Tekstiviesti järjestön työvälineenä – osa 2

Kirjoitin aivan hiljattain blogin tekstiviestin käytettävyydestä järjestön työvälineenä – löydät ensimmäisen osan täältä.
Jatko-osassa tuodaan esille muutamia oleellisia tarkennuksia ja käytännön esimerkkejä. Ovatko ne oikeaan osuvia, kertokaapa te, hyvät lukijat. Olemme kiitollisia jos saamme aikaan ajatuksia ja keskustelua – myös kriittistä.

Viesti + rekisterijärjestelmä = tehokas ja taloudellinen työväline

Jos lahjoitus kulkee tekstiviestin avulla, on se lahjoittajalle helppoa mutta järjestölle suhteellisen kallista. Tästähän jo oli puhetta. Parhaiten tekstiviesti taipuu työvälineeksi, kun järjestö on viestin lähettäjä. Tokihan se tarvitsee tuekseen tietojärjestelmän, jossa viestiominaisuudet on kytketty kontaktirekisteriin. Kerran vielä, meidän näkemyksemme mukaan rekisterissä tulisi olla kaikki järjestön vaikutuspiirissä olevat ihmiset ja organisaatiot, eivät pelkästään jäsenet.

Käytännön esimerkkejä tekstiviestin tehokäytöstä

Seuraavassa esimerkkejä asiakkaidemme elävästä arjesta. Jos innostuksen kipinä syttyy ja huomaat, että toistaiseksi ette vielä ole ottaneet näitä tapoja käyttöön, vaikka ne ovat valmiina odottamassa, ota yhteyttä niin autetaan. Ja ainahan voit lähettää vaikka…tekstiviestin.

Lahjoituksista kiittäminen

Kiittäminen lienee yksi parhaista tekstiviestin hyödyntämistavoista. Riippuen asiakkaasta, kiittäminen lahjoituksesta lähtee automatisoidusti joko heti lahjoitustapahtuman jälkeen tai sitten, kun suoritus näkyy tilitapahtumissa. Kenenkään ei tarvitse tarkistaa suorituksia, kone osaa sen tehdä ja lähettää viestin kun on sen aika. Asiakkaamme itse laativat viestin sisällön ja määrittävät kenen sähköpostiosoitteella se lähetetään. Viesti ei näytä koneen tuottamalta. Ken ei usko, vastaa viestiin ja havaitsee, että vastausviesti meni juuri sille ihmiselle, jonka nimissä viesti oli tullut.

Yhteystietojen tarkistaminen ja täydentäminen

Moni tuskailee vanhentuneiden yhteystietojen kanssa. Tietojen päivittäminen tekstiviestiä käyttäen on aihe, jossa järjestö voi säästää huimasti kustannuksia. Eräällä asiakkaallamme oli suuri määrä kontaktiensa puhelinnumeroita mutta ei oikeastaan mitään muuta. Ainakaan sellaista, joka olisi ajan tasalla. He lähettivät personoituina tekstiviesteinä pyynnön täydentää yhteystietonsa. Viestissä oli klikattava linkki, josta vastaanottajat pääsivät suoraan päivittämään tietonsa ja puhelinnumero, johon he saattoivat soittaa. Aika moni tietojen tarkistamisensa lisäksi soitti ja järjestön suhde näihin ihmisiin syveni. Kertyipä myös lahjoitusvaroja, vaikkei se viestien lähettämisen tavoite ollutkaan. Kustannuksia per lähetetty viesti syntyi muutama sentti. Ja kannattaa muistaa sekin, että useimmat ihmiset tekivät tietojen päivittämisen ihan itse.

Kun tarvitsee tiedottaa nopeasti, tekstiviesti on oikea valinta

Tilaisuuden alkamisen ajankohta muuttui, koska esiintyjän lento on peruttu. Jos lähetät asiasta sähköpostin, aika moni on kiskomassa ripaa etuajassa. Jos ilmoitat muutoksesta verkkosivulla, on ripa varmuudella irti joukkovoiman ansiosta. Tekstiviestillä todennäköisesti saat tiedon perille ennen kallista oviremonttia.

Yksi vapaaehtoistyöntekijä illan tapahtumasta puuttuu. Ja nyt tuo yhden puuttuminen aiheuttaa isosti ongelmia. Ovi jäänee ehjäksi mutta tapahtumapaikalla ongelmia on sitäkin enemmän. Minkä viestivälineen valitset? Olikohan tarpeeksi ohjaileva kysymys.

Teknisessä mielessä tekstiviesti on kevyt kuin höyhen: ei tarvita kummoista datakaapelia, että suuri määrä viestejä saadaan toimitettua perille. Sähköpostiin verrattuna se muutama sentti tulee maksettavaa mutta kannattaa laskeskella myös ”ripojen” kustannuksia.

 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, jutellaan

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi