Artikkelit

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen osa 4: yhteistyön puute ja Iso Paha Susi

Tervetuloa blogisarjan neljännen aiheen ääreen: yhteistyö järjestön sisällä.  Yhteistyö järjestöjen välillä voi tuottaa hyviä tuloksia, mutta joskus tärkein yhteistyön puute löytyy oman järjestön sisältä. Aiheesta on julkaistu jo aiemmin blogissa ”Yhteistyö järjestön rajojen yli”

STEA kannustaa yhteistyöhön mutta…

Olemme tulkinneet, että STEA:n intressissä on kannustaa järjestöjä tekemään yhteistyötä. Itselläni ei ole kokemuspohjaa ottamaan kantaa ovatko tavoitteet ja keinot STEA:lla linjassa järjestöjen kannalta. Nopea reagointi toimintaympäristön muutoksiin on tarpeen ja ainakin organisaatioiden välinen yhteistyö tarvitsee niin teknisiä kuin henkilöihin liittyviä resursseja. Näinköhän STEA:n metodiikka pysyy mukana.

He eivät tienneet, että metsässä kuljeskelee Iso Paha Susi

Kerron ilmiselvän sadun. Nyt joku sanoo, että onhan kirkasotsaista naivismia. Otan riskin.

Olipa kerran kolme järjestöä. jotka toimivat samassa genressä, muistaakseni sote-alueella. Kukin järjestöistä lobbasi poliittisia päätöksentekijöitä, toteutti viestintäkampanjoita, keräsi lahjoitusvaroja ja oli aktiivinen sometoimija viestinsä jakamiseksi. Viestinnässä, lahjoitusten keräämisessä ja tietotekniikan käyttämisessä he luonnollisesti eivät olleet vahvimmillaan, mutta ostivat osaamista ulkopuolelta. Yleensä hinta ratkaisi ketä palveluntarjoajaa käytettiin.

Näin oli toimittu pitkään, pärjätty ainakin kohtalaisesti ja kiirettä oli pitänyt kaikilla ihan kaksin käsin. Järjestöissä ei oikein huomattu mitään puuttuvan, jokainen pakersi montaa tehtävää ja antoi kaikkensa järjestön eteen. Järjestöt olivat sitä mieltä, että rakennettu olkitalo oli aivan riittävä mahdollisia muutoksen puhureita vastaan. Kaikki vaikutti olevan kunnossa, mutta ahertaessaan he eivät voineet huomata, että metsässä kuljeskeli Iso Paha Susi.

Olipa sitten toisenkinlainen järjestökolmikko

Nämä kolme järjestöä tekivät työtä aivan samalla alueella ja samoin tehtävin, mutta erotuksena aiempaan kolmikkoon oli se, että he tekivät keskenään tiivistä yhteistyötä. Edellisen kolmikon mielestä aivan kummallisella tavalla. Päätöksentekijöihin vaikuttamisen he tekivät siten, että he valitsivat sellaisen teeman, menetelmän ja vaikutettavat, että kaikki kolme pystyivät allekirjoittamaan viestin. Ja hupsis, heillä olikin kolminkertainen muskeli tavoitteidensa ajamisessa.

Viestintäkampanjoissa he synkkasivat kampanjoidensa teemat ja toteutusajat keskenään, jotta eivät turhaaan kilpaile keskenään vaan yhden aktiivisen kampanjan aikana kaksi muuta voi antaa viestinnällistä tukea. Markkinointi- ja vaikuttajarekisterit heillä olivat yhteisiä: turvallisessa pilvipalvelussa, johon kullakin oli käyttöoikeus – ja jonne kukin tallensi omien toimenpiteidensä tulokset. Näin päästiin vertaamaan kenen valitsema toimenpidenippu oli tehokkain.

Kaikkein merkillisin tapa ensimmäisen kolmikon mielestä oli se, että tämä toinen ryhmä käytti yhteisiä resursseja. Rekisterien lisäksi heillä oli yhteinen henkilöresurssi, joka tuon kaiken yhteensovittamisen teki. Kukaan ei olisi yksin työllistänyt viestinnän, varainhankinnan ja analytiikan ammattilaista, mutta järjestökolmikko yhteensä tuotti juuri sopivan työkuorman. Tietotekniikkatoimittajan valintaa ei enää tehty halvimman tarjouksen mukaan purkkapaikkauksina vaan miettien järjestelmien elinkaarta ja järjestöjen toiminnan tavoitteita. Ja tietenkin hakien joko yhteisiä tai ainakin samankaltaisia ratkaisuita.

Kun kolmikko kasvaa, yksi ihminen ei ehdi kaikkeen, mutta sitten he ostavat varainhankinnan, viestinnän, analytiikan ja tietotekniikan palvelut tunnetusti osaavalta yritykseltä, johon tuo heidät jo hyvin tuntema ihminen työntekijänä siirtyy.

Miten tarina päättyy? Vai päättyykö se?

Perinteinen järjestökolmikko joutui juoksemaan aina vaan kovempaa pitääkseen nenänsä pinnalla. Järjestön on oltava tehokas, koska se kilpailee näkyvyydessä, houkuttelevuudessa, rahassa ja vaikuttavuudessa monen muun toimijan kanssa. Ankarasti puristettiin ja väsymisen merkkejä alkoi näkyä, olkitalon katto oli jo lähdössä tuulen mukana. Kilpailu ja käsiparien niukkuus, siinä tarinan paha susi.

Tämä toinen, merkillinen kolmikko, ”Lokki Joonatan” näkyi ja kuului, se kasvoi, menestyi ja pystyi toteuttamaan niitä asioita mihin järjestöt oli perustettu.  Tätä järjestökolmikkoa Iso Paha Susi ei niin vaan puhaltanutkaan nurin. Ja tämä tarina, ei ollut sen pituinen se.

Aiemmin blogisarjassa on julkaistu, hiukan perinteisemmällä kerronnalla:

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, kerron lisää

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Tapojen kyseenalaistaminen osa 3: uutiskirjeen sisältö ja vastaanottaja eivät kohtaa

Blogisarjassa aiheenaan järjestön tapojen kyseenalaistaminen on edetty kolmanteen osaan. Tänään valopöydällä on järjestön keskeinen informaatiotyökalu, uutiskirje. Sähköpostitse välitettävä kirje on edullinen tapa viestiä ja sisällöstä saa myös visuaalisesti miellyttävän kunhan muistaa huomioida, että suuri osa avatuista uutiskirjeistä selataan mobiililaitteen pienehköllä ruudulla. Mutta kuinka usein ja kenelle uutiskirje oikein pitäisi toimittaa.

Miksi kaikkien vastaanottajien tulisi saada yhtä monta uutiskirjettä?

Tasapuolisuus kaiketi on motiivi lähettää sama uutiskirje kaikille. Mutta jos se johtaa siihen, ettei kirje ole sisällöllinen täysosuma oikein kenellekään, peruste ei kanna.  Entäpä jos toimitetaan informaatiota useammin niille, keitä aiheet nimenomaan sattuvat koskemaan! Tapahtuma Keski-Suomessa ei kiinnostane Satakunnassa. Eikä poliittinen lobbaus ehkä sytytä niitä, jotka haluavat tehdä vapaaehtoistyötä kentällä. Kontaktien eli jäsenten, vapaaehtoisten ja ylipäätään järjestön verkostossa olevien ihmisten segmentointi on perusteltua, jotta uutiskirjeitä ja muuta informaatiota voidaan kohdentaa järkevällä tavalla. Kun kaikki pakataan samaan kuoreen, ei noita paketiksi muuttuvia sähköisiä lähetyksiä kovin usein avata. Käsi sydämelle: kuinka suuren osan itse vastaanottamistasi uutiskirjeistä avaat? Kaupallisen toimijan ”uutiskirje” on mainosryöppy, lupa spämmätä. Järjestöllä on kontakteilleen asiaa ja on suuri sääli jos kirjeet jäävät avaamatta.

Täsmällinen sisältö kohdennetulle ryhmälle

Odotusarvo uutiskirjeen sisällöstä – tai kauhukerroin sisällön geneerisyydestä määrittää kuinka moni uutiskirjeen vastaanottaja avaa saamansa kirjeen. Olisi ideaalia, jos vastaanottajien segmentointi olisi niin tarkkaa, että vastaanottaja voisi todeta sisällön olevan juuri häntä varten suodatettu. Kelpo kompromissina toimii sekin, että sisällön järjestystä muokataan ainakin muutaman kohderyhmän mukaisesti ja samalla uutiskirjeen otsikko tuunataan vastaamaan oletettua ykkösaihetta.

On aiheita, jotka on syytä toimittaa kaikille ja järjestöjä, joiden työskentelyn teema on niin yhteen aiheeseen sidottu, että sama sisältö kuuluu kaikille. Mutta usein on myös  aiheita, jotka vain kuormittavat osaa vastaanottajista. Kun viestitään perihärmäläiseen tyyliin, sanotaan kun sanottavaa on, tullaan väistämättä siihen, että jotkut saavat informaatiota enemmän. Mutta se ei ole toisilta pois!

Uutiskirjeen tehtävä on houkutella järjestön verkkosivulle – vuorovaikutus syntyy siellä

Uutiskirjeen linkkeineen ei pidä olla tyhjentävä vastaus kaikista kirjeen käsittelemistä aiheista. Se spottaa kaikkein tärkeimmän mutta oikeastaan sen varsinainen tehtävä on houkutella kirjeen avaaja järjestön verkkosivustolle. Näin siksi, että uutiskirjeeseen ns. ”call to action” -elementtien upottaminen on vaikeaa. Verkkosivustolla kävijää voidaan paremmin palvella niillä sisältöelementeillä, joita järjestössä pidetään tärkeinä. Toinen pitää tätä palveluna, toinen ohjailuna. Jos järjestön ensisijainen konversiotavoite on hankkia vapaaehtoisia, kannattaa kävijä ohjata paikkaan, jossa kävijän on helppo motivoitua antamaan tietoja omasta osallistumishalukkuudestaan. Toinen kaipaa lahjoituksia, kolmas viestinviejiä poliittiseen päätöksentekoon. Riippumatta järjestön tavoitteista, vuorovaikutus ja sitouttaminen on mahdollista verkkosivuston avulla mutta perinteinen uutiskirje ei pysty kuin yhdensuuntaiseen viestintään.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 2, lahjoittajien kiittäminen

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 2, lahjoittajien kiittäminen

Kuten jo saman blogisarjan ensimmäisessä julkaisussa Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen, osa 1 kirjoitin, ”näin on aina tehty” -metodiikka osaa olla viheliäinen jarru järjestön toiminnan kehittämiselle. Ensimmäisessä blogissa jakamattoman huomion sai yhdistyksen kontaktien näkyminen toisen yhdistyksen kontakteille. Nyt tapetilla on lahjoittajien kiittäminen tai oikeastaan sen puuttuminen. Kuten aiemminkin, palaute on erittäin tervetullutta.

