyvin vapaamuotoisena ilmoituksena tätä asiointikanavaa varten.”

Lisäksi hän muistutti, että ilmoitus maksetaan aina asioinnin päätteeksi, ilmoituksia ei voida laskuttaa.

HUOLIMATTA yllä esitetyistä korjauksista ja alkuperäisen tekstin virheistä, emme poista blogia siinä olevan muun informaation takia.

Arpajaishallinto informoi asiallisesti

Poliisi informoi aiheesta arpajaishallinnon sivulla selkeästi. Tarkista vielä, että muistat pienkeräykseen liittyvät faktat. Tietojen toimitus on mahdollista paperipostina, sähköpostina tai sähköisen asioinnin kautta. Luvattu viiden arkipäivän käsittelyaika alkaa siitä, kun ilmoitus on otettu poliisilaitoksella vastaan. Ellei asema ole kaukana, suosittelen papereiden toimittamista postittamisen sijaan jalkapatikkana, vaikka vähän jonottamaan joutuisikin. Poliisi tosin toivoo vahvasti, että hakemukset tulisivat sähköisenä. Tätä perustelee etenkin rikosten ja väärinkäyttöjen torjunta. Mutta paperi yhä kelvannee hakemiseen. Sinänsä peruste sähköisen asioinnin käyttämiseen on vahva ihan joka vinkkelistä.

Tarkempi informaatiovaatimus kuin varsinaisessa keräyslupahakemuksessa

Hieman yllättäen informaatiovaatimus onkin tarkempi kuin varsinaista rahankeräyslupaa haettaessa. Keräystuotto tulee arvioida samoin kuin arvioidut keräyskulut. Toisin sanoen keräämisen metodi pitää olla selvillä ennen keräyksen aloittamista, jotta arviointi edes jotenkin on mahdollista. Myös keräämisen aloittamisen ja lopettamisen tarkat päivämäärät kuuluu ilmoittaa.

Tärkeää: postauksen päivitys 20.3.2020!
Lomakkeen olemme nyt tuottaneet, sen ja muita tarkennuksia sekä asiakorjauksia löydät pian tämän jälkeen julkaistusta blogista.

Ja poliisin tuottama lomakekin on löytynyt. Sitä tosin ei ole tarjolla muutoin kuin poliisin sähköisessä palvelussa, jonne yhteisöjen kirjautuminen tapahtuu Katso-tunnistuksen avulla. Yksityishenkilöt kirjautuvat pankkitunnuksilla. Tästäkin tarkemmin tuossa yllä viitatussa uudemmassa blogissa.

Omaehtoista keräämistä tarvitaan akuutisti

Virus tekee meille kiusaa mutta järjestö tarvitsee rahaa eikä virus sammuta ihmisten auttamistahtoa. Kun rahaa tarvitaan ad hoc – ei lahjoitusten kerääminen ainakaan byrokratiaan kompastu.

PS. Juuri nyt tätä blogia kirjoittaessa tuli koronavirukseen liittyen tietoa, joka tulee iskemään ”oman” järjestön toimintaan ja talouteen ankaralla kädellä. Kansalaisten ja järjestöjen aktiivista oma-aloitteista varainhankintaa tarvitaan enemmän kuin koskaan.


Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Uusi rahankeräyslaki voimassa 1.3. – keräysluvan jaksottumisen ongelmat

/in /by

Uusi rahankeräyslaki astui voimaan sunnuntaina 1.3.2020. Vanhan ja uuden lain eroista on ollut selkeää informaatiota tarjolla, mekin olemme julkaisseet blogin aiheesta. Mutta luvan jaksottuessa hankalasti, kas siinä pulma. Vai onko sittenkään?

Jos vanha lupa katkolla ennen keräyssesonkia, pääsiäistä

Erityisesti paikallisella keräysluvalla toimineilla järjestöillä on intressi päästä uuden lain piiriin mahdollisimman pian. Kuinka kannattaa toimia, kun vanhan lain mukainen keräyslupa on voimassa mutta uusi rahankeräyslaki tarjoaisi laajempia keräysmahdollisuuksia vähemmällä paperityöllä. Tai kun lupa on umpeutumassa hankalasti ennen keräyssesonkia.

Kovin mieluisaa olisi ollut tutustua uusiin hakulomakkeisiin jo ennakolta: valmistelumahdollisuuden ansiosta eivät sitten kaikkien hakemukset tulisi kerralla käsiteltäväksi. Vaan taitavat nyt tulla.

Rahankeräyslupahakemus löytyy täältä ja hakemuksen täyttämisohje tämän linkin takaa.

Uutta lupaa voi hakea vaikka vanha on voimassa

Uuden lain mukaista toistaiseksi voimassaolevaa lupaa voi hakea, vaikka entinen poliisihallinnon myöntämä lupa onkin voimassa. Mainitkaa Poliisihallitukselle lupahakemuksen yhteydessä, että haluatte perua jo voimassa olevan luvan. Etusija käsittelyjonossa on niillä, joilla lupaa ei vielä ole. Jos nykyinen lupa on voimassa vielä pitkään, ei uutta lupaa kannata odottaa kovin pian. Nykyistä lupaa voi muuttaa ja pelisäännöt löytyvät vanhasta lainsäädännöstä. Vanhan luvan peruuttaminen uuden tieltä on maksuton toimenpide.

Keräätte nyt paikallisella luvalla ja haluatte uuden luvan Poliisihallituksesta

Paikallisiin, poliisilaitoksen myöntämiin lupiin pätee sama sääntö. Uutta lupaa voi hakea Poliisihallitukselta, vaikka paikallinen keräyslupa onkin voimassa. Vanhan luvan peruutusta haetaan samalta poliisilaitokselta, joka on luvan myöntänyt. Lomaketta tätä varten ei ole tullut vastaan, menettely lienee vapaamuotoinen kunhan asiakirjasta käy ilmi oleelliset järjestön tiedot. Peruuttaminen tulee tehdä arpajaishallinnon sanamuotoa lainaten ”viimeistään silloin, kun uusi lupa on myönnetty.” Käytännössä tämä on ainut järkevä vaihtoehto: poliisilaitosten ja Poliisihallituksen päätökset syntyvät omissa aikatauluissaan ja huonolla tuurilla vanha lupa tulisi katkaistuksi ennen uuden alkamista.

Itsekin järjestötyössä, jossa luvan taitekohda käsissä

Teen itse vapaaehtoistyötä järjestössä, jonka paikallinen keräyslupa umpeutuu maaliskuun lopulla. Pääsiäisenä ehdottomasti haluamme olla valmiita keräämään myös valtakunnallisesti. lmoitamme muutoinkin valtakunnallisessa printissä, olisi sääli ettei järjestön lahjoitussivun osoitetta saisi tuoda esille. Toimitamme siis keräyslupahakemuksen Poliisihallitukselle lähimpinä päivinä. Mutta ehdimmekö saada luvan ennen pääsiäistä…

Jos lupa viipyy, pienkeräys toimii osittaisena ratkaisuna

Yllä kuvatussa tilanteesssa pienkeräys on olemassa vaihtoehtona mutta siinä on oma rajoitteensa. Pienkeräyksen saa järjestää kahdesti vuodessa keräyksen keston ollessa korkeintaan kolme kuukautta. Maantieteellisesti sekään ei rajaudu tiettyyn poliisipiiriin vaan raamina on max 10 000 €:n keräyssumma kerrallaan. Kuten varsinainen keräyslupa, myös pienkeräyslupa on voimassa toistaiseksi. Ilmoitus paikalliselle poliisilaitokselle tulee tehdä viimeistään viisi päivää ennen keräyksen aloittamista. Poliisi lupaa toimittaa pienkeräysluvan viiden (arki)päivän kuluessa. Ripeää toimintaa!

Toisin sanoen, ellei uudesta keräysluvasta kuulu mitään ma 30.3. mennessä, on silloin viimeinen mahdollisuus tehdä ilmoitus pienkeräyksestä. Kiirastorstai on 9.4. ja tuohon väliin jää luvattu viiden arkipäivän käsittelyaika pienellä lisäpuskurilla varustettuna.

Mutta jos järjestössämme kohtaamme positiivisen ongelman ja pääsiäiskeräys tuottaa hyvin, pitääkö jonkun vahtia pankkitiliä aamuyöllä siltä varalta, että kymppitonni menee rikki. Tai jos toisesta pankkiryhmästä iso lahjoitus onkin vasta vuorokauden matkallaan. Laki on liberaalin tuntuinen ja byrokratiaa karsiva, ehkei tässäkään mennä äärimmäisyyksiin.

Vielä joitain asioita jää vaille vastausta mutta päivitämme julkaisua sitä mukaa kun tiedämme lisää. Stay tuned.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Ikääntymisen tsunami – miten järjestö voi valmistautua

/in /by

Ikääntymisen tsunami, kuten mm HS ja Yle tammikuussa uutisoivat, tulee iskemään rajusti kuntien mutta myös järjestöjen toimintaympäristöön. Paradoksaalisesti kaikki voi toistaiseksi sujua hyvin, jopa hämmentävän hyvin – mutta pudotus tulee olemaan sitä hurjempi.

Rahaakin tulee mukavasti, niin mikäpäs tässä

Moni järjestö saa toistaiseksi nauttia perinteisestä järjestön toimintaan osallistumisesta, mikä tarkoittaa jäsenyyteen sitoutumista pitkällä jänteellä. Tämä on merkinnyt jatkuvuutta ja ennustettavuutta jäsenmaksutuloissa ja vapaaehtoisten saatavuudessa. Monesti jäsenistön keski-ikä on jo kunnioitettava ja edelleen nousussa – nuorten ihmisten kynnys jäsenyyteen on jostain syystä korkea.

Ikärakenteesta johtuen väkeä poistuu ja testamenttilahjoitusten potentiaali on huomattava. Myös STEAn avustuspolitiikkassa ei ole hetkeen tapahtunut radikaaleja muutoksia – vielä. Rahaa voi tulla oikein mukavasti ja asiat rullaavat tuttuja kaavoja noudatellen. Mutta kuten eräs asiakkaamme puki tämän sanoiksi: ”Illan varjo lähestyy nopeasti”.

Kun aalto osuu rantaan

Kunta ottanee siipeensä vielä järjestöäkin nopeammin. Muutos tarkoittaa sitä, että monen kunnan mahdollisuudet suoriutua velvoitteistaan muuttuvat olemattomiksi. On vaikea ajatella, että kuolevassa kunnassa toimiva järjestö tai järjestön paikallisyhdistys voisi menestyä kuten ennenkin. Suurten ikäluokkien väistyessä järjestö menettää aktiivilahjoittajia ja toiminnan sitoutuneita ylläpitäjiä. Ellei uutta ikäluokkaa ole astumassa remmiin, on yhtälön lopputulos karulla tavalla selvillä. En varsinainen tuomiopäivän pasuuna halua olla, mutta onhan syntyvyyden romahtaminen vielä oma lukunsa tässä saagassa – olkoonkin, että sen vaikutukset näkyvät vasta paljon myöhemmin.