Toisinaan lahjoittajia nimenomaan ei haluta kiittää

Olen tavannut järjestöjä, joiden ”kiittämättömyys” on tietoinen valinta. Ensin hämmennyin mutta ymmärsin perusteet. Se, että ei huomioida viestii, että lahjoituksiin suhtaudutaan hyvin diskreetisti. Lahjoittajia kunnioitetaan ja lahjoittajan yksityisyyttä arvostetaan yli kaiken. Näissä tapauksissa ymmärtääkseni ei haluta, että lahjoituksen vuoksi joku joutuisi käyttämään työaikaansa siksi, että ihminen on tehnyt järjestön kohteeseen lahjoituksen. Arvaten pahinta tässä olisi, että lahjoittaja yllättäen saisi jonkin tavaralahjan vastineeksi lahjoituksestaan. En itsekään halua, että minun lahjoittamaani rahaa käytetään siihen, että siitä osa palautetaan – vieläpä muodossa, jossa se luultavimmin on hyödytön. Mutta väitän, että ehdottomasti useimmat ihmiset eivät pahastu huomaavaisesta kiitoksesta vaikka se toimintatapana lahjoittajan kannalta olisikin uusi.

Meille suomalaisille sopii se, että ylenpalttinen ylisanaisuus jätetään käyttämättä. Kohtelias kiitos meille tavallisesti riittää kertomaan, että vastaanottaja arvostaa elettämme. Kyse on siis viestinnällinen: muotoillaan kiitos siten, että se on käyttötarkoitukseen nähden mittakaavassa ja sopivassa määrin henkilökohtainen.

Lahjoittajien kiittäminen voi olla kuittaus lahjoituksen onnistumisesta

Olemme havainneet, että ikäihmiset toisinaan tuntevat epävarmuutta tekivätkö he lahjoittamisen oikein, menikö raha sinne minne oli tarkoitus. Tämän epävarmuuden hälventämiseen sopivasti muotoiltu kiitosviesti istuu paremmin kuin hyvin: ”Kiitos Lauri Lahjoittaja suorituksestasi, lahjoituksesi on saapunut.” Järjestö kuittaa, että kaikki meni oikein ja saa samalla tilaisuuden kiittää.

Kiittäminen toimii dialogin alkuna

TietoPiirin TP Fons -järjestelmässä kiitos lähtee koneen automaattisesti lähettämänä mutta vastaanottajan personoiden ja ennalta laaditun viestin kera. Lisäksi koneen viesti tulee sähköpostiosoitteesta, sen henkilön nimissä, jolta kiitos muutoinkin tulisi. Koska viesti ei näytä koneen lähettämältä, lahjoittaja usein vastaa viestiin. Tämä vastaus menee juuri sille ihmiselle, jonka nimissä kiitos on lähtenyt. Ellei sähköpostitulva ole infernaalinen, tämä on hyvä tapa aloittaa dialogi ihmisen sitouttamiseksi järjestöön yhä tiiviimmin.

Ennakkotietoa miten blogisarja jatkuu

Näin kahden julkaistun vanhoja tapoja haastavan blogin perään on tulossa neljä postausta syksyn kuluessa. Palautteen perusteella aihioita voidaan lisätä ja muuttaa mutta suunnitteilla olevat aiheet löydät täältä.


Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, kerron lisää

 

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Kurkistus tuleviin ja pikakertaus jo julkaistuihin blogeihin

Pirteää syyskauden aloitusta toivotamme! Katsotaan tulevaa, mitä blogipostauksia tänne on tarkoitus tuottaa. Mutta otetaan samalla pikakertaus keskustelua aikaansaaneista, jo julkaistuista postauksista. Aiheet ovat edelleen hyvin ajankohtaisia.

Syksyllä kirjoitamme blogeissa ainakin seuraavista aiheista

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen on jo aloitettu blogisarja ja se saa jatkoa. Ensimmäisenä julkaistu juttu käsitteli paikallisyhdistyksen kontaktien näkyvyyttä – tai paremminkin näkymättömyyttä. Miksi kontaktit eivät saisi näkyä toisessa yhdistyksessä?

Sarjan toinen postaus tulee pohtimaan lahjoittajien kiittämistä. Joissain järjestöissä on aktiivisesti päätetty, että lahjoittajia ei kiitetä ja perusteena on lahjoittajien anonymiteetin kunnioittaminen, halu toimia diskreetisti. Motiivi on ymmärrettävä mutta kannattaisiko kiittäminen silti, voisiko sen tehdä siten, ettei lahjoittaja kiusaannu.

Kolmas osa ihmettelee ääneen tyypillistä uutiskirjekäytäntöä, jossa sama sisältö toimitetaan kaikille. Näin siitä huolimatta, että usein sisältö ja vastaanottajan intressit eivät kohtaa. Henkilökohtaiseen räätälöintiin tiedottamisessa ei ole aikaa mutta löytyisikö silti keinoja, jolla uutiskirjeen osuvuutta, kiinnostavuutta ja avausprosenttia saataisiin kohennettua.

Blogisarjan neljäs on saanut inspiraatiota Tolkienin tarinoista ja on kirjoittajan suosikki jo nyt. Järjestöjen yhteistyön puute ja Iso Paha Susi kertoo järjestöjen yksinäisestä puurtamisesta ja millaisia vaaroja siihen liittyy aikana, jolloin kaikkien pitää kilpailla näkyvyydestä, ihmisten osallistumisesta ja tietenkin rahasta.