Miten järjestö voi varautua jäsenistön ikääntymiseen?

Tiivistäen: järjestön on syytä tuntea vaikutuspiirisssään olevat ihmiset ja viestiä heille kohdennetusti, jotta kunkin järjestön konversiotavoitteet olisivat mahdollisia. Konversiolla tarkoitetaan esimerkiksi satunnaisen tapahtumakävijän muuntumista järjestön sitoutuneeksi suosittelijaksi tai vapaaehtoistyöntekijäksi. Rahoitukseen liittyvä konversiopolku on vaikkapa kertalahjoittajan ryhtyminen kuukausilahjoittajaksi. Järjestö voi ohjata kontaktejaan haluttuja konversioita kohti mutta se edellyttää systemaattista tietämyksenhallintaa, liike-elämän puolelta tuttua asiakkuudenhallinnan hyödyntämistä. Järjestössä asiakkuudenhallinnan päätavoite on mielestäni järjestön kontaktin palveleminen.

Kontaktit pitää tuntea – mutta miten?

Järjestöllä on monta syytä kerätä kontaktitietoja myös löyhemmin järjestöön sidoksissa olevilta ihmisiltä. Huomaan, että käsiä nousi heti: GDPR ei ole este, uskokaa pois. Vaikuttaminen niihin, jotka jo järjestön tuntevat ja sitä symppaavat, on ratkaisevasti helpompaa kuin ventovieraan ihmisen ”väräyttäminen”. Kontaktipoolin kerääminen on perusteltua niin vapaaehtoisten hallinnan kuin varainhankinnankin kannalta. Aiempi blogi toppuuttelee ostamasta rekisteripalveluista kylmiä kontakteja.

Joskus vielä näkee, kun kontaktipotentiaalia haaskataan. Tapahtumakävijät kirjoittavat nimensä paperille ja siinä se. Mieluummin pyytäisimme kävijöitä täyttämään tietonsa verkkolomakkeen kautta, etukäteen tai tapahtumapaikalla ja vastineeksi kävijä saisi ainakin tapahtuman materiaalin sähköisenä. Samalla voi aina kysyä muita kiinnostuksen kohteita. Niistä lomakkeista kannattaa muistaa, että tiedon pitäisi mennä nätisti tietokantaan saakka eikä aiheuttaa sähköpostiin uutta digitointitehtävää.

Ensisijainen tapa kohtaamispiste tietojen keräämiseksi on järjestön oma verkkosivusto, johon kävijäliikennettä ohjataan kaikista käytetyistä viestintäkanavista. Siellä oleva kontaktienhallinnan lomake on kustannustehokas ja varmistaa sen, että tiedot tulevat talteen sekä ovat ja pysyvät omassa hallinnassa.

Muodosta kontakti – kuuntele – viesti kohdennetusti – pyydä – kiitä – hoida

Otsikko esittää kompressina asiakkuudenhallinnan ytimen. Järjestön motiivit ja metodit eroavat liiketoiminnan vastaavista mutta ainakin yksi asia on varmaa: tärkeintä ja arvokkainta tietoa on informaatio järjestössä ja sen vaikutuspiirissä olevista ihmisistä.

Harkitulla tietämyksenhallinnan prosessilla varmistetaan tulevaa ja rakennetaan uutta. Sitouttaminen ja omien kontaktien palveleminen, mutta myös GDPR edellyttää, että tiedot ovat hallinnassa ja ajan tasalla. Tietotekniikkaa luonnollisesti tarvitaan mutta kerta vielä alleviivaten: tekniikka on mahdollistajan roolissa työskentelytapojen kehittämiselle. Ei yhtään enempää.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Ensimmäinen GDPR-sakko Suomeen keväällä?

/in /by

Yksikään GDPR-sakko ei ole osunut Suomeen. Vielä. Keväällä 2020 tilanne luultavasti muuttuu. Ketä heitetään ensimmäisellä kivellä, sitä jännitämme kaikki. Puolisen vuotta sitten blogasimme Euroopassa langetetuista GDPS-sakoista, joita oli ympäri Euroopan ja hyvin lavealla toimialajakaumalla. Blogin kirjoittamisen jälkeen British Airways on saanut tuta 200 miljoonan ja Marriott-hotelliketju 110 miljoonan euron sakon piiskaniskun.

Tietoviikon verkkolehti ennakoi artikkelissaan, asiaa hyvin perustellen, että keväällä 2020 voimme hyvinkin nähdä suomalaisiin toimijoihin osuvia sanktioita. Suomalaiset eivät ole sen puhtoisempia mutta kansallinen lainsäädäntö on tullut voimaan monia muita maita myöhemmin, sen vuoksi myöskin sanktiot tulevat viiveellä. Artikkelin mukaan käsittelyajat huomioiden ensi kevät on hyvinkin suomalaisten uutisten aikaa.