Viidennessä tarinassa ollaan lahjoittamisen äärellä ja kannustetaan miettimään lahjoittamista rahalahjoituksia laveampana asiana. Järjestön tavoite ja strategia määrittää onko tärkein järjestölle vastikkeetta annettava asia rahaa vai jotain aivan muuta kuten oman ammatillisen verkoston tarjoamista käytettäväksi. Usein tämä onneksi on oivallettu mutta myös järjestön verkkopalvelun tulee olla tehtäviensä tasalla, jotta hyvä aikomus voi muuntua konkretiaksi.

Kuudes osa saattaa olla viimeinen. Näillä näkymin se käsittelee järjestön toiminnassa olevien ihmisten osallistumisen tavan kehittämistä. Millaisia polkuja on näkyvissä, jotta ”hang-around” -ihminen voi muuntua järjestön aktiiviseksi suosittelijaksi.

Kun löydätte teeman, kertokaa!

Yllä on kuusi teemaa mutta piintyneitä muutettavissa olevia ja muuttamisen arvoisia tapoja on taatusti enemmän kuin mitä meille on tullut mieleen. Otamme kiitollisena vastaan ajatuksia kokonaan uusista aiheista sekä yllä mainittujen aiheiden näkökulmien tarkentamisesta. Kirjoita, soita tai tule käymään!

Ainakin näitä blogipostauksia kannattaisi vilkaista uudelleen

Uusi rahankeräyslaki astuu voimaan maaliskuusssa 2020. Sen soveltamiseen liittyy vielä monia kysymyksiä, mutta seuraamme kehitystä silmä tarkkana. Mitä tiedämme asiasta nyt, sen voit lukea tästä.

Varainhankinnan merkitys järjestöille joka tapauksessa korostuu. Siksi jatkamme varainhankinnan 6 askeleen (katso video) prosessin kehittämistä. Tässä teidän palaute ja toiveet ovat avain.

Olemme kirjoittaneet paikallistuntemuksesta järjestön voimavarana:

koskien osassa 1 tiedon hajauttamista ja itsepalvelua, osassa 2 järjestön lähettiläitä

Analysoimme lahjoittamisen kustannuksia blogissa:
Tekstiviesti on kätevä, muttei halpa tapa lahjoittaa

Raportoimme tietosuoja-asetuksen tulkinnoista:
GDPR-sanktioita langetettu ympäri Eurooppaa

Näillä pääsee hyvään moodiin mutta myös aiemmat jutut kestävät edelleen tarkastelua: teemat on valittu siten, että ne eivät ihan helpolla vanhene.

Lukemisen iloa, palautteesta jo etukäteen kiitollisena! 

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

 

 

 

Ilkka Harjula
0400-545 767
ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Uusi rahankeräyslaki astuu voimaan maaliskuussa 2020

Hyviä uutisia järjestöille: uusi rahankeräyslaki säädettiin suunnitellussa aikataulussa maaliskuussa mutta tähän saakka on ollut epäselvää milloin uusi rahankeräyslaki astuu voimaan. Oli epävarmaa näinköhän tuo tapahtuu vielä vuoden 2020 aikana. Nyt asia on varmistunut ja ensi maaliskuussa siirrytään uuteen aikaan. Tästä asiasta on monelle iloa.

Uusi rahankeräyslaki keventää hallinnollisia velvoitteita

Uusi laki mahdollistaa pienkeräykset pelkällä ilmoituksella poliisilaitokselle. Keräyksen tuotto saa olla enintään 10 000 € ja kerääminen voi kestää korkeintaan kolme kuukautta. Nyt laki tuntee myös nettikeräykset olkoonkin, että ilmeisesti nettikeräykset ovat olleet käytännössä tiedostettuja ja hyväksyttyjä pelkällä paikallisella luvalla jo aiemminkin. Tulkinta on siis tapahtunut jo ennakkoon uutta lakia noudattaen.

Ruuhkat purkautuvat

Poliisihallituksen mukaan tällä hetkellä keräyshakemuksen käsittelyaika on 1-3 kk, mikä on selvästi lyhyempi aika kuin mitä järjestöt ovat vielä noin vuosi sitten kertoneet. Varsinaiset rahankeräysluvat – aiemmin tunnettiin valtakunnallisena lupana – ovat jatkossa voimassa toistaiseksi. Käyttötarkoituksen tulee edelleen olla yleishyödyllinen ja kerääjän tulee vuosittain ilmoittaa keräysten järjestämisestä, keräystuotosta sekä mihin keräystuotto käytetään.

Myös yksityishenkilö voi jatkossa kerätä varoja

Hiljattain meille Tietopiiriin soitti mies, joka kertoi tarpeesta nopeasti kerätä rahaa kaukana ulkomailla kalliiseen sairaalahoitoon joutuneelle tuttavalleen. Ehdotin hänelle, että hän koettaisi löytää paikkakunnaltaan järjestön, jonka toimintatapaan ja -tarkoitukseen tuollainen keräys sopisi. Muuten yksityishenkilö ei toistaiseksi voi olla asiassa aktiivinen. Tämäkin asia muuttuu. Maaliskuusta alkaen vähintään kolmen hengen rekistöröitymätön ryhmä voi järjestää pienkeräyksen. Ylen uutisen mukaan edellytyksenä on, että ryhmän jäsenistä vähintään yksi on täysvaltainen, muut ovat täyttäneet 15 vuotta ja kaikilla on kotikunta Suomessa.

Aiemmin blogisarjassa on julkaistu: Uusi rahankeräyslaki hyväksytty eduskunnassa

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula@tietopiiri.fi

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Vanhojen tapojen kyseenalaistaminen osa 1: miksi yhdistyksen kontaktit eivät saisi näkyä toisessa yhdistyksessä?