Aiemmassa blogissa pyydettiin kiinnittämään huomiota, että sakon saaneissa oli aivan muitakin kuin kansainvälisiä verkkokauppoja, joiden voisi  kuvitella olevan listan kärjessä niin summien kuin osumien määrässä. Nyt julkaistu uutinen kertoo samaa.

Saksalainen tietosuojaviranomainen langetti ruokalähetyspalvelu Delivery Herolle 195 000 €:n ojennuksen yrityksen lähetettyä mainosviestejä vastoin asiakkaiden tahtoa. Artikkeli ei kerro mutta mitä ilmeisimmin yritystä on huomautettu asiasta useammin kuin kerran ja heillä olisi ollut aikaa korjata toimintaansa ja selvitä huomautuksella.

Espanjalainen halpalentoyhtiö palkittiin 30 000 €:n tiketillä verkkosivuston evästeongelmien takia. Olipa ruotsalaislukiokin päässyt kyseenalaisen huomion kohteeksi ja joutuu maksamaan 19 000 € kokeiltuaan kasvojentunnistusohjelmaa muutaman viikon ajan. Luit oikein, muutaman viikon ajan. Lukion tapauksessa huomaamme miten paljon tarkempia ollaan, kun kyseessä on lapset tai nuoret, heikommassa asemassa olevaksi katsottava kohderyhmä.

Suomesssa GDPR-sakkoja voi antaa tietosuojavaltuutetun kolmihenkinen kollegio. Voiko siitä päätellä, että käsittelyajat ovat pitkiä? Vai keskittyykö ryhmä räikeimpiin tapauksiin, heikommat ryhmät erityisesti huomioiden? Jäävätkö pienemmän mittakaavan asiat aktiivisella päätöksellä tutkimatta kuten vähäiset omaisuusrikokset poliisilla nykyisin? Saamme lisätietoa kunhan valoisampi vuodenaika taas koittaa. Aineistosta suomalaisviranomaisella ei tule olemaan puutetta: ilmoituksia on otettu vastaan yli  9000 kpl!

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

 

 

 

Tekstiviesti järjestön työvälineenä – osa 2

/in /by

Kirjoitin aivan hiljattain blogin tekstiviestin käytettävyydestä järjestön työvälineenä – löydät ensimmäisen osan täältä.
Jatko-osassa tuodaan esille muutamia oleellisia tarkennuksia ja käytännön esimerkkejä. Ovatko ne oikeaan osuvia, kertokaapa te, hyvät lukijat. Olemme kiitollisia jos saamme aikaan ajatuksia ja keskustelua – myös kriittistä.

Tekstiviesti + rekisterijärjestelmä = tehokas ja taloudellinen työväline

Jos lahjoitus kulkee tekstiviestin avulla, on se lahjoittajalle helppoa mutta järjestölle suhteellisen kallista. Tästähän jo oli puhetta. Parhaiten tekstiviesti taipuu työvälineeksi, kun järjestö on viestin lähettäjä. Tokihan se tarvitsee tuekseen tietojärjestelmän, jossa viestiominaisuudet on kytketty kontaktirekisteriin. Kerran vielä, meidän näkemyksemme mukaan rekisterissä tulisi olla kaikki järjestön vaikutuspiirissä olevat ihmiset ja organisaatiot, eivät pelkästään jäsenet.

Käytännön esimerkkejä tekstiviestin tehokäytöstä

Seuraavassa esimerkkejä asiakkaidemme elävästä arjesta. Jos innostuksen kipinä syttyy ja huomaat, että toistaiseksi ette vielä ole ottaneet näitä tapoja käyttöön, vaikka ne ovat valmiina odottamassa, ota yhteyttä niin autetaan. Ja ainahan voit lähettää vaikka…tekstiviestin.

Lahjoituksista kiittäminen

Kiittäminen lienee yksi parhaista tekstiviestin hyödyntämistavoista. Riippuen asiakkaasta, kiittäminen lahjoituksesta lähtee automatisoidusti joko heti lahjoitustapahtuman jälkeen tai sitten, kun suoritus näkyy tilitapahtumissa. Kenenkään ei tarvitse tarkistaa suorituksia, kone osaa sen tehdä ja lähettää viestin kun on sen aika. Asiakkaamme itse laativat viestin sisällön ja määrittävät kenen sähköpostiosoitteella se lähetetään. Viesti ei näytä koneen tuottamalta. Ken ei usko, vastaa viestiin ja havaitsee, että vastausviesti meni juuri sille ihmiselle, jonka nimissä viesti oli tullut.

Yhteystietojen tarkistaminen ja täydentäminen

Moni tuskailee vanhentuneiden yhteystietojen kanssa. Tietojen päivittäminen tekstiviestiä käyttäen on aihe, jossa järjestö voi säästää huimasti kustannuksia. Eräällä asiakkaallamme oli suuri määrä kontaktiensa puhelinnumeroita mutta ei oikeastaan mitään muuta. Ainakaan sellaista, joka olisi ajan tasalla. He lähettivät personoituina tekstiviesteinä pyynnön täydentää yhteystietonsa. Viestissä oli klikattava linkki, josta vastaanottajat pääsivät suoraan päivittämään tietonsa ja puhelinnumero, johon he saattoivat soittaa. Aika moni tietojen tarkistamisensa lisäksi soitti ja järjestön suhde näihin ihmisiin syveni. Kertyipä myös lahjoitusvaroja, vaikkei se viestien lähettämisen tavoite ollutkaan. Kustannuksia per lähetetty viesti syntyi muutama sentti. Ja kannattaa muistaa sekin, että useimmat ihmiset tekivät tietojen päivittämisen ihan itse.