Perinteillä, tavoilla ja tottumuksilla on järjestössäkin paikkansa. Mutta on myös aiheita, joissa ”näin on aina tehty” -metodiikka polkee jarrua hankalalla tavalla. Nautin puistonpenkillä kesäisen jätskin ja mietin konkreettisia järjestön arkeen liittyviä asioita, joissa perinteen olisi hyvä antaa tilaa pussilliselle uusia keksintöjä. Toffeetötteron voimin pääsin kahdeksaan asiakohtaan, joista tässä esitän mielestäni merkittävimmän. Listan seitsemän kohtaa sitten heinäkuun tuolla puolen.

Miksi yhdistyksen rekisterissä olevat kontaktit eivät saisi näkyä toisten yhdistysten jäsenille?

GDPR sääntelee henkilötietojen käsittelyä mutta sieltä kuten järjestöjä koskevasta normistosta muualtakaan ei löydy pykälää, jonka mukaan saman järjestön toisen yhdistyksen kontaktit kuten vaikuttaja- tai markkinointirekisterin jäsenet eivät saisi olla toisen yhdistyksen nähtävissä. Olen aiemmin ollut konseptoimassa suurten yritysten intranettejä ja poikkeuksetta sekä lähtötilanne että oletusajatus uuden intranetin osalta on ollut se, että toisiin yksiköihin, paikkakuntiin, liiketoimintoihin jne liittyvä tieto on suljettua. Lähes poikkeuksetta silti päädyttiin paljon avoimempaan tietorakenteeseen – kunhan asiaa oli pureskeltu. Tässä lienee samanlaisesta luutumasta kyse. Suljetussa ympäristössä paikallisen osaamisen hyödyntäminen käy hankalaksi.  Blogin paikallistuntemuksesta järjestön voimavarana löydät ohesta.

Miksi oltaisiin vain ihmisten muistamisen varassa?

Yhdistysten keskinäinen yhteistyö, osaamisen ja näkemyksen saaminen naapuriyhdistykseltä on sen varassa keitä ihmisiä kukin sattuu tuntemaan. Tämä on käytäntönä ollut järkevää ennen digitaalisia tietotyön välineitä mutta se aika kuuluu imperfektin piiriin. Onneksi. Järjestön osaamispankki, kompetenssitiedon hallittu varastointi on mielestäni erittäin suositeltavaa. Mutta ei suinkaan riitä, että vain keskusjärjestöllä on pääsy tiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen. Osaamispankista voi lukea blogin täältä.

Nyt nautitaan vuodenajasta, aherretaan syksyllä asiat kuntoon

Kesän lämpö pitää meitä nyt hyvänä. Nautitaan siitä ja ladataan pattereita jälleen uuden syksyn rypistyksiä varten. TietoPiirin joukkue kiittää blogin lukijoita ja toivottaa mahdollisimman hyvää kesää.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä jäsen- ja vapaaehtoishallinnan ohella varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

GDPR-sanktioita langetettu ympäri Eurooppaa

EU:n tietosuoja-asetus GDPR on täyttämässä vuoden.  GDPR-sanktioita on langetettu ympäri Eurooppaa. Useimmiten viranomaiset ovat sakkojen sijaan määränneet lievempiä keinoja kuten huomautuksia tai varoituksia. Tähän mennessä sakkoja on määrätty yli 40 asiassa ja lisää on tulossa.  Sakkojen perusteet kertovat, että regulaatio ei ole mikään teoreettinen ohjeistus vaan täyttä totta. Ohjelmisto- ja e-business ry yhdessä HPP Asianajotoimiston kanssa julkaisi ajankohtaisen katsauksen miten GDPR:n ensimmäinen vuosi on sujunut ja millaisia käytänteitä on muotoutunut.

GDPR-sanktioita eri puolelta Eurooppaa

Saksassa sosiaalisen median yrityksen sakko, 20 000 € oli varsin pieni ottaen huomioon, että 330 000 ihmisen käyttäjätunnukset salasanoineen paljastuivat hakkerihyökkäyksessä. Viranomainen otti huomioon yrityksen yhteistyöhalukkuuden ja mm. sen, että yritys oli välittömästi tiedottanut käyttäjiään hyökkäyksestä. Suurin Saksassa määrätty sakko on toistaiseksi 80 000 € ja se liittyy puutteellisen tietoturvan aiheuttamaan arkaluontoisten terveystietojen paljastumiseen. Mittakaavan valottamiseksi vielä muistutuksena, että Ranskassa Googlelle määrättiin 50 miljoonan euron sakko, aiheesta julkaistiin blogi tuoreeltaan. Mutta kuten HPP:n Terho Nevasalo sanoi, summa pitää suhteuttaa Googlen ”huikeaan sotakassaan”. Googlen synti oli se, ettei se riittävän tarkasti kertonut käyttäjilleen mitä puhelimista kerätyillä tiedoilla tehdään ja kauanko niitä säilytetään.

Tanskassa tietosuojaviranomainen on esittänyt taksiyhtiölle 160 000 €:n sakkoa sillä perusteella, että yhtiö poistaa rekisteristään asiakkaan muut tiedot kahden vuoden jälkeen mutta ilmoittaa säilyttävänsä ja säilyttää asiakkaiden puhelinnumeroita viiden vuoden ajan. Tälle ei nähty perusteita; asian käsittely on kesken.

GDPR ei koske pelkästään kaupallisia yrityksiä. Norjassa Bergenin kunnalle on määrätty 170 000 €:n sakko, koska puutteellinen tietoturva mahdollisti pääsyn alakoulujen oppilaiden ja työntekijöiden henkilötietoihin. Suurin osa rekistereissä olevista 35 000 ihmisestä oli lapsia, mikä ns. heikompien ryhmien suojelemiseksi on omiaan nostamaan  sanktion määrää.
Tapaus Bergen kuitenkin eroaa johtuen Suomessa tietosuojalakiin tehdystä poikkeuksesta. Terho Nevasalo lähetti oleellisen tarkennuksen, jota maallikkona en ymmärtänyt blogiin alun perin kuvata. Terho kirjoitti seuraavasti:
”Suomessa ei esim. viranomainen, kunnallinen viranomainen tai vastaava taho ole hallinnollisen seuraamusmenettelyn (sakko) piirissä, koska tietosuojalain mukaan hallinnollista seuraamusmaksua ei ole tarpeellista ulottaa koskemaan viranomaisten henkilötietojen käsittelyä, sillä viranomaisia sitoo hallinnon lainmukaisuusvaatimus ja viranomaisten on lisäksi noudatettava hallinnon yleislakeja. Viranomaisten henkilötietojen käsittelyä koskee myös rikosoikeudellinen virkavastuu ja vahingonkorvausvastuu. Tämä periaate voi tietosuojalain hallituksen esityksen muuttua, jos siihen nähdään tarvetta.”

Puolassa digitaalisen markkinoinnin yritys ei kertonut rekisteröidyilleen, että he ovat rekisterissä. 14. artiklan laiminlyönti tuli kustantamaan 220 000 €. Irlannissa viranomaiset tutkivat paraikaa Facebookia: onko käyttäjien salasanojen tietoturvasta huolehdittu riittävästi.

Eteläisen Euroopan käytännöt eivät näyttäisi poikkeavan

Arveltiin, että pohjoisessa Euroopassa GDPR:n vaatimuksia pyritään sekä noudattamaan että valvomaan. Samaan aikaan oletettiin, että eteläinen osa maanosasta pelaa toisilla säännöillä, viranomaisvalvontaa myöten. Vaikuttaisi siltä, että ainakin jälkimmäinen veikkaus meni pieleen. Sanktioita on langettu melko tasaisesti ympäri Eurooppaa ja ainakin yksi sankio on määrätty myös Kreikassa.

Suomalainen keissi onneksi vielä puuttuu eikä ole myöskään tietoa, että yksikään järjestö olisi päätynyt sakkomenettelyyn. Mutta kuten Bergenin kuntaa koskeva tapaus osoittaa, organisaation toimialalla ei ole merkitystä eivätkä järjestötkään ole mitenkään GDPR:n ulkopuolella. Kuten eräässä kuuluisassa TV-sarjassa tavattiin sanoa: ”Let´s be careful out there”.

Autamme Tietopiiri Oy:ssä järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

 

Paikallistuntemus järjestön voimavaraksi, osa 2: järjestön lähettiläät

Edellisessä julkaisussa iloittiin uuden rahankeräyslain läpimenosta eduskunnassa mutta sitä ennen käsiteltiin järjestön paikallistuntemuksen parantamista tiedon hajauttamisen ja itsepalvelun näkökulmasta. Tällä kertaa fokuksessa on järjestön lähettiläät, motivoituneet järjestön ydinviestin kuljettajat. Mitä ajatelman takana, siitä seuraavassa.

Voimaannuta järjestön ”lähettiläät”

Järjestöille, joilla vaikuttaminen on tärkeä tehtävä, olemme suositelleet mm. Nokian käyttämän mallin luovaa kopiointia. Tässä mallissa järjestö suorittaa vaikuttajaviestinnän keskitetysti, jotta viesti pysyy ajallisesti ja sisällöllisesti hallittuna ja laadukkaana. Kun vaikuttamisen kohteet ovat vastaanottaneet keskitetysti jaetun informaation, on omien paikallisten sanansaattajien, lähettiläiden aika ottaa yhteyttä heille nimettyihin vaikutettaviin ja käydä dialogia aiheesta. Kyseiset ihmiset on luonnollisesti syytä briiffata huolellisesti siitä millaisia sisältöjä heidän tulee ottaa esille. Nyt vaalien ollessa lähellä vaikuttajaviestintä on erittäin ajankohtaista.

Keskustelun avaaminen on helpompaa, kun aihe on jo vastaanottajalle tuttu. Näin saadaan aikaan keskustelua halutusta aiheesta monessa paikassa yhtä aikaa, mikä helpottaa myös uutiskynnyksen ylittämistä.
Järjestön lähettiläälle kannattaa järjestää mahdollisuus lisätä tietoa järjestön tietojärjestelmään: hän tietää keihin hänen paikkakunnalla kannattaa vaikuttaa – keskuspaikan kautta tämä on useimmiten mahdotonta. Henkilö voi olla vaikuttaja, vaikkei sitä hänen muodollisesta asemasta voikaan päätellä.

No mihin tässä rohkeutta tarvitaan?

Summaten edellisen blogin aiheiden kanssa, Paikallistuntemus järjestön voimavaraksi, osa 1, tämä voi tuntua jopa itsestään selvältä asialta mutta käytännössä muutos on merkittävä. Ajatukseen sisältyy valtuuttamista ja vastuuttamista sekä mahdollisesti suostuttelua toimintakäytäntöjen muuttamiseksi. Onnistuessaan muuntautuminen perinteisestä täysin keskitetystä palvelumallista hajautettuun tiedonkäsittelyn tapaan on niin merkittävä ajan säästämisen, tiedon tarkkuuden ja ihmisten osallistamisen kannalta, että rohkeutta hankkeen viemiselle toivottavasti löytyy.

Saattaisit olla kiinnostunut myös muista Viimeiset Pohdinnat-blogin kirjoituksista – tässä muutamia

Kyky kanavoida paikallinen osaaminen ja innostus yhteiseksi hyväksi on yksi vaikuttavimpia mahdollisuuksia järjestölle viedä tavoitteitaan eteenpäin sekä luoda konkreettista merkitystä omille tukijoille. Meillä on merkityksellisyyden mahdollistamisesta kokemusta ja olemme sen luonnissa mielellämme mukana.

Ota yhteyttä, kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

Otsikkokuva: www.pixabay.com

 

 

 

 

 

Paikallistuntemus järjestön voimavaraksi, osa 1: tiedon hajauttaminen ja itsepalvelu

Tämän järjestön tehokkuutta ja vaikuttamiskyvykkyyttä pohtivan blogi-tekstin aiheina ovat tiedon käyttämisen hajauttaminen ja paikallistuntemus; paikallisen tietämyksen hyödyntäminen järjestön voimavarana. Kääntämällä päälaelleen perinteisen mallin, jossa sekä tiedon tuottajia että tiedon kuluttajia on järjestössä tosiasiassa vain muutamia, voidaan sekä reaktionopeudelle että tiedon paikalliselle tarkkuudelle saada ihmeitä aikaan. Yrityspuolella tämä on hyvin tyypillinen malli sisältäen paljon itsepalvelua mutta järjestöillä on usein takamatkaa kirittävänä. Paikallistuntemus on avain tehokkaaseen viestintään yhtä lailla järjestöissä.

Vanhan liiton mallilla: keskitetty tiedon tuottaminen ja kuluttaminen

Johtuen monien IT-toimittajien hinnoittelumallista, useassa järjestössä tietosisältöihin pääsy on vain harvoilla. Maksullisia käyttäjätunnuksia on vain sen verran kuin on välttämätöntä. Tämä johtaa siihen, että niihin harvoihin ihmisiin otetaan yhteyttä ja pyydetään erilaista jäseniin ja järjestön tilaan liittyviä tietoja. Bisneksen puolella ei aikoihin ole ollut ihmisiä, jotka oman työnsä ohella jatkuvasti palvelisivat muita heidän tietotarpeissaan. Informaatio noukitaan itse, tietenkin. Jos tuli otettua raportti vähän väärästä vinkkelistä, siitäpä vaan uusi yritys.

Monesti tiedon ajatellaan intuitiivisesti olevan ”suljettua” tai salattua ellei toisin mainita. Kuitenkin vaikkapa paikallisyhdistyksen jäsentiedot tai tapahtumaosallistujiin liittyvä tieto taatusti kuuluu oikeutetusti niille, jotka aihetta yhdistyksissä käsittelevät. Perinnemalli kuluttaa resursseja ja aiheuttaa sen, että suuri osa tarpeellisesta tiedosta pysyy tarvitsijoiden ulottumattomissa tai ainakin viive on huomattava.

Kun siilot on jo purettu, annetaan tietosisältö käytettäväksi

Kun itse tietorakenne jo on muokattu siten, että kaikki oleellinen informaatio on käytettävissä saman istunnon tai järjestelmän kautta (katso blogi tietorakenteesta), annetaan ihmisille mahdollisuus sekä tuottaa että käyttää tietoa omatoimisesti. Lahjoituskampanjan tulokset omassa piirissä, jäsenmäärän kehitys yhdistyksessä, tapahtumaosallistujien saaminen mukaan vapaaehtoistyöhön tai yhteystietojen päivitys omatoimisesti – esimerkkeinä. Ihmisille voidaan sähköpostittaa esimerkiksi seuraava sisältö: ”Tarkistatko tämän linkin kautta ovatko yhteystietosi kunnossa. Korjaa tarvittaessa.”

Samalla kun tietoja pyydetään tarkistamaan, kannattaa kysyä kiinnostuksen kohteista ja miten hän haluaisi osallistua järjestön toimintaan. Kuin huomaamatta itsepalvelu tarkentaa tietosisältöä, osallistaa ihmisiä ja tuottaa informaatiota, jolla jäseniä ja muita kontakteja voidaan palvella entistä paremmin juuri niin kuin ihminen sitä toivoo. On joukko ihmisiä, jotka eivät paperista ja perinteistä luovu, mutta yhä yleisemmin ikäihmisetkin ovat digissä mukana.

Blogin toinen osa käsittelee järjestön lähettiläitä

Saman teeman toinen osa käsittelee sekin tiedon hajauttamista ja itsepalvelua mutta näkökulmana ovat järjestön lähettiläät, motivoituneet viestinviejät. Pysy taajuudella.

Kyky kanavoida paikallinen osaaminen ja innostus yhteiseksi hyväksi on yksi vaikuttavimpia mahdollisuuksia järjestölle viedä tavoitteitaan eteenpäin sekä luoda konkreettista merkitystä omille tukijoille. Meillä on merkityksellisyyden mahdollistamisesta kokemusta ja olemme sen luonnissa mielellämme mukana.

Ota yhteyttä!

Saattaisit olla kiinnostunut myös muista Viimeiset Pohdinnat-blogin kirjoituksista – tässä muutamia

Ilkka Harjula

 

Ilkka Harjula

Otsikkokuva: www.pixabay.com

Tekstiviesti on kätevä muttei halpa tapa lahjoittaa

Yle:n uutisen mukaan tekstiviestillä lahjoittaminen on kallein tapa tehdä lahjoitus. 25 % lahjoitetusta summasta voi mennä palveluoperaattorlle. Mutta miten on muiden lahjoitusmuotojen kustannusten kanssa, siitä seuraavassa.