Kun tarvitsee tiedottaa nopeasti, tekstiviesti on oikea valinta

Tilaisuuden alkamisen ajankohta muuttui, koska esiintyjän lento on peruttu. Jos lähetät asiasta sähköpostin, aika moni on kiskomassa ripaa etuajassa. Jos ilmoitat muutoksesta verkkosivulla, on ripa varmuudella irti joukkovoiman ansiosta. Tekstiviestillä todennäköisesti saat tiedon perille ennen kallista oviremonttia.

Yksi vapaaehtoistyöntekijä illan tapahtumasta puuttuu. Ja nyt tuo yhden puuttuminen aiheuttaa isosti ongelmia. Ovi jäänee ehjäksi mutta tapahtumapaikalla ongelmia on sitäkin enemmän. Minkä viestivälineen valitset? Olikohan tarpeeksi ohjaileva kysymys.

Teknisessä mielessä tekstiviesti on kevyt kuin höyhen: ei tarvita kummoista datakaapelia, että suuri määrä viestejä saadaan toimitettua perille. Sähköpostiin verrattuna se muutama sentti tulee maksettavaa mutta kannattaa laskeskella myös ”ripojen” kustannuksia.

 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

 

 

 

Tekstiviesti edelleen toimiva väline järjestölle

/in /by

Tekstiviesti on edelleen toimiva väline järjestölle. Se tulee lähemmäs kuin sähköposti, mutta ei tunkeile kuten puhelu. Lahjoittaminenkin sillä sujuu. Mietitäänpä hiukan miltä tulevaisuus palvelun osalta näyttää.

Tekstiviesti, suomalaisten viestintäkouluttaja

Tekstiviestin poistumista viestivalikoimasta on ennakoitu pitkään. Tällä hetkellä Suomessa lähetetään noin 25 tekstiviestiä per suomalainen kuukaudessa. Sääli tuota suomalaista puolivahingossa keksittyä viestimisen tapaa, joka opetti meidät tiivistämään asian esittämistä. Jos meitä pyydettiin pitämään hissipuhe, vaivaannumme. Sen sijaan, ilmaise se tekstiviestillä ja heti ymmärsimme mitä se konsulentti näissä ”kirjoita se pöydälläsi olevalle post-it -lapulle” päivissä taas hakee. Hassuista komeroista katujen varsilla, ne joista saattoi soittaa ns. lankapuhelimella – niistä lapset ja nuoret ovat kuulleet. Samoin etäisesti hahmottuu C-kasetti. Mutta olen havainnut, että tekstiviesti, SMS, menee täyden mystiikan puolelle. Kun olen selittänyt mistä on kyse ja miten se toimii, saan kuulla, miksi ihmeessä tuollaista käyttäisi. Niinpä, en itsekään ole tainnut vuoteen ainuttakaan ”satakuuskymppistä” lähettää. Paitsi….no siitä tuonnempana.

En ole lähettänyt mutta…

Mutta olen ottanut vastaan ja olen siitä hyvin kiitollinen! Kun saan tiedon saapuneesta laskusta sähköpostitse, onnistun unohtamaan asian, koska postin määrä on niin julma. Saapuneita tekstiviestejä ei tarvitse kahlata löytääkseen oikean. Sitä paitsi nykyisin SMS voi sisältää linkin, jolla tarvittava mobiiliselain avataan.

Tarkkaan ottaen, olenhan viestejä lähettänyt mutta en aloittaakseni dialogia. Kun pyyntö arvioida palvelutapahtumaa saapuu tekstiviestillä, useimmiten vastaan. Se ei ota kuin hetken. Kun vastaava pyyntö tulee meilitse, ellei oikein painavaa sanottavaa suuntaan tai toiseen ole, jätän vastaamisen väliin. Luultavimmin siellä haetaan tietoa sekä itse aiheesta että minusta paljon enemmän kuin mitä olen valmis luovuttamaan puhumattakaan paljonko haluan käyttää siihen aikaa.

Tekstiviesti on lupaus kompaktiudesta – se luetaan

Tekstiviestien maltillinen määrä viittaa siihen, että sisältönä on asiaa mutta se ei ole ainoa syy miksi SMS tuntuu miellyttävämmältä kuin sähköposti. Tiedämme, että sisältö on varmasti kooltaan kompakti. Eikä siellä mäikää tekopirteä 60% raikkaampi uutuusvideo. Minua viehättää sekin, ettei kukaan pääse torumaan miksen avaa viestiä, vaikka lähettäjä näkee, että olen sen saanut. Järjestön viestinnän kannalta tämä tietty on kääntöpuoli: tietääkseni operaattorit eivät pysty toimittamaan tietoa siitä, ketkä viestin ovat avanneet. Ennemminkin järjestö tarvitsisi tiedon, kuka ei ole avannut viestiä: ainakin itse avaan jokaisen tekstiviestin, yleensä vielä aika nopeasti. Enkä muista ärtyneeni tekstiviestin takia, mitä ei voi sanoa sähköposteista.

Lahjoituskampanjoidenkin väline, rajauksin

Järjestölle lahjoituskampanjoiden järjestäminen tekstiviestin avulla on vaivatonta, joskaan ei välttämättä kovin edullista. Tästä aiheesta on aiemmin kirjoitettu tätä asiaa nimenomaan käsittelevässä blogissa. Palvelun saa käyttöön erittäin nopeasti ja tuskin mikään muu lahjoitustapa on viestittävissä niin vähällä kuvailulla mistä on kysymys. ”Lahjoita meille tekstiviestillä, lähetä viesti numeroon 12345” ja siinä kaikki. Tämä mahtuu tekstinä myös pienikokoisiin ohjelmalehtisiin, jotka tapahtumakävijöille jaetaan. Työsuhdepuhelimien kohdalla on seinä vastassa, vahinko.

Tekstiviesti näyttäisi toistaiseksi säilyvän

Elinkaaren huippu on jo kaukana takana mutta luulenpa, ettei SMS vielä poistu aikoihin. Operaattoreiden liiketoiminta palvelussa laskee mutta matalia lienevät kustannuksetkin. Myös uusien puhelinmallien valikoimassa SMS on, joten kyllä järjestö hyvin voi ryhtyä toteuttamaan vaikkapa varainhankinnan asioita tekstiviestiin tukeutuen. Mobiilimaksaminen yleistynee pian kunhan kriittinen massa (n. 15%) sitä käyttää. Sitten mobiilimaksu, tuo luottokortin käyttämisen uusi muoto, syrjäyttänee tekstiviestin. Samalla saadaan ratkaistua SMS:n ongelma liittyen työsuhteisiin puhelimiin.

Huom, tähän blogiin on julkaistu jatko-osa

Toisessa osassa esitellään käytännön esimerkkejä tekstiviestin hyödyntämisestä. Ikään kuin perusteet tälle postaukselle. Löydät jatko-osan täältä.

 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, kerron lisää

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

 

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen osa 4: yhteistyön puute ja Iso Paha Susi

/in /by

Tervetuloa blogisarjan neljännen aiheen ääreen: yhteistyö järjestön sisällä.  Yhteistyö järjestöjen välillä voi tuottaa hyviä tuloksia, mutta joskus tärkein yhteistyön puute löytyy oman järjestön sisältä. Aiheesta on julkaistu jo aiemmin blogissa ”Yhteistyö järjestön rajojen yli”

STEA kannustaa yhteistyöhön mutta…

Olemme tulkinneet, että STEA:n intressissä on kannustaa järjestöjä tekemään yhteistyötä. Itselläni ei ole kokemuspohjaa ottamaan kantaa ovatko tavoitteet ja keinot STEA:lla linjassa järjestöjen kannalta. Nopea reagointi toimintaympäristön muutoksiin on tarpeen ja ainakin organisaatioiden välinen yhteistyö tarvitsee niin teknisiä kuin henkilöihin liittyviä resursseja. Näinköhän STEA:n metodiikka pysyy mukana.

He eivät tienneet, että metsässä kuljeskelee Iso Paha Susi

Kerron ilmiselvän sadun. Nyt joku sanoo, että onhan kirkasotsaista naivismia. Otan riskin.

Olipa kerran kolme järjestöä, jotka toimivat samassa genressä, muistaakseni sote-alueella. Kukin järjestöistä lobbasi poliittisia päätöksentekijöitä, toteutti viestintäkampanjoita, keräsi lahjoitusvaroja ja oli aktiivinen sometoimija viestinsä jakamiseksi. Viestinnässä, lahjoitusten keräämisessä ja tietotekniikan käyttämisessä he luonnollisesti eivät olleet vahvimmillaan, mutta ostivat osaamista ulkopuolelta. Yleensä hinta ratkaisi mitä palveluntarjoajaa käytettiin.

Näin oli toimittu pitkään, pärjätty ainakin kohtalaisesti ja kiirettä oli pitänyt kaikilla ihan kaksin käsin. Järjestöissä ei oikein huomattu mitään puuttuvan, jokainen pakersi montaa tehtävää ja antoi kaikkensa järjestön eteen. Järjestöt olivat sitä mieltä, että rakennettu olkitalo oli aivan riittävä mahdollisia muutoksen puhureita vastaan. Kaikki vaikutti olevan kunnossa, mutta ahertaessaan he eivät voineet huomata, että metsässä kuljeskeli Iso Paha Susi.

Olipa sitten toisenkinlainen järjestökolmikko

Nämä kolme järjestöä tekivät työtä aivan samalla alueella ja samoin tehtävin, mutta erotuksena aiempaan kolmikkoon oli se, että he tekivät keskenään tiivistä yhteistyötä. Edellisen kolmikon mielestä aivan kummallisella tavalla. Päätöksentekijöihin vaikuttamisen he tekivät siten, että he valitsivat sellaisen teeman, menetelmän ja vaikutettavat, että kaikki kolme pystyivät allekirjoittamaan viestin. Ja hupsis, heillä olikin kolminkertainen muskeli tavoitteidensa ajamisessa.

Viestintäkampanjoissa he synkkasivat kampanjoidensa teemat ja toteutusajat keskenään, jotta eivät turhaaan kilpaile keskenään vaan yhden aktiivisen kampanjan aikana kaksi muuta voi antaa viestinnällistä tukea. Markkinointi- ja vaikuttajarekisterit heillä olivat yhteisiä: turvallisessa pilvipalvelussa, johon kullakin oli käyttöoikeus – ja jonne kukin tallensi omien toimenpiteidensä tulokset. Näin päästiin vertaamaan kenen valitsema toimenpidenippu oli tehokkain.