Kalliita keräystapoja, joko suoraan tai välillisesti

Tekstiviestikeräyksen voi perustaa vaivattomasti ja ilman investointeja suomalaisen palvelun avulla, mikä saa veloituksen prosenttiosuuden tuntumaan kohtuullisemmalta. Tekstiviesti on kaikkien käytössä kun mobiilimaksaminen vasta tekee tuloaan. Mutta silti, 20 €:n lahjoituksesta 5 € palveluntarjoajalle!

Näennäisesti käteinen on edullisin mutta pankki ottaa käteisen käsittelystä palkkion, mikä esimerkiksi pienissä seurakunnissa kuuluu johtaneen siihen, että kolehtien keräämisen vaikutus voi olla negatiivinen. Verkkopankki on edullinen samoin kuin kännykkämaksamisen muodot mutta niiden suurin haittapuoli on se, että lahjoituksen vastaanottaja ei saa lahjoittajan tietoja. Vastaavasti tekstiviestin ehkäpä paras ominaisuus on se, että se tarjoaakin lahjoittajan yhteystiedot järjestön käyttöön.

Kontaktitiedot yksittäistä lahjoitusta tärkeämpiä

Uutisessa SPR:n Anna Laurinsilta mainitsee, että avustusjärjestöt haluavat luoda pysyviä suhteita lahjoittajiin. Parhaimmillaan satunnaisesta lahjoittajasta tulee kuukausilahjoittaja, mainitsee Laurinsilta. Tämä on asia, josta olemme täsmälleen samaa mieltä.

Yhteystiedot mahdollistavat kontaktin kehittämisen haluttua konversiota kohti. Tavoite voi olla kuukausilahjoittajuus mutta yhtä hyvin vapaaehtoistyöhön rekrytointi tai vaikkapa henkilökohtaisen verkoston käyttäminen järjestön asian promoamiseen. Kontaktin kehittäminen on viestintää, dialogia, joka tarkentaa tietoa lahjoittajasta kiinnostuksen kohteineen ja mikäli järjestö tietää kuka lahjoittaja on, miten hän haluaa osallistua ja mistä hän ylipääätään on kiinnostunut, voi järjestö toimittaa hänelle juuri hänelle merkityksellistä sisältöä. Tuskin kukaan räätälöi sisältöä per vastaanottaja mutta ainakin ryhmäkohtaisessa viestinnässä on järkeä: yleisen uutiskirjeen sijaan infoa ihmisille, jotka ovat pk-seudulta ja ovat ilmaisseet valmiutensa satunnaiseen vapaaehtoistyöhön järjestön hyväksi. Ylimalkainen esimerkki mutta ajatus välittynee.

Kun kontaktoidaan aiemmin tuntemattomia ns. kylmiä kontakteja niin ”täällä kaikki mi kallista on”. Liikahduksen tuottaminen entuudestaan vieraassa ihmisessä ei ole helppoa eikä myöskään kärsimättömän hommaa. Järjestön kannattaisi panna kaikki sen eteen, että järjestöstä vähänkin kiinnotuneet ihmiset saadaan antamaan yhteystietonsa. Verkkosivulla, tapahtumissa, turuilla ja toreilla – ja toivottavasti niin, että tiedot menevät suoraan tietokantaan eikä suinkaan kenenkään sähköpostikasaan. Kun tiedot ovat omassa kannassa, on ihmisille mahdollista viestiä edullisilla ja tehokkailla tavoilla kuten sähköpostilla tai tekstiviestein. Erityisesti sähköposti on edelleen toimiva väline, näin sanovat tutkimukset niin Suomessa kuin muuallakin. Kaiken lisäksi viestien vastaanottajalla on jo jokin suhde järjestöön, suhteen syventäminen voi alkaa.

Kuusi askelta lahjoittajan huomioimiseen

Olemme tästä puhuneet paljon mutta otetaan kerran vielä

  1. Muodosta kontakti
    Käytä useita kanavia tuodaksesi kävijöitä omalle sivustollesi. Houkuttele sisällöllä. Kannusta kävijää antamaan tietonsa ja tee se helpoksi.
  2. Kuuntele
    Anna ihmisen kertoa mitä juuri hän osaa ja mitä hän toivoo järjestöltä
  3. Viesti kohdennetusti
    Kerro juuri hänen kiinnostuksensa kohteista – toivottuja kanavia pitkin
  4. Pyydä
    Pyydä konkreettisesti osaamista, aikaa tai lahjoitusta
  5. Kiitä
    Huomioi lahjoitus välittömästi, lahjoitetun summan mukaisesti. Anna koneen vapauttaa aikasi henkilökohtaiseen kohtaamiseen.
  6. Hoida
    Pidä lahjoittajasi tyytyväisinä ja konvertoi arvokkaista vielä arvokkaampia.

Tietopiiri Oy auttaa järjestöjä varainhankinnan kehittämisessä ja ihmisten piilossa olevien lahjoitusresurssien hyödyntämisessä. TP FONS -järjestöjen toiminnanohjaus on suunniteltu palvelemaan järjestöjä ja erityisesti heidän pitkälle automatisoitua varainhankintaa – olkoon lahjoituksena sitten aika, sitoutuminen, osaaminen, suosittelu tai raha.

Ota yhteyttä, niin kerron lisää

Ilkka Harjula, 0400 545 767 tai ilkka.harjula(at)tietopiiri.fi

Otsikkokuva: www.pixabay.com