Kaikkein merkillisin tapa ensimmäisen kolmikon mielestä oli se, että tämä toinen ryhmä käytti yhteisiä resursseja. Rekisterien lisäksi heillä oli yhteinen henkilöresurssi, joka tuon kaiken yhteensovittamisen teki. Kukaan ei olisi yksin työllistänyt viestinnän, varainhankinnan ja analytiikan ammattilaista, mutta järjestökolmikko yhteensä tuotti juuri sopivan työkuorman. Tietotekniikkatoimittajan valintaa ei enää tehty halvimman tarjouksen mukaan purkkapaikkauksina vaan miettien järjestelmien elinkaarta ja järjestöjen toiminnan tavoitteita. Ja tietenkin hakien joko yhteisiä tai ainakin samankaltaisia ratkaisuita.

Kun kolmikko kasvaa, yksi ihminen ei ehdi kaikkeen, mutta sitten he ostavat varainhankinnan, viestinnän, analytiikan ja tietotekniikan palvelut tunnetusti osaavalta yritykseltä, johon tuo heidät jo hyvin tuntema ihminen työntekijänä siirtyy.

Miten tarina päättyy? Vai päättyykö se?

Perinteinen järjestökolmikko joutui juoksemaan aina vaan kovempaa pitääkseen nenänsä pinnalla. Järjestön on oltava tehokas, koska se kilpailee näkyvyydessä, houkuttelevuudessa, rahassa ja vaikuttavuudessa monen muun toimijan kanssa. Ankarasti puristettiin ja väsymisen merkkejä alkoi näkyä, olkitalon katto oli jo lähdössä tuulen mukana. Kilpailu ja käsiparien niukkuus, siinä tarinan paha susi.

Tämä toinen, merkillinen kolmikko, ”Lokki Joonatan” näkyi ja kuului, se kasvoi, menestyi ja pystyi toteuttamaan niitä asioita mihin järjestöt oli perustettu.  Tätä järjestökolmikkoa Iso Paha Susi ei niin vaan puhaltanutkaan nurin. Ja tämä tarina, hyvät lukijani, ei ollutkaan sen pituinen se.

Aiemmin blogisarjassa on julkaistu, hiukan perinteisemmällä kerronnalla:

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, kerron lisää

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Tapojen kyseenalaistaminen osa 3: uutiskirjeen sisältö ja vastaanottaja eivät kohtaa

/in /by

Blogisarjassa aiheenaan järjestön tapojen kyseenalaistaminen on edetty kolmanteen osaan. Tänään valopöydällä on järjestön keskeinen informaatiotyökalu, uutiskirje. Sähköpostitse välitettävä kirje on edullinen tapa viestiä ja sisällöstä saa myös visuaalisesti miellyttävän kunhan muistaa huomioida, että suuri osa avatuista uutiskirjeistä selataan mobiililaitteen pienehköllä ruudulla. Mutta kuinka usein ja kenelle uutiskirje oikein pitäisi toimittaa.

Miksi kaikkien vastaanottajien tulisi saada yhtä monta uutiskirjettä?

Tasapuolisuus kaiketi on motiivi lähettää sama uutiskirje kaikille. Mutta jos se johtaa siihen, ettei kirje ole sisällöllinen täysosuma oikein kenellekään, peruste ei kanna.  Entäpä jos toimitetaan informaatiota useammin niille, keitä aiheet nimenomaan sattuvat koskemaan! Tapahtuma Keski-Suomessa ei kiinnostane Satakunnassa. Eikä poliittinen lobbaus ehkä sytytä niitä, jotka haluavat tehdä vapaaehtoistyötä kentällä. Kontaktien eli jäsenten, vapaaehtoisten ja ylipäätään järjestön verkostossa olevien ihmisten segmentointi on perusteltua, jotta uutiskirjeitä ja muuta informaatiota voidaan kohdentaa järkevällä tavalla. Kun kaikki pakataan samaan kuoreen, ei noita paketiksi muuttuvia sähköisiä lähetyksiä kovin usein avata. Käsi sydämelle: kuinka suuren osan itse vastaanottamistasi uutiskirjeistä avaat? Kaupallisen toimijan ”uutiskirje” on mainosryöppy, lupa spämmätä. Järjestöllä on kontakteilleen asiaa ja on suuri sääli jos kirjeet jäävät avaamatta.

Täsmällinen sisältö kohdennetulle ryhmälle

Odotusarvo uutiskirjeen sisällöstä – tai kauhukerroin sisällön geneerisyydestä määrittää kuinka moni uutiskirjeen vastaanottaja avaa saamansa kirjeen. Olisi ideaalia, jos vastaanottajien segmentointi olisi niin tarkkaa, että vastaanottaja voisi todeta sisällön olevan juuri häntä varten suodatettu. Kelpo kompromissina toimii sekin, että sisällön järjestystä muokataan ainakin muutaman kohderyhmän mukaisesti ja samalla uutiskirjeen otsikko tuunataan vastaamaan oletettua ykkösaihetta.

On aiheita, jotka on syytä toimittaa kaikille ja järjestöjä, joiden työskentelyn teema on niin yhteen aiheeseen sidottu, että sama sisältö kuuluu kaikille. Mutta usein on myös  aiheita, jotka vain kuormittavat osaa vastaanottajista. Kun viestitään perihärmäläiseen tyyliin, sanotaan kun sanottavaa on, tullaan väistämättä siihen, että jotkut saavat informaatiota enemmän. Mutta se ei ole toisilta pois!

Uutiskirjeen tehtävä on houkutella järjestön verkkosivulle – vuorovaikutus syntyy siellä

Uutiskirjeen linkkeineen ei pidä olla tyhjentävä vastaus kaikista kirjeen käsittelemistä aiheista. Se spottaa kaikkein tärkeimmän mutta oikeastaan sen varsinainen tehtävä on houkutella kirjeen avaaja järjestön verkkosivustolle. Näin siksi, että uutiskirjeeseen ns. ”call to action” -elementtien upottaminen on vaikeaa. Verkkosivustolla kävijää voidaan paremmin palvella niillä sisältöelementeillä, joita järjestössä pidetään tärkeinä. Toinen pitää tätä palveluna, toinen ohjailuna. Jos järjestön ensisijainen konversiotavoite on hankkia vapaaehtoisia, kannattaa kävijä ohjata paikkaan, jossa kävijän on helppo motivoitua antamaan tietoja omasta osallistumishalukkuudestaan. Toinen kaipaa lahjoituksia, kolmas viestinviejiä poliittiseen päätöksentekoon. Riippumatta järjestön tavoitteista, vuorovaikutus ja sitouttaminen on mahdollista verkkosivuston avulla mutta perinteinen uutiskirje ei pysty kuin yhdensuuntaiseen viestintään.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 2, lahjoittajien kiittäminen

/in /by

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 2, lahjoittajien kiittäminen

Kuten jo saman blogisarjan ensimmäisessä julkaisussa Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 1 kirjoitin, ”näin on aina tehty” -metodiikka osaa olla viheliäinen jarru järjestön toiminnan kehittämiselle. Ensimmäisessä blogissa jakamattoman huomion sai yhdistyksen kontaktien näkyminen toisen yhdistyksen kontakteille. Nyt tapetilla on lahjoittajien kiittäminen tai oikeastaan sen puuttuminen. Kuten aiemminkin, palaute on erittäin tervetullutta.

Toisinaan lahjoittajia nimenomaan ei haluta kiittää

Olen tavannut järjestöjä, joiden ”kiittämättömyys” on tietoinen valinta. Ensin hämmennyin mutta ymmärsin perusteet. Se, että ei huomioida viestii, että lahjoituksiin suhtaudutaan hyvin diskreetisti. Lahjoittajia kunnioitetaan ja lahjoittajan yksityisyyttä arvostetaan yli kaiken. Näissä tapauksissa ymmärtääkseni ei haluta, että lahjoituksen vuoksi joku joutuisi käyttämään työaikaansa siksi, että ihminen on tehnyt järjestön kohteeseen lahjoituksen. Arvaten pahinta tässä olisi, että lahjoittaja yllättäen saisi jonkin tavaralahjan vastineeksi lahjoituksestaan. En itsekään halua, että minun lahjoittamaani rahaa käytetään siihen, että siitä osa palautetaan – vieläpä muodossa, jossa se luultavimmin on hyödytön. Mutta väitän, että ehdottomasti useimmat ihmiset eivät pahastu huomaavaisesta kiitoksesta vaikka se toimintatapana lahjoittajan kannalta olisikin uusi.

Meille suomalaisille sopii se, että ylenpalttinen ylisanaisuus jätetään käyttämättä. Kohtelias kiitos meille tavallisesti riittää kertomaan, että vastaanottaja arvostaa elettämme. Kyse on siis viestinnällinen: muotoillaan kiitos siten, että se on käyttötarkoitukseen nähden mittakaavassa ja sopivassa määrin henkilökohtainen.

Lahjoittajien kiittäminen voi olla kuittaus lahjoituksen onnistumisesta

Olemme havainneet, että ikäihmiset toisinaan tuntevat epävarmuutta tekivätkö he lahjoittamisen oikein, menikö raha sinne minne oli tarkoitus. Tämän epävarmuuden hälventämiseen sopivasti muotoiltu kiitosviesti istuu paremmin kuin hyvin: ”Kiitos Lauri Lahjoittaja suorituksestasi, lahjoituksesi on saapunut.” Järjestö kuittaa, että kaikki meni oikein ja saa samalla tilaisuuden kiittää.

Kiittäminen toimii dialogin alkuna

TietoPiirin TP Fons -järjestelmässä kiitos lähtee koneen automaattisesti lähettämänä mutta vastaanottajan personoiden ja ennalta laaditun viestin kera. Lisäksi koneen viesti tulee sähköpostiosoitteesta, sen henkilön nimissä, jolta kiitos muutoinkin tulisi. Koska viesti ei näytä koneen lähettämältä, lahjoittaja usein vastaa viestiin. Tämä vastaus menee juuri sille ihmiselle, jonka nimissä kiitos on lähtenyt. Ellei sähköpostitulva ole infernaalinen, tämä on hyvä tapa aloittaa dialogi ihmisen sitouttamiseksi järjestöön yhä tiiviimmin.

Ennakkotietoa miten blogisarja jatkuu

Näin kahden julkaistun vanhoja tapoja haastavan blogin perään on tulossa neljä postausta syksyn kuluessa. Palautteen perusteella aihioita voidaan lisätä ja muuttaa mutta suunnitteilla olevat aiheet löydät täältä.


Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, kerron lisää

 

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi